Partire da un prompt su un file vuoto

Apri un documento vuoto in Word e chiedi la bozza a parole tue. L’ingresso oggi è il Copilot Dynamic Action Button, il pulsante ancorato in un angolo del documento in Word, Excel e PowerPoint: selezionandolo si apre il riquadro di chat sulla destra, dove puoi scrivere un prompt, scegliere un’azione suggerita o fare una domanda sul file. Outlook resta fuori da questo cambiamento e conserva il suo comando dedicato, Draft with Copilot nell’Outlook classico e Draft nel nuovo Outlook, che si raggiunge da Home > New Mail scegliendo l’icona di Copilot.

Quando la bozza compare, il documento non è ancora tuo. Sotto al testo generato trovi Keep it per tenerlo, Regenerate per ottenerne una versione diversa e Discard per scartarlo, più una casella in cui continuare a chiedere: accorciare, cambiare taglio, aggiungere una sezione. In Outlook le stesse rifiniture hanno nomi propri, Make it shorter, Make it longer, Change Tone. Il ciclo normale è chiedere, leggere, richiedere: la prima risposta quasi mai è quella definitiva.

Lo stesso gesto funziona dentro un documento già aperto. Posizionati su una riga vuota e usa l’icona di Copilot nel margine sinistro per far scrivere un blocco nuovo, oppure seleziona un testo, un elenco o una tabella e chiedi di rilavorarli.

Se il pulsante non c’è, non è detto che tu stia sbagliando qualcosa: Copilot dentro le app richiede una sottoscrizione idonea o una licenza Copilot, e la sua disponibilità dipende da come è configurato l’ambiente da chi lo amministra. Con un account di lavoro esiste comunque una via che non passa dalla licenza Microsoft 365 Copilot: chiedere la bozza in Copilot Chat e poi usare il pulsante Edit in Pages sotto la risposta, che genera una page affiancata alla chat, modificabile a mano oppure selezionando il testo e scegliendo Ask Copilot. Tieni distinti i tre contenitori: la chat è la conversazione, la page è il documento condivisibile che ne nasce, il notebook è un oggetto ancora diverso.

Generare un documento da un documento che esiste già

La seconda strada è quella più realistica in ufficio, perché il materiale di solito c’è già: un brief, un verbale, una nota di progetto. In Word, dentro il prompt, digita la barra “/” e comincia a scrivere il nome del file, oppure scegli Files nel riquadro. La documentazione indica un tetto di venti elementi referenziabili quando crei un documento nuovo, mentre per file o pagine all’interno di un sito SharePoint il limite citato è dieci. Non sono cifre da imparare a memoria, ma ricordano che il riferimento è una risorsa limitata: meglio due documenti giusti che dieci approssimativi.

Il caso da manuale è la presentazione costruita da un brief. In PowerPoint apri il riquadro di Copilot dal pulsante in basso a destra della slide, descrivi la diapositiva che ti serve, scegli Reference a file oppure digita “/” per indicare il documento di partenza, poi invia con la freccia. Il consiglio esplicito della documentazione è di indirizzare Copilot alla sezione o all’argomento preciso del file da cui vuoi la slide, invece di puntare al documento intero. Per costruire una presentazione da zero il flusso attuale passa da Add Content e dalla voce Agent Mode, dove Copilot può farti domande di chiarimento su pubblico e stile prima di proporre una scaletta; su quella superficie il supporto ai file referenziati è annunciato come in arrivo, quindi non darlo per scontato.

Due accorgimenti sul documento sorgente. Usare gli Styles di Word, cioè titoli veri e non testo ingrandito a mano, aiuta a far capire la struttura. E un file lunghissimo peggiora il risultato, perché il modello tende a dare più peso all’inizio e alla fine e a trascurare il centro: meglio spezzare e chiedere per parti.

Che cosa mettere nella richiesta

Microsoft descrive quattro ingredienti di un buon prompt: Goal, l’obiettivo; Context, il perché e per chi; Source, il materiale da usare; Expectations, la forma attesa. “Fammi una presentazione” ha solo il primo. “Prepara una presentazione di introduzione per i nuovi assunti partendo da questo documento, tono informale, una slide per ciascuna fase dell’onboarding” li ha tutti e quattro, e la differenza si vede nella prima bozza. Nota anche che la lingua di uscita è una sola per volta: se il brief è in inglese e la presentazione la vuoi in italiano, chiedilo, e non aspettarti un risultato bilingue.

La bozza non è il documento finito

Qui si salda il modulo sull’uso responsabile. La documentazione lo dice senza giri di parole: quello che Copilot produce va riletto, corretto e verificato. Prima di condividere, la guida propone quattro controlli: Clarity, la tesi si capisce; Accuracy, fatti e affermazioni corrispondono al materiale di origine o sono dichiarati come ipotesi; Tone and audience fit, il registro è adatto a chi legge; Context, c’è tutto il necessario per decidere. È esattamente il momento in cui si aprono i riferimenti e si controlla che la frase attribuita a un file stia davvero in quel file.

Distingui i tre modi di sbagliare, perché vengono trattati separatamente: la fabbricazione è un contenuto inventato ma plausibile prodotto dal modello; la prompt injection è un’istruzione ostile nascosta dentro un contenuto che Copilot legge; l’over-reliance sei tu che inoltri la bozza senza rileggerla. Solo la terza si cura con un gesto tuo, ed è di gran lunga la più frequente.

Sull’esame, la confusione tipica da evitare è credere che “creare da un prompt” e “generare da un documento esistente” siano due funzioni separate: è lo stesso comando, cambia solo se alla richiesta agganci o no un riferimento. E ricorda che le capacità non sono identiche fra le app: quello che in Word è una bozza di testo, in PowerPoint è una slide costruita da un file, in Outlook è un messaggio con regolazioni di tono e lunghezza.