Prerequisiti di deployment, mailbox e integrazione con Microsoft 365

Prerequisiti di deployment: l’ambiente prima degli agenti

Prima di accendere qualunque automazione bisogna mettere in ordine l’ambiente. Le app di Dynamics 365 Sales si installano dal Power Platform admin center: Manage > Environments, si seleziona l’ambiente, poi Resources > Dynamics 365 apps. Il Sales Hub arriva preinstallato con il Dynamics 365 Sales Embedded Package, mentre Sales Professional e Sales Team member si installano a parte. Dopo l’installazione l’app va condivisa con gli utenti, che devono già avere la licenza assegnata e un ruolo di sicurezza adeguato.

Gli agenti aggiungono un secondo gruppo di prerequisiti, comuni a tutti e da eseguire una volta sola. Il percorso è Change area > App Settings > General Settings > Dynamics 365 AI hub, poi, sotto Agent manager, Create and manage agents. La pagina Prerequisites elenca tre voci: Microsoft Copilot Studio capacity, Move data across regions (dove si accettano i termini per il trattamento dei dati fuori regione, sotto Generative AI features) e AI prompts. Serve il ruolo Power Platform administrator, e finché le voci non risultano Done l’opzione Create nella pagina AI agents resta disabilitata. Restano poi da attivare, dal Power Platform admin center, AI insight cards e AI Agents.

Qui cade una distinzione che vale la pena fissare: la capacity di Copilot Studio non è la licenza utente. La capacity, prepagata o pay-as-you-go, è ciò che gli agenti consumano per elaborare i record; la licenza abilita invece la persona a usare l’app. Il Sales Opportunity Agent attinge alla capacity assegnata al tenant e, quando se ne configurano più istanze, tutte pescano dallo stesso pool.

La posta è un prerequisito, non un dettaglio amministrativo

Dynamics 365 Sales sincronizza la posta con la server-side synchronization, cioè a livello server e non tramite il client dell’utente. Con Exchange Online o Exchange Server si sincronizzano email, appointments, contacts e tasks; con un server POP3 si sincronizza solo la posta, non appuntamenti, contatti e attività. È la stessa infrastruttura che abilita il tracking delle e-mail per cartella e il Dynamics 365 App for Outlook.

La configurazione vive in Settings > Email. In Server profiles si trova (o si crea) il profilo, e in un tenant con Exchange Online nello stesso tenant esiste già un profilo di default chiamato Microsoft Exchange Online; creandone uno nuovo si scelgono Email Server Type e Authentication Type, fra Server-to-Server Authentication (Same Tenant) e Oauth (Cross Tenant). In Email settings si impostano le colonne Server Profile, Incoming Email, Outgoing Email e Appointments, Contacts, and Tasks, che valgono per i nuovi utenti. Per le caselle già esistenti si va in Mailboxes > Active Mailboxes e si usa Apply Default Email Settings oppure Edit; poi Approve Email e infine Test & Enable Mailbox, il cui esito compare nelle colonne Incoming Email Status, Outgoing Email Status e Appointments, Contacts, and Tasks Status. Per approvare serve il privilegio Approve Email Addresses for Users or Queues; in alternativa un Global o Exchange admin può delegare l’approvazione assegnando il ruolo Delegated Mailbox Approver, che però non si può assegnare a un team.

Il filo conduttore dell’unità sta qui: senza posta configurata gli agenti che scrivono non partono. La pagina di setup del Sales Close Agent — funzionalità in production-ready preview — lo dice senza giri di parole: «If server-side synchronization isn’t set up, the agent doesn’t generate outreach emails or engage with customers».

La shared mailbox degli agenti è un’altra casella

La casella dell’utente e la casella dell’agente non coincidono, ed è un errore classico confonderle. La pagina dei requisiti del Sales Qualification Agent distingue per modalità: la creazione dell’app in Azure e dell’app user in Dataverse serve sia in Research-only sia in Research and engage, mentre la shared mailbox e la server-side synchronization sono richieste per Research and engage, cioè quando l’agente manda davvero e-mail ai lead. La shared mailbox si crea nell’Exchange admin center in Recipients > Mailboxes > Add a shared mailbox; l’app user si crea in Settings > Users + permissions > Application users e riceve il ruolo AIsalesperson. Poi, sulla mailbox associata all’application user (vista All Mailboxes), si sostituisce l’indirizzo con quello della shared mailbox, si fa Approve Email e Test & Enable Mailbox; la documentazione precisa che per l’agente Appointment, Contacts and Tasks va impostato su None, perché gli serve solo la sincronizzazione della posta.

Non generalizzare oltre la pagina che stai leggendo. Il Sales Close Agent chiede gli stessi quattro requisiti, e nelle sue Considerations afferma: «Only one instance of each agent type can be deployed in an environment». La pagina di setup del Sales Opportunity Agent, invece, ha una sezione Create multiple agent instances che dichiara fino a 10 istanze attive per organizzazione. Sono affermazioni di due pagine diverse: attribuiscile all’agente giusto e non ricavarne una regola generale. Il Sales Research Agent, che lavora su richiesta con il research canvas, è un caso ancora diverso: prima di attribuirgli requisiti di posta, apri la sua pagina.

Teams, SharePoint, OneDrive e Outlook

Microsoft Teams si abilita da App Settings > General Settings > Chat and collaborate, con il toggle Turn on Microsoft Teams chats inside Dynamics 365 e la scelta fra Turn on for all Dynamics 365 apps e Turn on for selected Dynamics 365 apps; la stessa impostazione è raggiungibile dal Power Platform admin center in Settings > Integration > Teams integration settings. Nota che le impostazioni di Teams valgono per tutte le customer engagement app, non solo per il Sales Hub.

SharePoint richiede una sottoscrizione SharePoint Online o Microsoft 365, e serve per archiviare e condividere i documenti collegati ai record. OneDrive dipende da SharePoint: la documentazione avverte che OneDrive for Business si appoggia all’integrazione server-based di SharePoint e che occorre almeno un sito SharePoint attivo, oltre a una licenza OneDrive e una licenza SharePoint per ciascun utente; si attiva in Settings > Integration > Document management settings > Enable OneDrive for Business, e la visibilità agli utenti si governa con il privilegio OneDrive for Business nel ruolo di sicurezza.

Dynamics 365 App for Outlook, infine, elenca la server-side synchronization fra i propri prerequisiti: si imposta Process Email Using su Server-Side Synchronization, si approvano e testano le mailbox, si assegna il ruolo Dynamics 365 App for Outlook User e si distribuisce l’app agli utenti idonei. Ricorda il vincolo citato nel troubleshooting: una casella Exchange può sincronizzare appuntamenti, contatti e attività con una sola organizzazione.

L’esame verifica soprattutto che tu sappia collegare sintomo e prerequisito: un agente che non manda e-mail rimanda alla shared mailbox e alla server-side synchronization, non alla licenza; documenti che non compaiono sul record rimandano a SharePoint, e OneDrive non funziona se SharePoint non è configurato prima. Tieni presente che la study guide avverte che l’esame verte soprattutto su funzionalità in general availability, mentre diverse capacità di quest’area sono ancora in preview: quando una pagina dichiara la preview, dichiaralo anche tu.