Il criterio: chi ha già il contesto
Quasi ogni richiesta di lavoro reale è un travaso: il verbale sta in un documento, i numeri in un foglio, la decisione in un thread, e il risultato deve finire in una presentazione o in una mail. Prima di muovere qualcosa, chiediti dove si trova il contesto e dove deve atterrare il risultato. Da lì escono due strade diverse.
La prima: sei già dentro l’app di destinazione e il materiale di partenza è un file. In questo caso non copi niente, referenzi il file dal riquadro Copilot di quell’app. La seconda: il risultato non esiste ancora, nasce da una conversazione con Copilot Chat, e va portato fuori in un contenitore condivisibile.
Un dettaglio che cambia tutto: senza licenza Microsoft 365 Copilot, in Copilot Chat il ragionamento sui dati di lavoro è limitato ai file che carichi tu; con la licenza copre riunioni, email, chat e file dell’organizzazione. Lo stesso gesto quindi rende in modo diverso, e se il menu che vedi è più povero di quello descritto qui, quasi sempre è questo il motivo, non un errore tuo.
Partire dalla destinazione: Word, PowerPoint, Excel
In Word, per una bozza costruita su documenti esistenti, scrivi il prompt nel Copilot prompt box e digita / iniziando a scrivere il nome del file, oppure seleziona Files nel riquadro che si apre. Sono referenziabili file Word, PowerPoint, PDF o TXT, fino a venti elementi, e servono i permessi su SharePoint o OneDrive. Poi Generate, e sulla risposta scegli Keep it, Regenerate o Discard. Il caso d’ufficio tipico: il verbale dell’ultima riunione più l’offerta precedente, e chiedi la bozza della proposta aggiornata.
In PowerPoint, per portare dentro un contenuto già scritto, apri Copilot dal pulsante in basso a destra, descrivi la slide che vuoi, seleziona Reference a file oppure digita / per scegliere il file, poi la freccia Send. La documentazione suggerisce di indicare la sezione o l’argomento preciso del file da cui prendere: è il consiglio più utile della pagina, perché su file lunghi il modello tende a dare peso all’inizio e alla fine e a trascurare la parte centrale. Se la tua organizzazione ha caricato un Brand kit, nel riquadro Copilot trovi il pulsante + e poi Select brand per restare nel template aziendale.
In Excel il travaso funziona per nome di file: apri Copilot dall’icona in basso a destra e chiedi di recuperare i dati da un altro foglio, per esempio i nomi dispositivo degli acquisti del terzo trimestre dal file che indichi. Se ci sono più file candidati, Copilot ti fa scegliere quale. Attenzione alla differenza rispetto alle altre app: qui gli insight non sono testo da ricopiare, ma finiscono nella griglia come grafici, PivotTable, colonne calcolate o formule.
Partire dalla chat: pagine, notebook, condivisione
In Copilot Chat il materiale si aggiunge con Add and manage sources, il pulsante con il segno più, che apre Add work content, Upload images and files e Attach cloud files. In alternativa / richiama i riferimenti: sempre i file, e in più, se disponibili nella tua organizzazione, persone, riunioni, email, conversazioni Teams e siti SharePoint. Dentro un sito selezionato puoi indicare fino a dieci file o pagine.
Quando la risposta è buona, il travaso in uscita passa dal pulsante a forma di matita sotto la risposta, cioè Edit in Pages: crea una page affiancata alla chat. Se la pagina esiste già, usa la freccia accanto alla matita, Add to recent page, e scegli sotto Recent Pages; il contenuto si accoda in fondo. Dalla pagina, il pulsante Create in alto a destra porta a Document, e quando la bozza è pronta selezioni Open Word, oppure a PDF. La conversione di una pagina in presentazione PowerPoint al momento non è disponibile: è una delle aspettative sbagliate più comuni.
Per condividere, Share offre Page link, che si apre in Loop, oppure Copy component, che incolli in Teams, Outlook o OneNote e resta sincronizzato in tempo reale.
Non confondere i tre contenitori. La chat è la conversazione. La page è una tela modificabile nata da una risposta. Il notebook è una raccolta persistente di fonti su cui continui a interrogare Copilot: le fonti si aggiungono con Add references nel riquadro Content, e accetta fra gli altri .docx, .pptx, .xlsx, .pdf, .loop, .page, .txt e pagine OneNote.
Dove il travaso si rompe, e che cosa chiede l’esame
Da Teams, il riassunto di una chat si ottiene con Open Copilot in alto a destra, e nei canali con More actions e poi Summarize thread; l’icona di copia porta il testo altrove e Sources mostra le citazioni. Però il riassunto di una conversazione non copre immagini, componenti Loop e file condivisi: la presentazione allegata al thread va aperta o referenziata a parte. È il caso più insidioso di travaso mancato.
Ricorda anche che copiare e incollare non equivale a referenziare: perdi le citazioni e la possibilità di risalire alla fonte. E il travaso non è una verifica: spostare un risultato non lo rende corretto, quella è over-reliance, cosa diversa dalla fabbricazione di un dato inesistente e dalla prompt injection.
All’esame la domanda non è come si preme un pulsante, ma quale superficie scegliere in uno scenario. Il distrattore ricorrente è amministrativo, del tipo “chiedi una modifica nel centro di amministrazione”: qui non serve. L’altro è scambiare page e notebook, o dare per scontato che tutto debba passare dalla chat quando l’app di destinazione può già referenziare il file da sola.