La Robotic Process Automation (RPA) è la risposta di Power Platform ai processi che nessun connettore riesce a raggiungere. Molti sistemi aziendali — un gestionale mainframe degli anni ’90, un’applicazione desktop proprietaria, un vecchio portale web senza API — non espongono endpoint programmabili. In Power Automate questi scenari si automatizzano con i desktop flow, che simulano ciò che farebbe una persona davanti allo schermo: aprono finestre, cliccano pulsanti, compilano campi, copiano dati e leggono valori dall’interfaccia.
Che cosa sono i desktop flow
Un desktop flow è un flusso creato con Power Automate for desktop, l’applicazione (inclusa in Windows 11) che registra e riproduce le interazioni con la UI (user interface) di applicazioni locali e web. Automatizza quindi il “front-end” invece di dialogare con il “back-end”.
I desktop flow eccellono con:
- applicazioni legacy senza API né connettore (terminali, ERP datati, software gestionali interni);
- attività ripetitive su desktop: estrazione dati, data entry, riconciliazioni, compilazione di form;
- integrazione tra sistemi che non “si parlano”, facendo da ponte via interfaccia.
Power Automate for desktop offre centinaia di azioni predefinite e un recorder che cattura i passaggi mentre l’utente li esegue, rendendo l’automazione accessibile anche ai maker low-code.
Attended e unattended
I desktop flow si eseguono in due modalità, distinzione frequente all’esame:
- Attended (assistito): il bot lavora insieme all’utente, sulla sua macchina, tipicamente avviato da una persona che poi resta presente. Ideale quando serve intervento umano, input o supervisione (es. accelerare una pratica mentre l’operatore è al lavoro).
- Unattended (non assistito): il bot lavora da solo, senza utente collegato, su macchine dedicate, spesso schedulato di notte o in batch per grandi volumi. Ideale per elaborazioni massive e ripetitive senza supervisione.
Cloud flow contro desktop flow
Questa comparazione è il cuore concettuale dell’unità.
Cloud flow
Un cloud flow vive nel cloud e si basa su connettori e API. Reagisce a trigger (automated), viene avviato manualmente (instant) o parte a orario (scheduled). Comunica in modo strutturato e affidabile con Microsoft 365, Microsoft Dataverse, SharePoint e centinaia di servizi SaaS. È la scelta preferita quando esiste un connettore: più veloce, più robusto, meno soggetto a errori.
Desktop flow
Un desktop flow vive sul desktop e automatizza la UI. È la scelta obbligata quando l’API non c’è. È però più fragile: dipende dal layout dello schermo e si può “rompere” se l’interfaccia dell’applicazione cambia.
Il pattern combinato
Il modello più potente unisce i due mondi: un cloud flow orchestra il processo e, dove serve, richiama un desktop flow per la parte RPA sul sistema legacy. Così il cloud gestisce trigger, notifiche e logica, mentre il bot desktop tocca l’applicazione senza API.
Quando usare la RPA
La regola pratica è semplice:
- C’è un connettore o un’API? → usa un cloud flow (approccio “API-first”).
- Non c’è né API né connettore? → usa un desktop flow (RPA sulla UI).
La RPA non è la prima scelta, ma l’ultima risorsa preziosa: colma il divario con i sistemi che non si possono modernizzare.
Trappole tipiche d’esame
- Scenario: bisogna automatizzare un vecchio gestionale desktop privo di API e connettori → risposta: desktop flow (RPA) con Power Automate for desktop, non un cloud flow.
- Scenario: il processo deve girare di notte, su grandi volumi, senza nessun utente collegato → risposta: desktop flow unattended, non attended.
- Scenario: serve integrare dati tra SharePoint e Dataverse, entrambi con connettore disponibile → risposta: cloud flow basato su connettori, la RPA sarebbe una scelta inutilmente fragile.
- Scenario: l’automazione desktop deve partire quando arriva una email o secondo una pianificazione → risposta: un cloud flow fa da trigger e richiama il desktop flow.
- Scenario: l’operatore deve supervisionare e intervenire mentre il bot lavora sulla sua macchina → risposta: desktop flow attended, non unattended.