L’area Automation non chiede «come si configura», chiede quale strumento. Lo scenario mette davanti un requisito e quattro soluzioni tutte tecnicamente possibili: vince quella che rispetta il vincolo nascosto nel testo. «Senza un salvataggio in più», «senza far aspettare l’utente», «dopo quattro ore di orario di servizio» non sono contorno: sono la domanda.

Le rule di Setup: quando Flow non c’entra

Quattro famiglie di rule vivono in Setup, agiscono da sole e non passano da Flow Builder.

Strumento Quick Find Cosa fa Il vincolo che l’esame sfrutta
Case assignment rules Case Assignment Rules Assegna il case a un utente o a una queue in ingresso Una sola rule attiva: attivarne una disattiva l’altra
Lead assignment rules Lead Assignment Rules Stessa meccanica sui lead: territorio, stato, origine Idem, una sola attiva
Escalation rules Escalation Rules Riassegna e notifica quando un case invecchia irrisolto Si basa sul tempo trascorso, non su un cambio di campo
Auto-response rules Case Auto-Response Rules Risposta email automatica al cliente Parla al cliente, non riassegna nulla

Tutte condividono la stessa anatomia: la rule contiene rule entry, ognuna con un Sort Order e un blocco di criteri. Le entry si valutano in ordine crescente e la prima che corrisponde vince: la valutazione si ferma lì. È il fatto più redditizio della sezione, perché genera lo scenario dell’entry nuova che «non funziona» pur avendo criteri corretti: un’entry precedente, più larga, la sta intercettando prima.

Nelle escalation rule l’entry porta anche le escalation action, e una sola action combina tre cose. Il tempo, con Age Over in incrementi di 30 minuti e la possibilità di contare solo dentro le business hours. La riassegnazione, con Auto-reassign cases verso un utente oppure una queue. E la notifica, con Notify This User, un Notification Template e la casella Notify Case Owner.

Chi esegue l’automazione

Una domanda ricorrente non chiede cosa fa l’automazione ma in quale contesto utente gira. Per gli scheduled path di un record-triggered flow la risposta non è «l’utente che ha modificato il record»: è l’utente impostato in Process Automation Settings → Default Workflow User, quello che la guida d’esame chiama default automation user. Va definito prima di costruire scheduled path.

Flow e Agentforce

Quando lo scenario chiede di dare a un agente Agentforce la capacità di recuperare o calcolare qualcosa, la risposta passa per un flow, con un vincolo secco: le agent action da flow accettano solo il tipo Autolaunched Flow (No Trigger). Uno screen flow esistente, per quanto funzioni bene come quick action, non si collega a un agente: la logica va ricostruita. Servono inoltre almeno una variabile di input e una di output (Available for input / Available for output), e la Description del flow diventa l’istruzione con cui l’agente decide quando usarlo. L’agent action fotografa input e output una volta sola: se poi cambi le variabili, va ricreata.

I tipi di Flow

Tipo Cosa lo avvia Schermate
Screen flow Un utente: pagina, azione, pulsante, utility bar Sì
Record-triggered flow Creazione, modifica o eliminazione di un record No
Schedule-triggered flow Una pianificazione a data e ora No
Autolaunched flow (No Trigger) Qualcos’altro che lo chiama No

Su quest’ultimo l’esame insiste, perché «nessun trigger dentro il flow» non vuol dire «non parte mai»: parte quando qualcun altro lo chiama. Le vie da riconoscere sono un pulsante o azione custom su un record, l’elemento Subflow dentro un altro flow (che può richiamare autolaunched flow e screen flow), una agent action, e il richiamo da Apex, Visualforce, Flow Orchestration o API.

Record-triggered: dove mettere la logica

Un record-triggered flow non è un blocco unico. Nella Start si sceglie quando ottimizzarlo, e quella scelta è quasi sempre la risposta della domanda.

Scelta Quando gira Da usare per
Fast Field Update (before save) Nella stessa transazione, prima che il record sia scritto Popolare campi sullo stesso record che ha innescato il flow
Actions and Related Records (after save) Dopo il salvataggio del record che l’ha innescato Creare o aggiornare altri record, email, post Chatter, subflow
Percorso asincrono Subito dopo il completamento della transazione Chiamate a sistemi esterni o operazioni lente
Scheduled path In futuro, a un offset da un evento o da un campo data Promemoria, follow-up, controlli a scadenza

«Il minore impatto possibile sul database» e «senza un salvataggio aggiuntivo» puntano sempre a Fast Field Update. «Può richiedere diversi secondi» e «appena possibile dopo il salvataggio» puntano al percorso asincrono: non allo scheduled path, che è differito di proposito, né all’after-save sincrono, che allunga la transazione dell’utente. Nell’ordine di esecuzione documentato il before-save precede i trigger Apex before ed è per questo che non può creare altri record.

Quando su uno stesso oggetto e nella stessa fase convivono più record-triggered flow, l’ordine si guarda e si cambia con Flow Trigger Explorer, raggiungibile dall’elemento Start, da Object Manager → Flow Triggers o dalla pagina Flows in Setup. Il pulsante Edit Order permette di trascinare i flow nella sequenza voluta e confermare con Update, senza fonderli in un flow solo.

Screen flow: scelte e distribuzione

Se una schermata deve far scegliere fra record filtrati — i contatti dell’account passato al flow — la risorsa è il Record Choice Set, che porta dentro di sé i criteri di filtro e non richiede un Get Records a monte. Il Collection Choice Set lavora invece su una collection già recuperata da qualcun altro; il Picklist Choice Set pesca dai valori di una picklist esistente; la Choice semplice è un valore scritto a mano.

Distribuire non è pubblicare. Uno screen flow attivo si raggiunge da Lightning page, flow action, utility bar, pagina Experience Builder, componente Lightning custom, Visualforce page, web tab, pulsante o link custom. Ma creare l’azione in Buttons, Links, and Actions con Action Type = Flow non la rende visibile: va trascinata nella sezione Salesforce Mobile and Lightning Experience Actions del page layout, o aggiunta alla record page con le Dynamic Actions. Finché quel passo manca, gli utenti non la trovano pur avendo tutti i permessi.

Quando il flow fallisce

Le email di errore che riportano 0 recipients hanno quasi sempre la stessa causa: un campo lookup vuoto. Un flow su Contact che notifica il proprietario dell’account esplode sui contatti senza account. La cura corretta non è il fault path, che gestisce l’errore dopo, ma l’entry criteria sulla Start: condizione sul lookup con operatore Is Null uguale a False, così il flow non parte nemmeno. Il fault path resta la rete per ciò che non puoi prevedere.

Trappole tipiche d’esame

  • La rule entry nuova che «non funziona» ha quasi sempre un’entry precedente che le ruba i record. Le entry si valutano per Sort Order e la prima corrispondenza chiude la partita: non guardare i criteri della tua entry, guarda quelle sopra. Stesso meccanismo sull’attivazione: accendere una assignment rule ne spegne un’altra.
  • «Quattro ore» non è mai quattro ore di orologio se lo scenario nomina la copertura del supporto. È Age Over combinato con le business hours — e riassegnazione alla queue più notifica al manager sono una sola escalation action, non due automazioni.
  • Uno scheduled path non gira come l’utente che ha toccato il record, ma come il Default Workflow User di Process Automation Settings. I distrattori che parlano di «utente corrente» o di «proprietario del record» sono lì per questo.
  • Aggiornare un campo dello stesso record vuole Fast Field Update, non un after-save con un Update Records. Il secondo funziona, ma aggiunge un salvataggio: è così che l’esame lo scarta.
  • «Diversi secondi» e «sistema esterno» significano percorso asincrono, non scheduled path e non after-save sincrono.
  • Un agente Agentforce non può richiamare uno screen flow. Le agent action accettano solo Autolaunched Flow (No Trigger), con almeno un input e un output: lo screen flow esistente va riscritto, non riusato.
  • Una flow action creata ma non messa sul layout non esiste per gli utenti. Prima di indagare su profili e permessi, controlla la sezione Salesforce Mobile and Lightning Experience Actions.