La conservazione dei dati in Microsoft 365 si governa da Microsoft Purview e poggia su due strumenti distinti che l’esame MS-102 ama confondere: le retention policy e le retention label. Capire quando usare l’una o l’altra è la chiave di quasi tutte le domande di scenario.
Retention policy: ampie, silenziose, per location
Una retention policy si applica a intere location (Exchange Online mailboxes, SharePoint Online sites, OneDrive accounts, Microsoft 365 Groups, Teams chat e channel messages, Viva Engage). Caratteristiche operative:
- Agisce su tutto il contenuto della location, senza distinzione per tipo di documento.
- È invisibile all’utente finale: nessuna etichetta compare in Outlook o SharePoint.
- Non può essere applicata manualmente né rimossa dall’utente.
- Serve al requisito “conserva tutto il tenant per 7 anni” o “elimina la chat di Teams dopo 30 giorni”.
Le azioni possibili sono retain only, retain and then delete, delete only. Il periodo si calcola da quando l’elemento è stato creato, modificato l’ultima volta, oppure — per le label — da un evento.
Retention label: granulari e classificatorie
Una retention label si applica al singolo elemento (mail, documento, cartella) e viaggia con esso. Modalità di applicazione:
| Modalità | Requisito di licenza/config | Uso tipico |
|---|---|---|
| Manuale dall’utente | label pubblicata via label policy | “Contratto”, “Nota spese” |
| Automatica per contenuto | auto-apply policy con SIT, trainable classifier, keyword/KQL | dati sensibili, PII |
| Default di libreria | applicata dal document set / library SharePoint | contratti in una library dedicata |
| Da file plan | import CSV con metadati normativi | records management strutturato |
Il file plan (Purview > Records management) è l’inventario delle label con metadati come reference ID, business function, regulatory citation: serve a dimostrare la conformità in audit.
Record e regulatory record
Una label può marcare il contenuto come:
- Record: l’elemento diventa immutabile per l’utente comune. Non si può eliminare, non si può cambiare il contenuto; in SharePoint si crea una versione bloccata a ogni modifica. Un amministratore può sbloccarlo (unlock) o cambiare la label.
- Regulatory record: massima rigidità. Una volta applicata, non può essere rimossa né il periodo può essere accorciato — nemmeno da un Global Administrator. L’opzione va abilitata esplicitamente via PowerShell prima di essere disponibile nel portale.
Regola d’oro d’esame: se lo scenario dice “nessuno, incluso l’amministratore, deve poter rimuovere il vincolo”, la risposta è regulatory record.
Adaptive scope ed event-based retention
Gli adaptive scope sostituiscono la selezione statica di utenti/siti: si definisce una query su attributi (department, country, custom attribute per gli utenti; site URL o refinable string per i siti) e l’appartenenza si aggiorna automaticamente. Sono la risposta corretta ogni volta che lo scenario parla di membership dinamica o di superamento del limite di location incluse manualmente.
La event-based retention avvia il conteggio non dalla creazione, ma da un evento registrato: fine contratto, licenziamento del dipendente, dismissione del prodotto. Richiede un event type associato alla label e un asset ID che collega l’elemento all’evento. Gli eventi si registrano manualmente o via Microsoft Graph API.
Disposition review
Se la label prevede disposition review, alla scadenza il contenuto non viene eliminato: entra in coda per uno o più reviewer (fino a 5 stage), che possono approvare l’eliminazione, estendere il periodo o applicare un’altra label. I reviewer devono appartenere al ruolo Disposition Management e vedere la coda in Records management > Disposition.
I principi di precedenza
Quando più regole colpiscono lo stesso elemento, Purview applica quattro principi in ordine:
- Retention vince su deletion — se una policy conserva e un’altra elimina, l’elemento è conservato.
- Il periodo di conservazione più lungo prevale.
- La label vince sulla policy (esplicito batte implicito).
- Fra due delete, il periodo più breve vince (solo dopo che ogni retention è scaduta).
Trappole tipiche d’esame
- Scenario: una policy elimina le mail dopo 3 anni, una label le conserva per 7. Cosa succede dopo 3 anni? → Nulla: retain vince su delete e il periodo più lungo prevale. L’eliminazione avviene solo dopo i 7 anni.
- Scenario: il legal chiede che nemmeno un Global Administrator possa accorciare la conservazione di certi documenti. → Regulatory record label (da abilitare prima via PowerShell), non un semplice record, non un eDiscovery hold.
- Scenario: a un utente viene rimossa la licenza e la mailbox è sotto retention. → La mailbox diventa inactive mailbox solo se l’account viene eliminato mentre la retention è attiva; il contenuto resta conservato. Ma la sola rimozione della licenza senza eliminare l’account lascia la mailbox esposta al blocco dopo il periodo di grazia (30 giorni) e non crea alcuna inactive mailbox: la best practice è eliminare l’utente, non de-licenziarlo.
- Scenario: serve conservare i documenti dei soli dipendenti del reparto Finance, con membership che cambia nel tempo. → Adaptive scope su attributo department, non elenco statico di OneDrive.
- Scenario: la conservazione deve partire dalla data di cessazione del contratto, non dalla creazione del file. → Event-based retention con event type e asset ID, mai “when items were created”.