L’etichetta che viaggia con il contenuto

Le sensitivity label di Microsoft Purview Information Protection classificano e proteggono i dati dell’organizzazione. Il punto che conta è dove vive l’etichetta: viene scritta in chiaro nei metadati del file o del messaggio, e per questo resta attaccata al contenuto indipendentemente da dove lo salvi o lo sposti. La documentazione la descrive con tre attributi: personalizzabile, in chiaro, persistente.

Ma un’etichetta non si limita a marcare. Può:

  • applicare encryption per controllare l’accesso, scegliendo quali utenti o gruppi possono compiere quali azioni e per quanto tempo;
  • aggiungere content markings: watermark, header e footer (i watermark valgono per i documenti, non per email e inviti a riunione);
  • proteggere i container — SharePoint site, team, Microsoft 365 Group — agendo su privacy, accesso esterno e condivisione, senza etichettare i singoli elementi che contengono;
  • essere applicata automaticamente, oppure soltanto raccomandata all’utente con un policy tip.

È legittimo anche il caso opposto: un’etichetta senza nessuna impostazione di protezione, usata solo per rendere visibile la sensibilità dei dati e ottenere report prima di decidere che protezione applicare.

Attenzione all’errore ricorrente: l’etichetta non è un divieto di condivisione. Impedire un’azione — bloccare un invio, bloccare un incolla, mettere un file in quarantena — è il mestiere di DLP (Data Loss Prevention), che osserva le attività dell’utente e reagisce quando le condizioni della policy sono soddisfatte. I due strumenti collaborano: un’etichetta può essere una condizione dentro una DLP policy. La retention, terzo mestiere, non decide chi legge ma quanto a lungo il contenuto resta.

Come Purview riconosce il contenuto sensibile

La data classification è il modo in cui Purview capisce cosa ha davanti, e le strade sono tre: manualmente, con il riconoscimento automatico di pattern, con i trainable classifier.

I sensitive information type (SIT) sono classificatori basati su pattern: cercano forme riconoscibili come numeri di carta di credito o codici identificativi nazionali. Un SIT è definito da un primary element (per esempio una regular expression o una lista di keyword), da eventuali supporting element che fanno da prova a conferma, da un confidence level (high, medium, low) e dalla proximity, cioè quanto vicino deve stare la prova all’elemento principale. Ne esistono di preconfigurati da Microsoft, di custom, quelli named entity per nomi di persona e indirizzi, e quelli basati su exact data match.

I trainable classifier coprono il caso che i pattern non risolvono: riconoscere un tipo di documento. Il classificatore impara guardando centinaia di esempi, e sa distinguere un contratto o un business plan anche se nessuna espressione regolare li descrive. Alcuni Microsoft li fornisce già addestrati; per uno custom si danno esempi che appartengono alla categoria ed esempi che non le appartengono. Limite da ricordare: funzionano solo su elementi non cifrati.

I risultati si guardano negli Explorers, e qui i nomi si confondono. Content explorer e Data explorer mostrano una fotografia attuale degli elementi che hanno una sensitivity label, una retention label o che sono classificati come un sensitive information type. Activity explorer mostra invece la storia delle attività compiute su quel contenuto etichettato, ricavate dall’unified audit log, su una finestra di 30 giorni. Chi ha declassato un’etichetta si vede in activity explorer, non in content explorer.

Retention: periodo minimo e periodo massimo

La retention ha due sole azioni: retain, che impedisce la cancellazione definitiva e tiene il contenuto disponibile per eDiscovery, e delete, che lo elimina in modo permanente. Combinandole si ottengono tre configurazioni: retain-only, delete-only e retain and then delete.

È la distinzione che l’esame chiede di capire. Conservare per un periodo minimo significa che, se un utente cancella o modifica il contenuto, ne resta comunque una copia in un’area riservata: la Preservation Hold library per SharePoint e OneDrive, la cartella Recoverable Items per le mailbox di Exchange. Eliminare dopo un periodo massimo significa il contrario: scaduto quel tempo il contenuto sparisce. Durante il periodo il contenuto resta nella sua posizione originale, perché la retention lavora in place.

Due modi di assegnarla. Una retention policy vale a livello di location, cioè interi site o mailbox; una retention label vale sul singolo elemento — cartella, documento, email — e le sue impostazioni viaggiano con il contenuto se questo si sposta dentro il tenant Microsoft 365. Solo le retention label supportano la disposition review e la marcatura come record. Un elemento può avere insieme una sensitivity label e una retention label, ma una sola per tipo. Differenza da non invertire: la retention label non persiste fuori da Microsoft 365, la sensitivity label sì.

Che cosa cambia quando c’è Copilot

Due effetti valgono la memoria. Il primo riguarda le restrizioni d’uso: quando l’etichetta applica encryption, Copilot e gli agenti controllano gli usage right dell’utente e restituiscono i dati di un elemento solo se quell’utente ha il diritto di copiarne il contenuto, lo EXTRACT usage right (oltre a VIEW). Un’etichetta che nega la copia limita quindi ciò che Copilot può fare con quel contenuto, anche quando l’utente riesce ad aprirlo. In Copilot Chat viene mostrata l’etichetta con la priorità più alta fra i dati usati nella risposta.

Il secondo riguarda il tempo: la retention decide se un contenuto è ancora lì per essere trovato. Un prompt che sembra cancellato nell’app può essere ancora conservato dietro le quinte, e le interazioni con Copilot si governano con una retention policy che ha come location le Microsoft Copilot experiences.

Nei quesiti su questo dominio la richiesta è quasi sempre scegliere lo strumento giusto. La scorciatoia: se classifica e porta la protezione con sé è una sensitivity label; se impedisce un’azione all’utente è DLP; se decide quanto tempo il contenuto si conserva è la retention.