Nel dominio Productivity and Collaboration l’esame non chiede di scrivere codice ne di disegnare un modello dati: chiede di sapere quale interruttore in Setup produce quale effetto sullo schermo dell’utente. Le attivita e Chatter sono il posto dove questa distanza e piu grande, perche quasi tutto sembra «gia funzionare» finche qualcuno non si accorge che un meeting non compare dove dovrebbe, o che un gruppo riservato e finito nei risultati di ricerca.

Task ed event: due oggetti, una sola idea di «attivita»

Task ed Event sono oggetti distinti, ma Salesforce li tratta insieme sotto il nome di activity: condividono le Activity Settings, l’activity timeline e i report di tipo Activity.

Task Event
Domanda a cui risponde «cosa devo fare» «dove devo essere, e quando»
Tempo Due Date, un giorno Start/End, oppure All-Day Event
Ciclo di vita ha Status e Priority, si chiude non ha stato: esiste oppure no
Appare sul calendario no si
Altre persone un solo Assigned To Assigned To piu il campo Attendees
Ripetizione serie di task ricorrenti campo Repeat

Entrambi portano due campi di relazione che l’esame ama confondere: Name (il contatto o il lead a cui l’attivita si riferisce, WhoId) e Related To (il record padre — account, opportunity, case, oggetto custom — cioe WhatId). Sul record page questi diventano l’Activity Timeline, che separa le attivita future da quelle passate, mentre il composer in cima permette di registrare una chiamata, creare un task o inviare una mail senza lasciare la pagina. In Home, i componenti Today’s Tasks e Today’s Events mostrano rispettivamente i task in scadenza oggi e i prossimi appuntamenti.

Attendees non e Name

Questa e la trappola numero uno. Aggiungere contatti al campo Attendees di un evento significa invitarli; non significa collegare quell’evento alla loro scheda. Perche un meeting compaia nell’attivita di piu contatti serve Shared Activities, che si attiva da Setup con la ricerca Activity in Quick Find, voce Activity Settings, casella Allow Users to Relate Multiple Contacts to Tasks and Events. Da quel momento il campo Name accetta piu contatti e l’attivita risulta collegata a ciascuno di essi nella timeline, nelle related list e nei report.

Tre conseguenze pratiche che vale la pena ricordare: l’attivazione fa partire un aggiornamento dati in background che non e istantaneo; perche i contatti correlati si vedano sulla pagina di dettaglio dell’attivita, la related list Name deve essere nel page layout di task ed event; e la disattivazione successiva comporta perdita di dati, quindi si tratta di una scelta a senso unico. Infine, gli inviti veri e propri partono via email solo se l’org e sincronizzata con Outlook o Google Calendar: Attendees da solo non manda nulla.

Calendari in Lightning Experience

Il tab Calendar non e un unico calendario, sono tre famiglie sovrapposte.

Cosa Chi la crea A cosa serve
My Calendars / object calendar l’utente, dall’icona ingranaggio accanto a My Calendars, poi New Calendar visualizzare i record di un oggetto (per esempio le Opportunity) su un asse temporale, scegliendo il campo data di inizio, un filtro e il campo da mostrare
Public Calendar l’admin, da Setup, Public Calendars and Resources, New un calendario condiviso di eventi aziendali; va reso Active e poi condiviso dal pulsante Sharing con i gruppi giusti
Other Calendars l’utente, da Add Calendars aggiungere alla propria vista i calendari pubblici, quelli di altri utenti o una user list, e nasconderli quando danno fastidio

La combinazione «un solo calendario pubblicato, che ciascuno aggiunge e nasconde a piacere» e esattamente public calendar + sharing + Other Calendars: non un oggetto custom, non un calendario per utente, non una lista di event assegnati a tutti.

Chatter: dove si accende e cosa contiene

Chatter si governa da Setup con la ricerca Chatter, voce Chatter Settings, che accende o spegne la funzionalita per l’org e apre le sezioni dedicate a Groups, Topics, Draft Posts, Post and Comment Modification, Coworker Invitations, Customer Invitations e altre. Le email si configurano in Email Settings, con opzioni come Allow Emails, Allow Email Replies e Allow Posts via Email. Il feed combina il publisher (post, poll, question, @mention, file, link a record) con quello che gli utenti pubblicano.

Accessibilita dei gruppi

Qui l’esame e molto letterale: ogni tipo di gruppo si distingue per chi entra e per chi lo vede.

Tipo Come si entra Compare in ricerca e list view Chi pubblica
Public chiunque nell’org si unisce da solo si i membri postano, commentano e aggiungono file
Private si richiede di entrare; owner e manager approvano o aggiungono si, ma i non membri vedono solo immagine e descrizione, non il feed ne i file solo i membri
Unlisted solo su invito di owner o manager no: nascosto a tutti tranne i membri solo i membri
Broadcast Only dipende dal tipo base dipende dal tipo base postano solo owner e manager; i membri possono commentare

Ogni gruppo ha un owner e puo avere piu manager, che hanno gli stessi poteri dell’owner su modifica del gruppo e gestione dei membri. Le notifiche di gruppo si regolano per singolo membro, inclusi i digest giornalieri o settimanali.

Clienti e utenti esterni nei gruppi

Un cliente puo partecipare a un gruppo Chatter, ma solo a condizioni precise: il gruppo deve essere Private e avere la casella Allow Customers selezionata. Quando lo e, sotto il nome del gruppo compare l’etichetta Private with Customers, ed e quello l’indizio visibile a tutti i membri che nella stanza c’e qualcuno di fuori. I clienti non si aggiungono da soli: li invita l’owner o un manager, e l’invito richiede che le customer invitations siano abilitate nell’org. Un cliente puo a sua volta essere promosso a manager del gruppo. Quello che il cliente non ottiene e l’accesso ai dati dell’org: vive dentro i gruppi di cui fa parte e vede le persone che li abitano.

Feed tracking

Se la richiesta e «voglio un post automatico sul feed del record ogni volta che cambia un campo», la risposta e feed tracking, non un flow ne un trigger: da Setup, ricerca Feed Tracking, si sceglie l’oggetto (per esempio Opportunity) e si selezionano i campi da seguire — per esempio Stage. Al cambio del campo il feed del record riceve un messaggio di sistema, che vedono anche i follower del record nel proprio feed. Il numero di campi tracciabili per oggetto e limitato (nella documentazione consultata: venti), e le tracked feed update senza like ne commenti vengono eliminate dopo un certo periodo: sono cifre che possono muoversi fra release, quindi ragiona sul meccanismo, non sul numero.

L’app mobile

La Salesforce mobile app non e un’org separata: legge la stessa configurazione. Task, event, activity timeline e feed Chatter ci sono, e i campi in evidenza in cima al record vengono dai compact layout, non dal page layout completo. Quando un esercizio chiede «come faccio a mostrare il campo X in mobile», il compact layout e quasi sempre la leva giusta.

Trappole tipiche d’esame

  • Attendees contro Name. Mettere dei contatti fra i partecipanti di un evento non fa comparire quell’evento nella loro attivita. Serve Allow Users to Relate Multiple Contacts to Tasks and Events (Shared Activities) e i contatti vanno nel campo Name. E la related list Name deve stare nel layout.
  • Private contro Unlisted. Se il requisito e «si entra solo su invito», da solo non basta a scegliere: private ammette anche la richiesta di adesione ed e comunque visibile in ricerca e list view. Solo Unlisted sparisce da ricerca e list view.
  • Il cliente nel gruppo. Non esiste un tipo di gruppo «customer»: esiste un gruppo Private con Allow Customers. Il segnale per tutti e l’etichetta Private with Customers, e l’ingresso passa da un invito di owner o manager. Un gruppo Public non ospita clienti.
  • Post automatico al cambio di campo. «Declarative, senza codice» e senza automazione: e Feed Tracking sul campo. Un flow che crea un post e la risposta sbagliata quando la domanda dice «configurazione da Setup».
  • Calendario pubblicato una volta sola. Public Calendars and Resources piu Sharing, e poi ciascuno se lo aggiunge da Other Calendars e lo puo nascondere. Non un oggetto custom con un calendario per utente.
  • Task ed event non sono intercambiabili. Solo l’event sta sul calendario e ha Start/End; solo il task ha Status e si «chiude». Una domanda che parla di scadenza da spuntare sta parlando di task anche se usa la parola «appuntamento».