Due strade che partono dallo stesso pulsante

Quando l’agente deve rispondere su un sistema che non vive dentro Microsoft 365 — un archivio di knowledge base, un CRM, un database di produzione — Copilot Studio offre due strade che nell’interfaccia sembrano equivalenti, perché si aggiungono entrambe da Add knowledge, ma che si comportano in modo opposto. I Copilot connectors copiano e indicizzano il contenuto; i connettori Power Platform usati come knowledge interrogano il sistema nel momento in cui arriva la domanda. Che la documentazione dedichi una pagina intera al confronto fra i due è già un indizio: la scelta sbagliata è un errore ricorrente.

Una nota sui percorsi, perché serve a orientarsi: la documentazione dei Copilot connectors non sta più sotto Microsoft Search, si è spostata sotto /microsoft-365/copilot/connectors/. E se incontri il nome Microsoft Graph connectors, è lo stesso oggetto con il nome vecchio.

Copilot connectors: indicizzare in Microsoft Graph

Un Copilot connector definisce una connessione verso una fonte esterna e ne porta il contenuto nell’indice di Microsoft Graph tramite l’API Graph connectors. Ogni elemento ingerito porta con sé il contenuto, i metadati (titolo, URL) e una access control list che replica i permessi della fonte: l’utente ottiene in risposta solo ciò che vedrebbe nel sistema di origine. Da quel momento il contenuto è full-text searchable, viene elaborato dall’indicizzazione semantica e alimenta non soltanto il tuo agente, ma anche Microsoft Search e le esperienze di Microsoft 365 Copilot.

La documentazione distingue due famiglie. I synced connectors fanno crawl e indicizzano: nella configurazione tenant li imposta l’amministratore nel Microsoft 365 admin center, nella configurazione self-serve l’amministratore abilita e il singolo utente autentica la propria connessione con la propria identità. I federated connectors invece usano un modello Model Context Protocol (MCP) per recuperare i dati in tempo reale senza indicizzare nulla, e sono di sola lettura.

Lato maker il lavoro è breve, perché il grosso l’ha già fatto l’amministratore: apri l’agente, scegli Add knowledge dalle pagine Overview o Knowledge (oppure dalle Properties di un nodo generative answers), selezioni il connector, poi la connessione, e confermi con Add to agent. Se il connector non compare nell’elenco, la doc dice di provare Advanced e, se ancora non c’è, di rivolgersi all’amministratore.

Un dettaglio che costa caro dimenticare: se pubblichi su un canale un agente che si basa su Copilot connectors, l’impostazione di autenticazione manuale deve includere lo scope ExternalItem.Read.All. È la causa classica del connector che funziona in Teams e in Copilot ma non nell’agente. Quando invece le risposte sono povere, i sospetti indicati dalla doc sono le semantic labels, l’indicizzazione incompleta e l’impostazione Turn on Work IQ.

Connettori Power Platform come knowledge in tempo reale

L’altra strada riusa le stesse connessioni Power Platform che alimentano i tool. Il percorso è Add knowledge > Advanced > Real-time connector. Qui Microsoft indicizza soltanto i metadati — nomi di tabelle e nomi di colonne — e non c’è movimento di dati fra i sistemi. Ogni richiesta viene elaborata a runtime ed eseguita contro il sistema di destinazione; le chiamate sono autenticate con il token dell’utente, quindi i controlli di accesso configurati nella fonte restano in vigore durante la conversazione.

Add knowledge > <Copilot connector> > Add to agent   -> contenuto indicizzato in Microsoft Graph
Add knowledge > Advanced > Real-time connector        -> query a runtime, nessuna copia dei dati

Il flusso chiede Sign in, la target location, le credenziali, poi la selezione delle tabelle da usare come knowledge, un nome e una descrizione della fonte. Puoi aggiungere sinonimi e definizioni di glossario, ma la doc avverte che per ora solo ServiceNow e Zendesk li supportano. Dopo l’aggiunta la fonte appare nella tabella delle knowledge sources con stato In progress mentre Copilot Studio indicizza i metadati, e passa a Ready quando si può iniziare a testarla.

Fra i sistemi supportati in tempo reale la documentazione elenca Salesforce, ServiceNow, AzureSQL, Azure AI Search (nome che la doc di Copilot Studio usa ancora così), SharePoint, Dataverse, Dynamics 365, Snowflake, Databricks, Zendesk, Confluence limitato a Cloud, Oracle Database, SAP OData e Google Sheets. La capacità è documentata come preview, quindi la sua visibilità può dipendere dal tenant o dall’area geografica.

Il criterio di scelta, e che cosa verifica l’esame

Il criterio non è la preferenza tecnica, è il requisito. Scegli i Copilot connectors quando devi indicizzare grandi corpi di contenuto esterno e ti servono ranking semantico, citazioni nelle risposte e riuso dello stesso indice in Microsoft Search e in Microsoft 365 Copilot; la latenza di recupero è bassa perché la risposta arriva dall’indice. Scegli i connettori Power Platform come knowledge in tempo reale quando una regola di conformità vieta di replicare i dati in Microsoft 365, oppure quando la risposta deve riflettere lo stato corrente di un record: la latenza dipende dall’API di destinazione e le citazioni non sono intrinseche. Le due cose convivono: molte organizzazioni indicizzano il contenuto stabile — policy, FAQ HR — e tengono in tempo reale i dati transazionali.

L’esame presenta questa scelta come uno scenario con un vincolo dentro. Se lo scenario nomina un divieto di copiare i dati, oppure chiede il valore aggiornato di un record, la risposta è il connettore Power Platform in tempo reale, non il Copilot connector. La confusione tipica da evitare è un’altra: aggiungere un connettore Power Platform come knowledge source non è la stessa cosa che aggiungerlo come tool. Come knowledge l’agente lo usa per fondare una risposta; come tool lo invochi per compiere un’operazione, a livello di agente sotto Tools oppure dentro un topic, e lo stesso connettore può comparire come action in un agent flow. Ricorda anche i due assi di governo che l’esame ama citare: i connettori sono standard, premium o custom connector con la tua definizione OpenAPI, e l’uso è regolato dalle data policy DLP di Power Platform; sulla singola connessione puoi passare da credenziali dell’utente a Maker-provided credentials.