Calendar decide chi vede e chi prenota che cosa; Meet decide che cosa si può fare dentro la riunione. Le impostazioni stanno però in tre posti diversi: Apps > Google Workspace > Calendar, Apps > Google Workspace > Google Meet e, per gli oggetti prenotabili, Directory.
Edifici, funzionalità e risorse prenotabili
Sale e attrezzature si creano in Directory > Buildings and resources > Overview, aprendo Resource management. L’ordine conta. Prima gli edifici, con Building ID, Building Name e indirizzo. Poi le features, che descrivono le dotazioni e sono di tipo Videoconferencing, Telephony oppure Other. Infine le risorse: ognuna ha un Resource ID generato dal sistema, da non modificare quando si aggiorna, più nome, edificio, Resource Category, piano, capienza e features associate. Le categorie sono due: Conference room per tutto ciò che serve a riunirsi, anche una phone room, e Other per ciò che riunione non è, come un’auto aziendale.
Il nome visibile agli utenti viene composto automaticamente da edificio, piano, settore, nome, capienza e features. È questa struttura a rendere una risorsa “strutturata”, e solo le risorse strutturate alimentano i suggerimenti automatici di sala e la sostituzione della sala che rifiuta l’invito. I limiti sono 10.000 edifici, 100 features e 10.000 risorse; edifici e risorse si caricano anche in blocco via CSV, le features no.
I suggerimenti funzionano poi solo se Calendar sa dove lavorano le persone: chi non ha una work location principale non viene considerato. Per lasciare che siano gli utenti a indicarla si abilita Work location in Directory > Directory settings.
Prenotazione, condivisione e delega delle risorse
I permessi di una risorsa non si impostano nella console ma in Calendar: apri la risorsa da My calendars, poi More > Settings and sharing. I livelli sono quattro: See only free/busy (hide details), See all event details, Make changes to events e Make changes and manage sharing. Gli ultimi due si concedono solo a persone specifiche, e Make changes and manage sharing è il modo per delegare a un collega la gestione di una sala senza privilegi da amministratore. Sempre qui scegli se accettare automaticamente solo gli inviti che non creano conflitti oppure tutti.
Un interruttore che sfugge facilmente sta in Calendar > General settings > Resource booking permissions: l’opzione “Allow users to book resources that are shared as See only free/busy” permette di prenotare sale di cui si vede soltanto la disponibilità. Senza quella spunta, nascondere i dettagli significa anche impedire la prenotazione. I super amministratori possono comunque prenotare qualsiasi risorsa.
Calendari personali, di team ed eventi
In Calendar > Sharing settings decidi due cose distinte. Per la condivisione interna dei calendari principali le opzioni sono No sharing, Only free/busy information (hide event details) e Share all information, con cui l’utente può comunque marcare come privato il singolo evento. Per la condivisione esterna la scala è più lunga: Only free/busy information (hide event details), poi Share all information, but outsiders cannot change calendars, poi Share all information, and outsiders can change calendars e infine Share all information, and allow managing of calendars. Le stesse opzioni esterne valgono per i calendari secondari creati dagli utenti, che però non si configurano per unità organizzativa.
Il calendario di team non è un oggetto della console: si crea in Calendar come nuovo calendario e si condivide in Settings and sharing con l’indirizzo di un gruppo Google. È l’approccio più scalabile, perché l’accesso segue l’appartenenza al gruppo.
Sugli inviti, in Sharing settings > External invitations trovi “Warn users when inviting guests outside of the domain”, che avvisa chi sta aggiungendo un ospite esterno. Per limitare invece gli inviti indesiderati in arrivo la leva è duplice: le impostazioni di condivisione esterna e l’opzione di Calendar che aggiunge all’agenda solo gli inviti provenienti da mittenti conosciuti. Il passaggio di proprietà di un evento, infine, non si esegue dalla console: lo fa l’organizzatore dalle opzioni dell’evento, ed è un’operazione da pianificare prima che l’account venga sospeso o eliminato.
Meet: accensione, sicurezza e impostazioni video
Meet si accende o si spegne per l’organizzazione o per singole OU come ogni servizio. Il legame con Calendar sta in Calendar > Sharing settings > Video conferencing, con “Make Google Meet the default video conferencing provider when available” e “Automatically add video conferencing to events users create”.
Le protezioni stanno in Google Meet > Meet safety settings. Qui configuri l’access type, che stabilisce a quali riunioni i tuoi utenti possono partecipare: solo quelle create nella tua organizzazione, quelle create in qualsiasi organizzazione Workspace, qualsiasi riunione comprese quelle create con account personali, oppure nessuna. Accanto trovi le Incoming call restrictions, con “Only contacts and in domain users” come impostazione predefinita oppure Everyone, e le Waiting Rooms, dove attivi la sala d’attesa e l’opzione “Bring in automatically”. Ricorda che molte di queste sono impostazioni predefinite: chi crea la riunione può cambiarle.
Registrazione, trascrizione e streaming stanno invece in Meet video settings. Per le registrazioni ci sono “Let people record their meetings” e “Let users download and copy Meet recordings”, conservate tre mesi per impostazione predefinita. Meeting transcripts governa le trascrizioni, attive di default ma da avviare manualmente da qualcuno in riunione. Lo streaming ha tre opzioni separate: “Let people stream their meetings” per il pubblico interno, “Let people use YouTube to stream meetings” e i Trusted Workspace domains, fino a cinquanta domini abilitati a guardare. Registrazioni, trascrizioni e streaming dipendono dall’edizione: non tutto è disponibile ovunque.