Governare l’accesso: le impostazioni nel Microsoft 365 admin center

Il punto di partenza è la pagina Agent settings del Microsoft 365 admin center, che si raggiunge da Agents > Settings. Non è un interruttore unico ma un insieme di controlli distinti, e l’esame chiede di riconoscere quale serve in un dato scenario.

User access decide chi, nell’organizzazione, può accedere agli agenti e installarli. Ha tre opzioni: All users (predefinita, tutti gli utenti nel rispetto delle policy sulle app e delle assegnazioni già esistenti), No users (nessuno) e Specific users/groups (solo gli utenti o i gruppi selezionati). La sfumatura utile: anche se qualcuno ha il permesso di installare agenti dalla lista dell’Agent Registry, solo chi rientra in questa impostazione li può effettivamente usare.

Allowed agent types agisce su un asse diverso: filtra i tipi di agente che gli utenti vedono e installano dal catalogo, con tre caselle indipendenti — Allow apps and agents built by Microsoft, Allow apps and agents built by your organization, Allow apps and agents built by external publishers. Se disattivi un’opzione, gli agenti di quel tipo non compaiono nell’Agent store; l’eccezione documentata è che gli agenti costruiti da Microsoft restano visibili anche se l’opzione è disattivata, semplicemente non installabili.

Sharing stabilisce chi può condividere agenti e con quali modalità, con opzioni All users, No users e Specific users. Attenzione al perimetro: questo controllo vale solo per gli agenti creati con Microsoft 365 Copilot Agent Builder. Sulla stessa pagina trovi anche Agent management rules per azioni di governance in blocco, Agent feedback sharing e Tags.

Un fatto che genera domande sbagliate: Researcher e Analyst sono agenti Microsoft preinstallati, ma la documentazione precisa che restano accessibili in Microsoft 365 Copilot Chat sotto Tools anche quando gli agenti sono disabilitati per alcuni o per tutti gli utenti dal Microsoft 365 admin center. L’utente non li può disattivare né rimuovere o togliere dai pin; l’amministratore, invece, li può bloccare. Non concludere né che siano immuni da ogni governance, né che portare User access su No users li spenga.

Creare un agente: Agent Builder o Copilot Studio

Agent Builder in Microsoft 365 Copilot è la via rapida per costruire un agente dichiarativo. Si apre dall’esperienza Copilot stessa (microsoft365.com/chat, office.com/chat e i client desktop e web di Microsoft Teams) e non è disponibile sulle versioni mobile. Chi crea l’agente ne definisce istruzioni e sorgenti di conoscenza, fra cui contenuti su SharePoint e informazioni fornite dai Microsoft 365 Copilot connectors, e può testarlo prima di usarlo nelle proprie conversazioni o di condividerlo con altri. Gli agenti costruiti così sono inclusi nella licenza Microsoft 365 Copilot, e l’amministratore può decidere se Agent Builder è disponibile agli utenti.

Quando servono capacità più avanzate, come le Actions per integrare servizi esterni, la documentazione rimanda a Microsoft Copilot Studio. Tieni distinti i due oggetti: Agent Builder è lo strumento leggero dentro Copilot, Copilot Studio è la piattaforma completa, e proprio per questo i suoi agenti hanno anche impostazioni e report nel Power Platform admin center.

Approvazione: chi chiede, chi pubblica, che fine fa un rifiuto

Quando un membro dell’organizzazione pubblica un agente nel tenant, l’agente richiede l’approvazione dell’amministratore prima di diventare disponibile a tutti. Le richieste si trovano in Agents > All agents > Requests e si filtrano per stato: Pending review, Pending update, Pending activate. Le due azioni principali sono Publish to store, che avvia una procedura guidata dove si scelgono gli utenti o i gruppi che possono installare l’agente, eventualmente quelli che lo avranno preinstallato, il policy template da applicare e le autorizzazioni da concedere, e Reject submission.

Il rifiuto è la parte che l’esame ama: lo stato dell’agente diventa Rejected e l’agente non viene pubblicato, ma resta visibile nella lista Requests e i suoi metadati si possono ancora consultare per un riesame o per audit. Rifiutare non cancella la traccia. Caso particolare: se un agente Microsoft è bloccato da una policy, l’utente può comunque chiederlo dallo store e la richiesta appare con stato Allow user to install; prima di accettarla l’agente va sbloccato.

I ruoli non sono equivalenti, ed è un altro punto verificato. Global Administrator e AI Administrator possono installare, modificare, approvare e gestire le configurazioni degli agenti. Global Reader, AI Reader, Security Administrator, Security Reader, Reports Reader e User Experience Success Manager vedono gli insight e il registry, ma non compiono azioni di governance: chi legge i report non per questo può approvare una richiesta.

Monitorare con due portali

Nel Microsoft 365 admin center vivono due cose diverse. Agents > All agents > Registry è l’inventario: card riassuntive come Total agents, Agents without owners e Unmanaged agents, filtri per Status, Publisher type, Channel, Platform e Data source, ed Export dell’elenco. L’uso, invece, sta in Reports > Usage > Microsoft 365 Copilot > Agents: il report mostra Total active users, Active users (licensed), Active users (unlicensed) e Total active agents, con raggruppamenti per Creator type, e per impostazione predefinita anonimizza nomi utente e nomi visualizzati.

Nel Power Platform admin center, l’area Copilot con la pagina Copilot Studio copre il lato operativo degli agenti costruiti su quella piattaforma: consumo dei messaggi, numero di agenti attivi (quelli con sessioni attive nel periodo di osservazione), tasso di successo delle sessioni e classifica dei principali agenti per sessioni mensili. La documentazione avverte che questa pagina non include gli agenti creati con Agent Builder in Microsoft 365 Copilot: se cerchi il loro uso, il posto giusto è il report nel Microsoft 365 admin center.

Ultimo dettaglio operativo che compare nelle domande: un agente deve essere già deployed prima che un amministratore possa fissarlo con Manage pinned agents in Microsoft 365 Copilot; se non lo è, il portale chiede di distribuirlo prima, e se è bloccato va sbloccato.