Quasi tutte le leve di Drive vivono in Apps > Google Workspace > Drive and Docs, si applicano a un’unità organizzativa oppure a un configuration group e impiegano fino a 24 ore a propagarsi. La domanda d’esame raramente è “si può fare”: molto più spesso è “a quale livello si applica”.
Il livello di accesso con cui nascono i file
In Sharing settings > General access default decidi la visibilità predefinita di ogni nuovo documento. Le opzioni vanno da Private to the owner, la più restrittiva e quella consigliata, ad Anyone in your organization can access the item if they have the link, fino ad Anyone in your organization can search and find the item, che rende i file individuabili anche tramite ricerca.
Se configuri le target audiences le etichette cambiano: al posto dell’intera organizzazione compare The primary target audience. Le target audiences si creano in Sharing settings > Target audiences con Add Target Audience e si riordinano trascinandole, perché la prima della lista è il suggerimento principale mostrato agli utenti. Servono a togliere “tutta l’azienda” dalla posizione di scorciatoia più comoda, sostituendola con il reparto o il progetto giusto.
Condivisione esterna: impostazioni classiche o trust rules
In Sharing settings > Sharing options trovi l’interruttore della condivisione fuori dall’organizzazione, con tre stati: On, Off oppure limitata alle allowlisted domains. Nello stesso pannello vive l’Access Checker, che stabilisce quale accesso un utente può concedere quando condivide un file con qualcuno che non ce l’ha: Recipients only, your organization, or public, poi Recipients only or your organization, infine Recipients only, la più stretta. Sempre qui abiliti il visitor sharing verso persone senza account Google: si verificano con un PIN ricevuto via email e mantengono l’accesso per sette giorni.
Quando una regola unica per tutta l’organizzazione non basta si passa alle trust rules, in Rules > Create rule > Trust. Ogni regola ha tre componenti: scope, cioè i file di quali utenti riguarda; condition, cioè i destinatari interni o esterni per dominio, gruppo, singolo utente o chiunque abbia un account Google; e action, che vale Allow, Allow with warning oppure Block. Per l’esame contano due dettagli: le trust rules richiedono edizioni specifiche, fra cui Enterprise Standard e Plus ed Education Standard e Plus; e quando le attivi le impostazioni di condivisione di Drive esistenti vengono convertite in trust rules, cioè sostituite e non affiancate. La propagazione arriva fino a 48 ore.
Drive condivisi, spazio e passaggi di proprietà
Un drive condiviso si crea in Drive, non nella console, ma l’amministratore lo governa da Drive and Docs > Manage shared drives: aggiungere o rimuovere membri, cambiare il livello di accesso fra Manager, Content manager, Commenter e Viewer, intervenire sul singolo drive. I default per i nuovi drive si fissano per unità organizzativa e sono quattro: Allow users outside your organization to access files in shared drives, Allow people who aren’t shared drive members to be added to files, Allow content managers to share folders, Allow viewers and commenters to download, print, and copy files. Se non consenti ai membri con accesso Manager di sovrascriverli, i responsabili del singolo drive non possono allentare la tua policy. Chi può creare drive condivisi si decide in Sharing settings > Shared drive creation.
Anche lo spazio segue l’albero organizzativo: i limiti di archiviazione si impostano per OU, e un drive condiviso assegnato a una OU figlia ne eredita le policy, comprese condivisione, protezione dei dati, data region e limiti di spazio. Per cambiare la quota di una singola persona la leva resta spostarla nella OU giusta.
Il trasferimento massivo di proprietà si fa in Drive and Docs > Transfer ownership indicando From user e To user: i file finiscono in una cartella di trasferimento nel My Drive del nuovo proprietario. Non vengono trasferiti i file nel cestino, quelli che risiedono nei drive condivisi e gli elementi soltanto condivisi con l’utente. È il motivo per cui il passaggio va fatto prima di eliminare l’account, non dopo.
Client desktop, offline, template ed etichette
Il client di sincronizzazione ha un pannello dedicato, Drive and Docs > Google Drive for desktop, dove Allow Google Drive for desktop in your organization lo accende e Only allow Google Drive for desktop on authorized devices lo limita ai dispositivi noti; accanto trovi le opzioni per il mirroring di My Drive, la sincronizzazione di cartelle locali e il backup da supporti esterni. Nella stessa sezione si governano l’accesso offline, da concedere per OU e da restringere ai dispositivi gestiti, e la galleria dei template personalizzati di Docs, dove decidi se abilitarla e se il caricamento è aperto a tutti o riservato a un gruppo ristretto.
Le Drive labels, infine, non stanno con le impostazioni di Drive ma in Security > Access and data control > Label manager, e richiedono il privilegio Manage Classification Labels. Puoi creare badged labels, con un unico campo a badge, oppure standard labels con campi di tipo elenco, numero, data, testo o persona. Vengono applicate a mano dagli utenti, assegnate come classificazione predefinita in base alla OU o al gruppo del proprietario, oppure automaticamente da regole DLP.