Le schede cliente e fornitore come fondamento della registrazione

In Dynamics 365 Business Central la customer card e la vendor card non sono semplici anagrafiche descrittive: i campi del fasttab Invoicing e Payments pilotano concretamente cosa succede in General Ledger quando registri un documento. Il consulente funzionale deve saper leggere queste schede come una “mappa contabile”: ogni gruppo di registrazione indirizza righe e importi verso conti specifici, senza che l’utente debba scegliere i conti manualmente.

Posting group: il cuore della registrazione

Customer / Vendor Posting Group

Il Customer Posting Group (e l’equivalente Vendor Posting Group) collega il subledger — le customer/vendor ledger entries — al mastro. Definisce il Receivables Account (o Payables Account), oltre ai conti per sconti di pagamento, arrotondamenti e differenze cambio. È questo il gruppo che determina su quale conto crediti/debiti finisce la registrazione. Da versioni recenti è possibile assegnare più posting group ammessi per singola anagrafica (Allowed Customer Posting Groups), utile quando lo stesso cliente genera crediti su conti diversi.

Gen. Business e VAT Business Posting Group

Questi due gruppi agiscono in combinazione con i corrispettivi Product posting group:

  • Il Gen. Business Posting Group + Gen. Product Posting Group forma il General Posting Setup, che indirizza ricavi, costi, COGS e sconti riga.
  • Il VAT Business Posting Group + VAT Product Posting Group forma il VAT Posting Setup, che governa come viene calcolata l’IVA e su quali conti IVA registrarla.

Regola chiave d’esame: il posting group Business dipende dal chi (cliente/fornitore, quindi territorio o tipologia fiscale), mentre il posting group Product dipende dal cosa (item o conto). L’intersezione dei due determina il conto finale.

Default dimensions, credit limit e blocking

Sulla scheda puoi impostare Default Dimensions con un Value Posting che ne governa l’obbligatorietà: Code Mandatory (dimensione richiesta), Same Code (valore forzato), No Code (vietata). Serve a garantire coerenza analitica su ogni movimento del cliente/fornitore.

Il Credit Limit (LCY) genera un avviso in fase di vendita, il cui comportamento (blocco o solo warning) si configura in Sales & Receivables Setup → Credit Warnings. Il campo Blocked invece impedisce operazioni:

  • Cliente: Ship, Invoice o All.
  • Fornitore: Payment o All.

Distinzione tipica: Blocked = Invoice blocca la fatturazione ma consente ancora la spedizione; All blocca qualunque transazione. Esiste anche Privacy Blocked per finalità GDPR.

Payment terms e date formula

I Payment Terms (Code) definiscono le scadenze tramite date formula:

  • Due Date Calculation → calcola la data di scadenza.
  • Discount Date Calculation + Discount % → finestra e percentuale dello sconto di pagamento.

Le formule si leggono da sinistra a destra partendo dalla document date. Esempi:

  • 30D → +30 giorni.
  • CM → fine mese corrente.
  • 1M+CM → aggiungi un mese, poi vai a fine mese. Con document date 15/01 → 1M = 15/02 → +CM = 28/02.

Saper interpretare 1M+CM distingue lo scadenzario reale da un errore di calcolo.

Payment methods e payment discount con tolerance

Il Payment Method indica come si salda: può avere un Bal. Account No. per registrare il pagamento in automatico (cassa, banca) contestualmente al documento.

Il payment discount vive nei Payment Terms, ma la sua flessibilità dipende dalle tolleranze impostate a livello di General Ledger Setup:

  • Payment Discount Tolerance: concede lo sconto anche se il pagamento arriva entro un grace period oltre la discount date.
  • Payment Tolerance: accetta come “saldato” un pagamento che si scosta dal totale entro un margine (importo/percentuale massima).

Vanno attivate con l’assistente Change Payment Tolerance; senza di esse, un pagamento in ritardo di un giorno perde lo sconto e uno leggermente inferiore lascia la fattura aperta.

Trappole tipiche d’esame

  • Serve indicare il conto crediti su cui registrare le fatture del cliente → Customer Posting Group (NON il Gen. Business Posting Group, che governa ricavi/costi, né il VAT Business che governa solo l’IVA).
  • Formula 1M+CM con document date 15/01 → scadenza 28/02 (aggiungi un mese, poi porta a fine mese): l’errore classico è rispondere 15/02.
  • Bloccare le nuove fatture ma consentire le spedizioni già a stock → Blocked = Invoice sul cliente; All bloccherebbe anche la spedizione.
  • Il cliente paga un giorno dopo la discount date ma pretende lo sconto → attivare Payment Discount Tolerance con grace period, non modificare il Payment Term.
  • Calcolo IVA errato su un cliente estero → verificare il VAT Business Posting Group e la combinazione nel VAT Posting Setup, non il Gen. Business né il Customer Posting Group.