Le leve: che cosa un amministratore accende e spegne

Il punto di partenza è il Microsoft 365 admin center: si espande Copilot e si seleziona Settings. Le impostazioni sono raccolte in quattro schede — User access, Data access, Copilot actions e Other settings — e per modificarle serve il ruolo AI Administrator, mentre Global Reader permette soltanto di guardare.

Qualche esempio concreto di ciò che si accende o si spegne da qui: Copilot image generation (se non è consentito, Copilot non genera immagini); Screen and camera sharing, che governa vision in Microsoft 365 Copilot ed è attivo per impostazione predefinita; Pin Copilot Chat, per fissare Copilot Chat nella barra di navigazione di Teams, Outlook e dell’app Microsoft 365 Copilot; Microsoft 365 Copilot self-service purchases, con le tre opzioni Allow, Allow trials only e Do not allow; Copilot Frontier, che per impostazione predefinita è su No access.

L’esempio più citato di tutti è la web search, perché decide se Copilot può attingere al web. Ed è anche una piccola trappola: la voce Web search for Microsoft 365 Copilot and Microsoft Copilot nell’admin center è solo una scorciatoia, non l’interruttore. Il controllo vero è la policy Allow web search in Copilot, disponibile nel Cloud Policy service for Microsoft 365, e si applica al tenant o a gruppi di utenti. Se l’amministratore disattiva la web search, il toggle Web content dell’utente risulta spento e in grigio; se la lascia attiva, l’utente può comunque spegnere il web per sé.

Gli agenti hanno una pagina propria: Agents > Settings, dove User access offre All users (il default), No users oppure utenti e gruppi specifici, e dove si trovano anche Allowed agent types e Sharing.

Researcher e Analyst sono l’eccezione da ricordare bene. La documentazione li chiama agenti Microsoft di prima parte e precisa che restano accessibili in Microsoft 365 Copilot Chat sotto Tools anche quando gli agenti sono disabilitati per alcuni o per tutti gli utenti dal Microsoft 365 admin center. L’utente non può disattivarli, rimuoverli o togliere il pin; l’amministratore, invece, può bloccarli. Quindi non sono fuori da ogni governance, ma l’impostazione generale sugli agenti non li spegne. Aderiscono anche alla policy sulla web search: se il web è disattivato a livello di tenant, Researcher non usa dati web.

Monitorare l’uso: due domande, due strumenti

I report di utilizzo del Microsoft 365 admin center si raggiungono da Reports > Usage > Microsoft 365 Copilot e servono a rispondere a domande operative.

Il Microsoft 365 Copilot readiness report dice quanto l’organizzazione è pronta: idoneità alle licenze, uso delle app Microsoft 365 con cui Copilot si integra, eventuali blocchi tecnici. Il Microsoft 365 Copilot usage report risponde invece alla domanda più diretta di tutte: abbiamo assegnato le licenze, la gente sta usando Copilot? È un report aggregato che mostra utenti attivi, andamento nel tempo, app coinvolte e agenti più usati, e permette di individuare gli utenti inattivi in una finestra di 28 giorni.

Copilot Analytics, basato su Viva Insights, aggiunge il livello successivo: il Copilot Dashboard con la scheda Adoption, per seguire l’adozione per app e per funzionalità, e la scheda Impact, che guarda i pattern di lavoro e la collaborazione. Chi ha bisogno di analisi personalizzate usa l’Advanced Insights Analyst workbench con i template Power BI. La differenza in una riga: l’admin center dice chi ha la licenza e se la usa, Copilot Analytics dice come quell’uso si traduce in adozione e in impatto.

Attenzione ai modelli di licenza, perché qui la domanda d’esame è specifica. Per la licenza mensile per utente il riferimento è il Microsoft 365 Copilot usage report. Il Microsoft 365 Copilot Chat usage report (Reports > Usage > Microsoft 365 Copilot > Copilot Chat) copre invece soltanto gli utenti senza licenza Microsoft 365 Copilot, cioè proprio la platea del pay-as-you-go. La spesa consumata in pay-as-you-go non sta però nei report di utilizzo: si guarda in Billing > Cost Management.

Gestire i prompt: salvare, condividere, pianificare, eliminare

Lato amministratore i prompt condivisi si chiamano organizational prompts e si gestiscono dal Microsoft 365 admin center espandendo Copilot e selezionando Prompts. Servono i ruoli AI Administrator o Search Editor. La lista mette a disposizione Create prompt, Edit, Delete, Import prompts, Export all prompts e Pin: si possono pubblicare fino a 1.000 prompt nel tenant e fissarne fino a quattro, che gli utenti vedono come suggerimenti in Copilot Chat, nel prompt lab e come completamento automatico mentre scrivono. L’eliminazione è permanente. Per ogni prompt l’admin center mostra Active users e Submissions, cioè quanti utenti distinti lo hanno usato e quante volte è stato inviato.

I scheduled prompts sono la parte “girano da soli”: permettono all’utente di far eseguire prompt a orari e frequenze stabilite in Microsoft Teams, nella chat su Office.com e in Outlook, e richiedono la licenza Microsoft 365 Copilot. Il controllo amministrativo non è un interruttore dedicato: dipende dalla policy Allow the use of additional optional connected experiences in Office in Cloud Policy. Se la si imposta su Disabled, nessuno vede più l’icona dei prompt pianificati né il menu di gestione, ma i prompt già pianificati continuano a girare fino alla fine della loro pianificazione. È un effetto collaterale ampio, perché quella policy spegne anche altre funzionalità di Microsoft 365.

Che cosa verifica l’esame su questo punto

A livello fundamentals non ti si chiede il percorso esatto di un menu, ma di riconoscere lo strumento giusto. Le confusioni tipiche da evitare sono tre: la web search si governa con una cloud policy e non con un interruttore dell’admin center; il report da citare dipende dal modello di licenza (mensile contro pay-as-you-go, e la spesa sta in Cost Management, non nei report di utilizzo); disabilitare gli agenti non fa sparire Researcher e Analyst da Tools, anche se l’amministratore può bloccarli.