La mappa: quale portale per quale oggetto

Il Microsoft 365 admin center è il punto di ingresso comune per chi amministra il tenant: utenti, licenze, gruppi, report, integrità del servizio. Dalla voce Admin centers della navigazione si aprono i portali separati di Exchange, Teams, SharePoint, Viva Engage e Microsoft Entra, che la documentazione chiama specialist workspaces: spazi specializzati che contengono tutte le impostazioni disponibili per quel servizio. La regola pratica è che nel Microsoft 365 admin center stanno le persone e le licenze, nei portali di carico stanno gli oggetti del servizio.

La mappa da ricordare è breve: mailbox e distribution group nell’Exchange admin center; sites, libraries e folders nel SharePoint admin center; teams, channels e policies nel Teams admin center. Attenzione a non confondere questi quattro portali con il Power Platform admin center, che governa gli environment e gli agenti costruiti in Copilot Studio e non ha nulla a che vedere con le caselle di posta o con i siti.

Exchange admin center: mailbox e distribution group

L’Exchange admin center (EAC) è la console web di gestione di Exchange Online. Gli oggetti che vi si configurano sono i recipient, cioè tutti gli oggetti mail-enabled che possono ricevere posta. Sotto Recipients trovi la scheda Mailboxes, che nel nuovo EAC elenca in una vista unica le user mailbox e le shared mailbox, e la scheda Groups, dove l’EAC gestisce quattro tipi di gruppo: Microsoft 365 Groups, distribution groups, mail-enabled security groups e dynamic distribution groups. Un distribution group (la documentazione lo chiama anche distribution list) fornisce un unico punto di contatto per consegnare la posta ai suoi membri; aprendolo si configurano le schede General, Members e Settings, e dentro Settings stanno cose come nascondere il gruppo dalla global address list, la delivery management (chi può scrivere al gruppo) e la message approval con i moderatori.

Ci sono poi le room mailbox e le equipment mailbox per le risorse, i mail contact e i mail user per le identità esterne: nomi diversi per oggetti diversi, tutti nell’EAC. Il punto d’esame non è la procedura, è il riflesso: se la domanda parla di caselle di posta o di liste di distribuzione, la risposta è l’Exchange admin center.

SharePoint admin center: sites, libraries, folders e i permessi che Copilot eredita

Nel SharePoint admin center l’unità di lavoro è il site: sotto Sites > Active sites vedi i siti dell’organizzazione, ne crei di nuovi, ne cambi le impostazioni di condivisione e, dal comando Membership, gestisci chi vi ha accesso. Le libraries e le folders vivono dentro il sito e per impostazione predefinita ne ereditano i permessi: liste e librerie ereditano dal sito che le contiene, gli elementi ereditano dalla lista o dalla libreria. Interrompere l’ereditarietà è possibile a ogni livello, ma la documentazione lo sconsiglia esplicitamente e raccomanda di gestire i permessi con i gruppi predefiniti del sito.

Quei gruppi predefiniti sono tre e vanno saputi a memoria: il site owner ha il permission level Full Control, il member ha Edit, il visitor ha Read, cioè sola visualizzazione. Sopra a tutti sta il site admin (prima chiamato site collection administrator), che ha i permessi SharePoint più alti e accede ai contenuti anche dove l’ereditarietà è stata interrotta. Da qui la differenza fra i due tipi di sito: un team site collegato a un gruppo di Microsoft 365 va amministrato attraverso il gruppo, perché gli owner del gruppo diventano site owner e i membri diventano site member; un communication site non è collegato a un gruppo di Microsoft 365 e si amministra proprio con i gruppi Owners, Members e Visitors del sito. Nota il dettaglio che l’esame ama: i gruppi di Microsoft 365 non hanno un accesso in sola visualizzazione, quindi chi deve soltanto leggere va aggiunto direttamente al gruppo Visitors del sito.

Questo non è un dettaglio di collaborazione qualsiasi. La documentazione di Microsoft 365 Copilot dice che Copilot mostra solo i dati organizzativi per i quali il singolo utente ha almeno i permessi di visualizzazione, e raccomanda di usare i modelli di permessi dei servizi di Microsoft 365, SharePoint incluso, perché le persone giuste abbiano accesso ai contenuti giusti. Un sito con permessi troppo larghi diventa un sito da cui Copilot cita: i permessi del sito sono la superficie di sicurezza di Copilot.

Teams admin center: teams, channels, policies

Nel Teams admin center la pagina Teams > Manage teams elenca i team con colonne come Standard channels, Private channels, Shared channels, Team members, Owners, Privacy e Sensitivity; dalla pagina del singolo team si aggiungono o rimuovono membri e owner e si gestiscono i channels (il canale General non si può rimuovere). I ruoli sono due, team owner e team member, e i canali sono di tre tipi: standard, aperto a tutti i membri del team, private channel, limitato a un sottoinsieme del team, e shared channel, condivisibile direttamente con altri team e con partecipanti esterni. Le policies sono l’oggetto specifico di questo portale: calling policies, meeting policies, messaging policies e altre, ciascuna con la sua pagina. Ognuna ha una Global (Org-wide default) che si applica al maggior numero di utenti; se un utente ha una policy assegnata direttamente quella prevale, altrimenti vale quella del gruppo con il ranking di assegnazione più alto, altrimenti la globale.

La confusione tipica da evitare è di portale, non di concetto. Una domanda che descrive un oggetto e chiede lo strumento giusto ha una sola risposta corretta, e nominare il portale sbagliato la rende sbagliata anche se la spiegazione è impeccabile: un canale privato non si crea nell’Exchange admin center, una casella condivisa non si configura nel Teams admin center e i permessi di un sito non si toccano dal Power Platform admin center.