Dal cliente alla fattura
Il ciclo attivo parte dall’anagrafica. Il customer group porta i default che contano davvero: posting profile, condizioni commerciali e regole fiscali di partenza. Il posting profile è il ponte fra la transazione e i conti: decide il summary account su cui finisce il saldo cliente, e ospita anche i setup di interest e di collection letter sequence. Non confonderlo con il customer group, che è una classificazione anagrafica: cambiare gruppo non riscrive da solo la contabilizzazione di una transazione già registrata.
I terms of payment determinano la scadenza, i cash discount l’eventuale sconto per pagamento anticipato, il payment schedule la rateazione. Sono attributi del cliente ma sovrascrivibili sul singolo documento: l’esame gioca spesso su “dove si imposta” contro “dove si può derogare”.
Sulla fatturazione ci sono due strade. La free text invoice non ha item number: righe con main account e financial dimension, adatta a servizi, riaddebiti, note una tantum, e disponibile anche in versione recurring con template di ricorrenza. La sales order invoice nasce da un ordine, muove l’inventario e segue packing slip e matching. Se lo scenario parla di stock, resi o consegne parziali, la free text invoice è la risposta sbagliata.
Il settlement non è l’incasso
Registrare un payment journal significa incassare denaro; settlement significa dichiarare quale fattura quel denaro chiude. Sono due cose distinte: un pagamento può restare on-account, cioè aperto e non abbinato, e la partita cliente resta scoperta anche se la cassa è aumentata. Il settlement si fa marcando le open transaction, si può fare in un momento successivo, può essere parziale, e può abbinare anche credit note e fatture fra loro senza alcun movimento di cassa.
Da qui discendono i comportamenti che l’esame verifica: il parametro di automatic settlement che abbina in automatico alla registrazione, la gestione del cash discount che viene riconosciuto solo se il settlement avviene entro la data utile, la possibilità di annullare un abbinamento errato con un reverse settlement invece di stornare il pagamento, e i prepayment che restano voci aperte finché non li si abbina alla fattura definitiva. Nei gruppi con centralized payments, la legal entity che paga o incassa è diversa da quella che ha emesso il documento: il settlement è cross-company, ma i conti restano quelli della legal entity proprietaria della transazione.
Credit management prima, collections dopo
Il credit management è preventivo. Valuta il cliente prima che l’ordine proceda, usando credit limit, credit limit expiration, risk assessment e blocking rule, e mette l’ordine in hold da rilasciare manualmente o via workflow. Agisce quindi su documenti non ancora fatturati.
Le collections sono successive: lavorano sul credito già scaduto. Il punto d’ingresso è l’aging snapshot, che congela lo scaduto per fascia; senza snapshot aggiornato la pagina collections mostra dati vecchi o vuoti. I clienti vengono raggruppati in collections pool, che sono query salvate, e assegnati ai collections agent. Da lì partono collection letter, interest note, accordi di pagamento, write-off con reason code e gestione dei pagamenti insoluti.
Subscription billing e netting
La subscription billing copre i ricavi ricorrenti con billing schedule e righe che generano fatture nel tempo, più il deferimento di ricavi e costi e l’allocazione su più elementi. È un modulo a sé, da abilitare in feature management, e non va confuso con le recurring free text invoice, che replicano un documento senza logica contrattuale né riconoscimento del ricavo nel tempo.
Quando la stessa controparte è cliente e fornitore, il customer-vendor netting permette di compensare le partite: si collegano i due record fra loro e la compensazione viene poi eseguita in sede di settlement, non come una scrittura manuale improvvisata a livello di ledger.
Trappole tipiche d’esame
- Il pagamento è registrato ma la fattura risulta ancora aperta → settlement mancante: l’incasso è finito on-account; serve abbinarlo alle open transaction, non registrare un secondo pagamento.
- Bloccare gli ordini dei clienti che superano il fido → credit management, non collections: le collections non fermano nulla a monte, agiscono sullo scaduto.
- Scaduto non visibile agli agent → aging snapshot non eseguito o pool mal definito: la lista non si popola da sola.
- Fatturare un servizio senza item né movimento di magazzino → free text invoice: l’ordine di vendita introduce logica di inventory che lo scenario non richiede.
- Contratto pluriennale con ricavi da riconoscere nel tempo → subscription billing: la recurring free text invoice ripete il documento ma non differisce il ricavo.
- Il cash discount non viene applicato → il settlement è avvenuto oltre la data dello sconto: la condizione sul cliente non basta, conta il momento dell’abbinamento.