Due leve diverse, non sinonimi

Dopo qualche settimana di uso quotidiano ti accorgi di ripetere sempre le stesse cose a Microsoft 365 Copilot: “riassumi per punti”, “scrivi in italiano”, “il nome del cliente va tutto minuscolo”. Esistono due modi per smettere di ripeterle, e l’esame vuole che tu sappia distinguerli.

La memoria (Copilot Memory) è automatica. Copilot annota da solo dettagli e preferenze che emergono dalle conversazioni: lo stile di comunicazione, gli argomenti ricorrenti, gli obiettivi di lavoro, le attività che ripeti. Tu non scrivi nulla, è Copilot che osserva e riusa quei dettagli nelle chat successive.

Le custom instructions sono il contrario: le scrivi tu una volta e valgono da lì in avanti. La pagina di supporto porta un esempio calzante per chi vive di riunioni: “When summarizing a meeting, use bullet points for key details instead of paragraphs”.

Due precisazioni di inquadramento. La personalizzazione e la memoria di Copilot sono in preview e possono cambiare. E la memoria è disponibile agli utenti di Copilot Chat sia con sia senza licenza Microsoft 365 Copilot: non è un privilegio di chi ha la licenza.

Dove si gestiscono, con i nomi giusti

Il posto è uno solo. In Copilot Chat apri … Settings and more, poi Chat settings, poi Personalization. Lì trovi tre interruttori distinti, ed è utile impararli separati perché l’esame li tratta come cose diverse:

  • Custom instructions: il riquadro dove scrivi le tue preferenze, con Edit instructions per modificarle e Save instructions per salvarle.
  • Saved memories: il link Manage saved memories apre l’elenco di ciò che Copilot ha salvato. Accanto a ogni voce c’è l’icona del cestino, e in fondo il pulsante Delete all memories.
  • Chat history: le deduzioni che Copilot ricava dalle conversazioni passate. Sono dinamiche, Copilot può aggiornarle o scartarle man mano che capisce che cosa vale la pena conservare.

Le memorie non finiscono in un luogo misterioso: sono conservate nella cassetta postale Exchange dell’utente, in una cartella nascosta, quindi seguono le stesse policy di sicurezza e conformità degli altri dati della casella.

Se apri Personalization e trovi le tre voci spente e non riattivabili, non è un guasto: l’amministratore può disattivare il controllo Enhanced personalization, che per impostazione predefinita è attivo. In quel caso vedi tutto disattivato e non puoi riaccenderlo. È contesto da riconoscere, non un’azione che spetta a te.

Quando ti serve una conversazione che non usi e non aggiorni la memoria, esiste Start a new temporary chat.

Le tre confusioni che l’esame va a cercare

Prima: spegnere non è cancellare. La documentazione è esplicita: “Turning off Copilot Memory doesn’t automatically delete already saved memories”. Se vuoi eliminarle devi farlo voce per voce o con Delete all memories. Vale la stessa logica per le custom instructions: se il controllo viene disattivato, Copilot smette di applicarle ma non le rimuove.

Seconda: eliminare una chat non elimina le memorie. Testualmente: “Deleting a chat doesn’t delete saved memories that were generated from that chat”. Attenzione, però, che per le deduzioni da Chat history il comportamento è diverso: se elimini tutte le chat in cui un’informazione era comparsa, ogni traccia di quell’informazione sparisce dai dettagli di Chat history entro sette giorni. E se il controllo Chat history viene disattivato, tutti i dettagli ricavati dalle chat vengono eliminati dopo 30 giorni.

Terza: le istruzioni di un notebook non sono le custom instructions. Un Copilot notebook è uno spazio di lavoro in cui raccogli i materiali di un tema: file, pagine, note di riunione, link. Ha istruzioni proprie: nell’app Microsoft Copilot le apri da More options (i tre puntini) e poi Instructions; in OneNote dalla freccia accanto al nome del notebook e poi Copilot instructions. Valgono per le risposte dentro quel notebook e basta, mentre le custom instructions valgono ovunque chatti. Se condividi il notebook, gli altri possono vedere quelle istruzioni e modificarle insieme a te in tempo reale. Alcune di queste funzioni stanno arrivando gradualmente e potrebbero non essere ancora visibili.

Come si traduce in una settimana di riunioni

Immagina il lunedì tipo. Scrivi una volta nelle custom instructions che i riassunti delle riunioni li vuoi per punti e con i nomi dei responsabili accanto a ogni azione: da quel momento ogni riassunto nasce già nel formato che porti al tuo capo. La memoria, in parallelo, si accorgerà da sola che chiami “comitato acquisti” quella riunione ricorrente, senza che tu glielo debba rispiegare.

Se il tema è specifico di un progetto, invece, conviene un notebook: raccogli il capitolato, le note delle call e il verbale precedente, e metti nelle Instructions del notebook le convenzioni di quel cliente. Fuori da lì non ti daranno fastidio.

Terza superficie, tutta dentro Teams: dalla chat della riunione apri Recap e poi Custom summary per decidere il formato dei riepiloghi, anche partendo da un template creato con Create template, con Preview per vedere il risultato e Save and Apply per applicarlo.

All’esame la domanda tipica non è “come si accende”, ma “quale leva è quella giusta” e “che cosa succede se spengo”. Tieni fermi i tre punti: la memoria si costruisce da sola, le instructions le detti tu, e nessuno dei due si cancella semplicemente disattivandolo.