Usare Copilot per le riunioni

Prima: arrivare preparati con Copilot in Outlook

Il lavoro con Copilot su una riunione comincia prima che la riunione inizi, e comincia in Outlook. Apri il calendario nel web o nel nuovo Outlook per Windows, apri il modulo dell’evento e in cima trovi Prepare for this meeting: Copilot raccoglie il contesto rilevante, i documenti, le attività e le altre risorse legate a quell’appuntamento. Se vuoi vedere di più, seleziona Show more, oppure scegli uno dei prompt suggeriti per continuare in chat e chiedere quello che ti serve davvero (“che cosa ci siamo detti l’ultima volta su questo cliente?”).

Due avvertenze pratiche che l’esame ama. La prima: la preparazione è personalizzata in base a ciò a cui tu hai accesso, quindi due partecipanti alla stessa riunione possono vedere sintesi diverse. La seconda, testuale nella documentazione, riguarda le riunioni senza materiale attorno — nessun documento condiviso, nessuna mail o chat precedente fra i partecipanti: in quel caso “the feature may not produce a comprehensive summary”. Copilot non inventa il contesto, lo trova; se non c’è, non c’è.

Sempre in Outlook, due gesti vicini e spesso confusi: Summary by Copilot condensa un thread lungo prima di entrare in call, mentre Schedule with Copilot crea l’invito partendo da un’email, con titolo e agenda già compilati.

Durante: il riquadro Copilot e la condizione della trascrizione

In Microsoft Teams selezioni l’icona Copilot nei comandi della riunione e si apre un riquadro laterale che vedi solo tu: gli altri partecipanti non vedono la tua conversazione con Copilot. Da lì puoi usare More prompts oppure scrivere le tue domande — “What questions are unresolved?”, oppure chiedere una tabella di pro e contro, o chi ha preso quale impegno.

Qui sta il vincolo centrale dell’unità. La documentazione è netta: “Transcription is required to use Copilot. Copilot starts as soon as someone in the meeting begins transcribing.” La trascrizione si avvia dai comandi della riunione con More actions > Record and transcribe > Start transcription, e tutti i partecipanti vedono una notifica che la riunione è trascritta. Se l’organizzatore ha impostato nelle opzioni della riunione, sotto Copilot and other AI, la voce Only during the meeting, allora Copilot parte quando lo selezioni tu — seleziona l’icona Copilot e poi Turn on nella notifica — lavorando sui dati speech-to-text in diretta, senza produrre né registrazione né trascrizione conservata.

Altri due limiti da conoscere: nelle riunioni molto lunghe, oltre le due ore circa, le risposte possono essere parziali o più lente (la guida suggerisce di spezzare gli incontri lunghi), e Copilot non funziona nelle riunioni ospitate fuori dall’organizzazione del partecipante.

Accanto a Copilot esiste Facilitator, un agente che genera note in tempo reale, riassume decisioni e domande aperte, risponde nella chat della riunione se lo richiami con @mention Facilitator e tiene la discussione sull’agenda con un timer. Va aggiunto solo a riunioni pianificate — non a riunioni di canale, riunioni istantanee o chiamate Teams — e richiede la licenza Copilot; la gestione delle attività tramite @mention è in public preview.

Dopo: Recap, note e recupero di ciò che ti sei perso

Finita la riunione, il punto di atterraggio è la scheda Recap, che raccoglie registrazione, trascrizione, file condivisi, Notes, Agenda e Follow-up tasks. La regola è scritta a chiare lettere: “Recaps are available after Teams events, including meetings, town halls, webinars, and calls, that were recorded or transcribed.” E ancora, sui riassunti generati: “AI summaries are only available for meetings that were transcribed.” Elementi come i capitoli e i marcatori dei relatori richiedono che l’evento sia stato sia registrato sia trascritto.

Se il formato del riassunto non ti soddisfa, da Recap puoi scegliere Custom summary, partire da un modello esistente oppure selezionare Create template, descrivere il formato che vuoi (o incollare un esempio del tuo formato preferito), usare Preview e poi Save and Apply.

Per mandare le note a chi non c’era: dalla chat della riunione seleziona Copilot, poi More prompts, poi Generate meeting notes, quindi Copy e incolla in un’email. La pagina stessa ti ricorda di verificare, perché il contenuto generato dall’AI può essere sbagliato.

Puoi anche non aprire Teams: in Microsoft 365 Copilot Chat basta un prompt come “Recap” seguito dal riferimento alla riunione digitando “/” per richiamare il menu delle fonti. Se la riunione ha contenuti visivi registrati, Copilot produce anche un breve video recap (la riunione deve essere stata registrata e durare almeno una decina di minuti); oggi i video recap non sono modificabili né condivisibili. Esiste inoltre l’audio recap, che riassume in formato audio i temi di più riunioni trascritte.

Che cosa verifica l’esame

Il punto su cui si gioca la domanda tipica non è “quale pulsante premo”, ma la dipendenza: ciò che resta disponibile dopo dipende da come la riunione è stata impostata prima. Con Only during the meeting hai Copilot in diretta, ma dopo la scheda Recap non ti darà nulla su cui interrogarlo; con trascrizione o registrazione attive hai anche il recupero a posteriori. Uno scenario che dice “nessuno ha registrato né trascritto” ha come risposta corretta “non è recuperabile”, non “chiedi a Copilot di ricostruirlo”.

Distingui poi Microsoft 365 Copilot con licenza — che ragiona su riunioni, mail, chat e file — da Copilot Chat senza licenza, dove il ragionamento sui dati di lavoro è limitato ai file che carichi tu. E tieni separate due debolezze diverse: la fabbricazione è Copilot che produce un dettaglio non vero, l’over-reliance è tu che invii le note senza rileggerle. Contro la prima si citano le fonti nel recap; contro la seconda si rilegge prima di premere invio.