L’agente nasce privato

Quando finisci di costruire un agente in Microsoft 365 Copilot e selezioni Create, un messaggio di conferma ti avvisa che l’agente è privato e disponibile soltanto a te. Nessun collega lo vede e nessuno lo trova cercando. Il passaggio successivo è quindi deliberato: selezioni Share e si apre la finestra di condivisione, che elenca chi ha accesso, il ruolo di ciascuno, l’interruttore per la condivisione a tutta l’organizzazione e un link che puoi copiare in qualsiasi momento.

Conviene separare subito tre cose che il linguaggio quotidiano tende a impastare. Condividere un agente significa dare accesso diretto a un insieme di persone che scegli tu: la documentazione lo descrive come adatto alla collaborazione di team, non come una distribuzione a livello aziendale. Sottoporlo al catalogo dell’organizzazione, con Submit to your org catalog, è un percorso diverso: un amministratore lo esamina e, se approva, l’agente compare nell’Agent Store sotto Built by your org; le due versioni restano separate, e mentre le modifiche alla versione condivisa arrivano subito, quella dello Store si aggiorna solo dopo una nuova approvazione. Prendere un agente già pronto dall’Agent Store, infine, non è condividere: è installare qualcosa che esiste già.

Can edit e Can chat: due ruoli, non due sfumature

La finestra di condivisione usa due livelli di accesso e la differenza è netta.

Can edit rende la persona un proprietario, con pieni diritti di modifica, condivisione e gestione dell’agente. Tutti i proprietari hanno gli stessi diritti: aggiungere o rimuovere persone, cambiare i ruoli, attivare la condivisione a tutta l’organizzazione, modificare l’agente e perfino eliminarlo, azione permanente e non reversibile.

Can chat rende la persona un utente di chat: può interagire con l’agente, e basta. Non lo modifica, non lo ricondivide, non ne gestisce gli accessi. C’è anche un indizio visibile: nell’elenco My agents compaiono solo gli agenti che possiedi o su cui hai Can edit, mentre quelli condivisi con te come utente di chat non appaiono in quella lista.

Un vincolo pratico da ricordare: non puoi aggiungere un gruppo come proprietario. Quando aggiungi un gruppo, questo può essere soltanto utente di chat, cioè Can chat; per dare diritti di proprietà devi aggiungere le persone una a una.

Il gesto: aggiungere, notificare, cambiare idea

Il flusso è breve. Apri l’agente e selezioni Share. Nella casella Add a name, group, or email scrivi il nome, il gruppo o l’indirizzo. Nel riquadro Add people imposti il ruolo: Can edit per aggiungere un proprietario con pieni diritti di modifica e gestione, Can chat per aggiungere qualcuno che deve solo usarlo. La casella Send notification resta selezionata e invia un’email a chi hai aggiunto, così sa di avere accesso; deselezionala se preferisci avvisare tu. Poi selezioni Add.

A condivisione completata ricevi una conferma e puoi copiare il link. La finestra ne espone due, distinti: Chat link per chi deve soltanto conversare con l’agente ed Edit link per i proprietari che devono scriverlo e gestirlo. Il caso d’ufficio è ovvio: mandi il Chat link in un canale del team perché tutti possano interrogare l’agente del playbook commerciale, e l’Edit link alla collega che durante le tue ferie dovrà correggerne le istruzioni.

I ruoli non sono definitivi. Da proprietario puoi riaprire la finestra Share, usare il menu a discesa accanto a una persona e scegliere Can edit per promuoverla a proprietaria, Can chat per riportarla a semplice utente, oppure Remove per revocarle l’accesso. Le modifiche hanno effetto immediato.

Esiste infine l’interruttore Org-wide sharing for chat access: attivandolo, gli altri utenti dello stesso tenant vedono l’agente nell’Agent Store, quindi possono scoprirlo e iniziare a chattarci. Se lo trovi in grigio, non hai sbagliato nulla: quando l’amministratore ha disattivato la condivisione a livello di organizzazione, l’interruttore appare disabilitato con una descrizione che spiega la restrizione.

Che cosa vede davvero chi riceve, e la confusione che l’esame verifica

Condividere l’agente non condivide i documenti su cui l’agente ragiona. L’agente rispetta i privilegi di accesso e di sensibilità dell’utente finale: se la persona non ha accesso a una fonte di conoscenza, l’agente non include quel contenuto quando genera la risposta. In pratica, se hai costruito l’agente su una cartella SharePoint e lo condividi con un collega che su quella cartella non ha permessi, lui potrà chattare ma otterrà risposte povere. Nella condivisione puoi scegliere quali file e cartelle SharePoint condividere insieme all’agente, però solo quelli che hai aggiunto esplicitamente come fonte; e se in seguito aggiorni un agente che usa file o cartelle di SharePoint, la documentazione consiglia di ricondividerlo con le stesse persone. Da sapere anche che le capacità dipendono dalla licenza di chi usa l’agente: senza il tipo di licenza Microsoft 365 Copilot richiesto dalle capacità configurate, il tentativo di usarlo può restituire un errore.

Ultimo punto, ed è quello su cui si scivola. Girano riassunti che dicono “chi riceve un agente condiviso non può modificarlo”: quella frase descrive il ruolo Can chat, non la condivisione in generale. Con Can edit la persona diventa proprietaria a tutti gli effetti e può modificare, ricondividere, gestire gli accessi ed eliminare l’agente. All’esame la domanda tipica ti mette davanti uno scenario — “un collega deve aggiornare le istruzioni mentre sei in ferie” contro “il team deve solo fare domande all’agente” — e ti chiede quale ruolo assegnare: cita sempre il ruolo, mai la formula assoluta. Vale la pena ricordare anche che le modifiche di un proprietario si salvano da sole, ma diventano visibili agli altri solo dopo aver scelto Update.