Power Automate è il servizio della Power Platform dedicato all’automazione dei processi: permette di sostituire attività manuali e ripetitive con flussi di lavoro digitali che si eseguono da soli. L’obiettivo è liberare le persone dai compiti a basso valore — copiare dati tra sistemi, inviare notifiche, chiedere approvazioni, archiviare allegati — lasciando che sia il servizio a gestirli in modo affidabile e coerente.

Power Automate offre più famiglie di flussi (cloud flow, desktop flow per l’RPA e i flussi orchestrati). In questa unità ci concentriamo sui cloud flow, cioè i flussi che vivono ed eseguono interamente nel cloud, senza bisogno di software installato sul PC.

Che cos’è un cloud flow

Un cloud flow è un’automazione ospitata nel cloud che si attiva a fronte di un evento, di un comando dell’utente o di una pianificazione oraria. È lo strumento ideale per integrare tra loro servizi SaaS e app aziendali: ad esempio salvare gli allegati delle email di Outlook in SharePoint, notificare un team in Microsoft Teams quando arriva un nuovo lead in Dataverse, o avviare un iter di approvazione.

I tre tipi di cloud flow

La distinzione fondamentale — molto ricorrente all’esame — è come parte il flusso.

Automated flow (automatizzato)

Si avvia automaticamente quando si verifica un evento, cioè un trigger. Nessuno lo lancia a mano.

  • Esempi: “quando arriva una nuova email”, “quando viene creata una riga in Dataverse”, “quando un file viene aggiunto a SharePoint”.
  • Usalo quando vuoi reagire a un accadimento senza intervento umano.

Instant flow (istantaneo / on-demand)

Si avvia manualmente, su richiesta dell’utente, con un tap o un clic.

  • Esempi: un pulsante nell’app mobile Power Automate, un pulsante in una Power App, l’avvio dall’interno di un documento.
  • Usalo quando la persona decide quando eseguire l’azione (es. inviare un promemoria al proprio team premendo un bottone).

Scheduled flow (pianificato)

Si esegue a orario, secondo una ricorrenza definita (ogni giorno, ogni ora, ogni lunedì alle 8:00).

  • Esempi: report giornaliero, backup periodico, promemoria settimanale.
  • Usalo quando l’automazione deve girare a intervalli regolari, indipendentemente da eventi o utenti.

Trigger, action e connettori

Ogni cloud flow è composto da tre elementi che riprendono il concetto di connettori già visto nei componenti fondamentali della piattaforma.

  • Trigger: è l’evento iniziale che fa partire il flusso. Ogni flusso ha un solo trigger, ed è proprio il tipo di trigger a determinare se il flusso è automated, instant o scheduled.
  • Action (azione): è ciò che il flusso fa dopo il trigger — inviare un’email, creare un record, pubblicare un messaggio in Teams. Un flusso può contenere molte azioni in sequenza, con condizioni, cicli e diramazioni.
  • Connettori: sono il “ponte” verso i servizi. Un connettore espone i trigger e le azioni di un determinato servizio (Outlook, SharePoint, Dataverse, Teams, SQL Server, servizi di terze parti). Esistono connettori standard e connettori premium (che richiedono licenze aggiuntive); quando un servizio non ha un connettore pronto si può usare il connettore HTTP/custom.

In pratica: scegli un connettore, selezioni il suo trigger per definire quando parte il flusso, poi aggiungi le azioni (anche da altri connettori) per definire cosa accade. Questo modello low-code rende Power Automate accessibile anche a chi non programma.

Trappole tipiche d’esame

  • Scenario: “Il flusso deve avviarsi da solo appena arriva una nuova email in Outlook.” → È un automated cloud flow (parte da un trigger/evento), non instant.
  • Scenario: “L’utente vuole premere un pulsante per lanciare l’automazione quando serve.” → È un instant flow (on-demand/manuale), non scheduled.
  • Scenario: “Serve inviare un report riepilogativo ogni mattina alle 7:00.” → È uno scheduled flow (ricorrenza a orario), non automated.
  • Scenario: “Devo automatizzare l’uso di un’app desktop legacy sul PC che non ha API.” → Non è un cloud flow: serve un desktop flow (RPA) di Power Automate.
  • Scenario: “Qual è l’elemento che stabilisce come parte il flusso?” → Il trigger. Le action definiscono cosa fa, i connettori collegano i servizi da cui provengono trigger e azioni.
  • Trappola sui connettori: se lo scenario cita un connettore contrassegnato premium, ricorda che richiede una licenza aggiuntiva rispetto ai connettori standard.