Web search, Copilot Search e impostazioni di tenant

La web search si governa con una policy, non con un interruttore nel portale

Quando la web search è attiva, Microsoft 365 Copilot e Microsoft 365 Copilot Chat possono interrogare il Bing search service per arricchire le risposte. Alla ricerca non viene inviato il prompt intero (salvo prompt molto brevi) né interi file o documenti: Copilot genera una query di poche parole, priva degli identificatori dell’utente e del tenant.

La leva amministrativa è una sola e si chiama Allow web search in Copilot. Vive nel Cloud Policy service for Microsoft 365 ed è raggiungibile anche dalla sezione delle impostazioni della pagina Copilot Control System. Nel Microsoft 365 admin center il percorso Copilot > Settings > Data access contiene soltanto un collegamento al Microsoft 365 Apps admin center: la policy non si scrive lì. Vale sia per Microsoft 365 Copilot sia per Copilot Chat, e offre tre esiti: attiva in entrambi, disattiva in entrambi, oppure Disabled in Microsoft 365 Copilot Work mode; Enabled in Microsoft 365 Copilot Web mode and Microsoft 365 Copilot Chat.

Se non la configuri, la web search resta disponibile per default, a meno che tu non abbia impostato su Disabled la policy Allow the use of additional optional connected experiences in Office, che però limita molto altro oltre a Copilot. Nei cloud governativi GCC e DoD il default è invertito: la web search esiste ma è spenta finché non configuri esplicitamente la policy.

All’utente resta il toggle Web content: acceso per default quando l’amministratore consente la ricerca, spento e non modificabile quando l’amministratore la blocca. Chi vuole disattivarlo apre Settings > Personalization nell’app Microsoft 365 Copilot, espande Advanced e spegne il toggle Web search. Le web search query citations, che mostrano le query realmente inviate a Bing, compaiono solo in Copilot Chat e restano nel thread per 24 ore: nel riquadro Copilot dentro Word o PowerPoint non ci sono. Per l’audit le query sono ricercabili in audit log ed eDiscovery, e i termini effettivi si leggono in activity explorer dentro Microsoft Purview DSPM for AI, che osserva senza bloccare.

Copilot Search non si accende: si cura

Microsoft 365 Copilot Search è un’esperienza di ricerca universale che compare come modulo Search nell’app Microsoft 365 Copilot. Non richiede setup: chi ha una licenza Microsoft 365 Copilot idonea la vede, senza costi aggiuntivi. Chi non ce l’ha, selezionando lo stesso modulo, ottiene Microsoft Search, ed è qui che nasce la confusione da evitare. Copilot Search richiede licenza, è semantica e supporta subito tutti i connettori abilitati nel tenant; Microsoft Search è disponibile agli utenti Entra ID senza licenza, lavora per parole chiave e richiede configurazione perché i connettori appaiano come verticali.

Anche le fonti vanno tenute distinte: Copilot Search attinge a Microsoft Graph e ai connettori di terze parti, mentre Copilot Chat aggiunge il web. Una Copilot Answer in cima ai risultati è però generata da Copilot Chat, e la sua grounding coincide con quella abilitata per Copilot Chat: se hai spento la web search, la spegni anche lì.

Il lavoro dell’amministratore è la curation. Nel Microsoft 365 admin center si espande Copilot e si seleziona Search: le schede Acronyms e Bookmarks permettono di pubblicare voci singolarmente o via import .csv. Gli acronimi hanno stato Published, Draft o Excluded; i bookmark aggiungono Scheduled. Se avevi già curato acronimi e bookmark per Microsoft Search, valgono anche qui senza altre azioni.

Le impostazioni di tenant sulla pagina Copilot

Per vedere e modificare questi scenari serve il ruolo AI Administrator; Global Reader consente solo la lettura. Le impostazioni sono raggruppate nelle schede User access, Data access, Copilot actions e Other settings.

Microsoft 365 Copilot self-service purchases decide se gli utenti possono acquistare da sé una licenza, con tre valori: Allow, Allow trials only e Do not allow. La vista d’insieme per tutti i prodotti sta in Settings > Org settings > Self-service trials and purchases, mentre da PowerShell il modulo MSCommerce espone AllowSelfServicePurchase prodotto per prodotto: non esiste un comando unico che spenga tutto il tenant.

Microsoft 365 Copilot in admin centers riguarda gli amministratori che usano Copilot dentro Microsoft 365 admin center, Exchange admin center, SharePoint admin center e Microsoft Teams admin center; per default è consentito a tutti gli admin.

Sulle release preference convivono due modelli. Quello moderno è Copilot release preferences: General Availability, sotto la scheda All Settings, con scelta fra Standard Release e Deferred Release e fino a 100 eccezioni fra utenti e gruppi; la deferred ritarda di 30 giorni gli aggiornamenti major e “deferred-capable”, e si configura con Office Apps Admin, Security Admin o AI Admin. Quello precedente è Release preferences in Settings > Org settings, scheda Organization profile, con Standard release e Targeted release. Per il pre-GA c’è invece Copilot Frontier, per default su No access.

L’AI disclaimer si attiva da Copilot > Settings > View all > Copilot AI disclaimer, scegliendo il carattere Standard o Bold e, facoltativamente, l’URL della policy interna mostrato nel tooltip. L’attivazione crea automaticamente una policy tenant-level chiamata Copilot AI Disclaimer nel Microsoft 365 Apps admin center. Il messaggio appare in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote e nell’app Microsoft 365 Copilot; non appare in SharePoint, OneDrive, Whiteboard e Forms.

Sulla generazione visuale, il controllo documentato è Copilot image generation, sotto Copilot actions. Se lo neghi, Copilot non genera immagini e risponde con stock o brand images, ma solo in PowerPoint, mentre Copilot Chat non genera nulla e non restituisce nemmeno stock o brand images. La documentazione del portale non descrive una voce separata dedicata al video: se un item ne cita una, verifica il nome prima di darlo per buono.

Che cosa verifica l’esame

Le domande su quest’area sono quasi sempre domande di collocazione: dove sta la leva, chi la può muovere e su che cosa ricade. Sapere che Allow web search in Copilot non si configura nella pagina Copilot ma in Cloud Policy, che Copilot Search non ha un interruttore di attivazione perché dipende dalla licenza, e che il disclaimer richiede AI Administrator, vale più che ricordare l’ordine delle schede. L’errore più frequente resta scambiare Copilot Search con Microsoft Search: la prima presuppone una licenza Microsoft 365 Copilot idonea, la seconda è ciò che vede chi quella licenza non ce l’ha.