Edifici, funzionalità e risorse: tre livelli, un solo posto

Tutto vive in Menu > Directory > Buildings and resources > Overview, e per lavorarci serve il privilegio di amministratore Buildings and resources.

Un building descrive una sede: identificatore, nome, elenco dei piani e indirizzo postale nel formato del paese, con la possibilità di trascinare il segnaposto sulla mappa per fissare latitudine e longitudine. Se ne possono creare fino a 10.000 per organizzazione. L’indirizzo serve a collocare la sede, non alla navigazione stradale.

Una feature è una caratteristica riutilizzabile da attaccare alle risorse. Si crea da Manage resource features > Add Feature scegliendo fra tre tipi: Other per l’attrezzatura non di comunicazione (una lavagna, l’accessibilità in sedia a rotelle), Videoconferencing per gli apparati video, Telephony per quelli audio. Il tetto è 100 funzionalità per organizzazione e, a differenza di edifici e risorse, le funzionalità si aggiungono solo una alla volta: non esiste caricamento massivo.

Una resource è ciò che le persone prenotano. Oltre alle sale riunioni (categoria Conference room) ci sono le risorse di categoria Other: biciclette aziendali, auto di servizio, proiettori. Anche qui il tetto è 10.000, e una risorsa appena creata è di solito disponibile in pochi minuti, ma può richiedere fino a 24 ore.

Perché i campi contano più del nome

Una risorsa strutturata si descrive con campi separati, non con un nome scritto a mano: Resource ID (generato in automatico), Resource Name (fino a 45 caratteri), Building ID, Floor Name (fino a 15 caratteri, e deve corrispondere a un piano dichiarato nell’edificio), Floor Section, Capacity come intero positivo, Resource Category, e per le risorse Other anche un Resource Type che fa da prefisso, per esempio Bike. La User visible description compare a chi prenota, la Description resta interna alla console.

Da questi campi Calendar compone il nome mostrato, nella forma edificio-piano-sezione-nome (capienza) seguita dalle dotazioni audio e video: San Francisco HQ-10-A-Beehive Room (4) [VC]. Due accortezze pagano subito: non modificare mai il Resource ID di una risorsa esistente, perché genera duplicati, e chiamare i piani 01 e 02 invece di 1 e 2, così l’ordinamento resta leggibile.

La struttura non è estetica. Solo le risorse strutturate alimentano i suggerimenti automatici di sala, il rilascio delle sale prenotate e non usate e la sostituzione automatica quando una sala rifiuta l’invito; le funzioni future di Calendar supporteranno soltanto questo formato.

Creare in blocco con il CSV

Edifici e risorse si caricano in massa. Per gli edifici: Manage buildings > Add > Upload > Bulk upload buildings, con Building ID, Building Name, indirizzo e paese come campi obbligatori. Per le risorse conviene partire dall’esistente: scarica il CSV dalla console, aprilo in un foglio di calcolo, modificalo e ricaricalo da Add > Upload > Bulk upload resources.

Due dettagli di formato fanno fallire i caricamenti dei principianti: nel CSV le funzionalità vanno indicate con il prefisso cancelletto, come #Whiteboard, #VC o #Phone, e devono esistere già; e il Building ID deve coincidere carattere per carattere con quello dell’edificio. Le stesse operazioni sono disponibili via Admin SDK, utile quando la sorgente autorevole degli spazi è un sistema di facility management.

Chi può prenotare: permessi di condivisione

Ogni risorsa è a tutti gli effetti un calendario. Se non imposti nulla, eredita l’opzione di condivisione predefinita dei calendari secondari dell’organizzazione. Le scelte disponibili sono See only free/busy (hide details), See all event details e, solo quando condividi con persone o gruppi specifici, Make changes to events e Make changes and manage sharing. A parte c’è l’accettazione automatica: la risorsa può accettare da sola gli inviti che non generano conflitti.

Il punto che l’esame verifica più spesso è questo: chi vede solo free/busy può comunque prenotare, purché sia attiva in Apps > Google Workspace > Calendar > General settings, sotto Resource booking permissions, la casella che consente di prenotare risorse condivise come See only free/busy. È così che nascondi i dettagli delle riunioni senza impedire l’uso delle sale. I super administrator, in ogni caso, possono prenotare qualunque risorsa del dominio.

Far funzionare i suggerimenti di sala

I suggerimenti automatici richiedono due condizioni insieme. La prima sono le risorse strutturate: Calendar usa solo le informazioni compilate nei campi. La seconda è la work location principale degli utenti; senza di essa quell’invitato non viene considerato nel calcolo.

Le sedi di lavoro si popolano in tre modi: via Admin SDK impostando building ID, piano, sezione e postazione; con Google Cloud Directory Sync a partire dall’attributo presente in Active Directory; oppure lasciando che siano le persone a indicarla, dopo aver attivato Work location in Directory settings > Profile editing. Il ranking dei suggerimenti tiene conto della vicinanza degli invitati, di edificio e piano, delle prenotazioni precedenti, della capienza e delle dotazioni audio e video. Metti in conto fino a 30 minuti di propagazione, e fino a 24 ore per le sedi sincronizzate via API.