Chat è il servizio in cui più impostazioni si somigliano ed è quindi più facile confonderle: la cronologia delle chat non è la cronologia degli spazi, l’invio di messaggi all’esterno non è la partecipazione a spazi esterni, e l’eliminazione automatica non è la conservazione di Vault. Vivono tutte nello stesso posto, Apps > Google Workspace > Google Chat.
Accendere e spegnere il servizio
Service Status ha due valori. ON for everyone significa che Chat funziona in Gmail e in tutti gli altri client; OFF for everyone spegne tutti i client di Chat. Puoi differenziare per unità organizzativa oppure per configuration group, quando l’insieme di persone non coincide con un ramo dell’albero. Nella stessa pagina c’è l’opzione che permette all’impostazione di cronologia delle chat di prevalere su quella degli spazi: è la causa più comune dei comportamenti apparentemente inspiegabili.
Cronologia: due impostazioni, non una
History for chats riguarda i messaggi diretti e quelli di gruppo. Si porta su On oppure Off, e la casella “Allow users to change their history setting” decide se gli utenti possono cambiarla conversazione per conversazione. La conseguenza è molto concreta: con la cronologia attiva i messaggi restano finché non interviene una regola di conservazione di Vault; con la cronologia disattivata i messaggi vengono eliminati dopo 24 ore, e Vault non può conservare, mettere in hold né cercare i messaggi diretti inviati in quello stato.
History for spaces è un’impostazione separata, con quattro valori le cui etichette dicono già tutto: “History is ON by default (but users can change it)”, “History is OFF by default (but users can change it)”, “History is ALWAYS ON (ON by default and users can’t change it)” e “History is ALWAYS OFF (OFF by default and users can’t change it)”. Le prime due fissano un default che l’utente può ancora modificare, le altre due lo bloccano. È qui che torna utile la regola sull’override: la cronologia delle chat prevale su quella degli spazi soltanto se hai spuntato l’opzione corrispondente nelle impostazioni del servizio.
Il perimetro esterno: messaggi, spazi, inviti e file
Due impostazioni distinte governano l’apertura verso l’esterno. “Allow users to send messages outside your organization” abilita i messaggi diretti verso altri domini e può essere ristretta ai soli domini in allowlist; accanto c’è la possibilità di accettare automaticamente gli inviti provenienti da contatti già noti. “Allow users to create and join spaces and group direct messages with people outside their organization” riguarda invece gli spazi, e ha una propria restrizione ai domini in allowlist. Se limiti gli spazi ai domini consentiti conviene applicare la stessa restrizione ai messaggi diretti: altrimenti l’utente ristretto sugli spazi resta comunque raggiungibile per altre vie.
Sugli inviti c’è un dettaglio da memorizzare: un utente esterno aggiunto a una conversazione o a uno spazio non viene inserito direttamente, ma invitato. Riceve un’email e nel suo elenco di Chat la conversazione compare come invito in attesa. Nell’interfaccia gli utenti esterni sono evidenziati in giallo e gli account guest in teal. Un utente esterno non si può aggiungere a un messaggio di gruppo: restano possibili il messaggio diretto uno a uno e lo spazio esterno.
I file hanno un pannello dedicato, Chat File Sharing, con due impostazioni parallele, External filesharing e Internal filesharing, entrambe con le stesse tre opzioni: Allow all files, Images only e No files. Attenzione alla combinazione asimmetrica: se consenti la condivisione verso l’esterno ma non all’interno, gli utenti possono comunque condividere file in spazi e conversazioni che non sono controllati dalla tua organizzazione.
Spazi, moderazione, eliminazione automatica e app
Manage Spaces è lo strumento con cui l’amministratore entra negli spazi senza esserne membro: filtrare l’elenco, vedere impostazioni e descrizione, aggiungere o rimuovere membri anche a gruppi interi, cambiare il ruolo fra Owner, Manager e Member, copiare gli indirizzi email dei membri, eliminare uno o più spazi in un colpo solo. Servono i privilegi relativi a Chat e alle conversazioni negli spazi.
Content reporting attiva la moderazione: si spunta “Allow users to report content in Chat” e si scelgono i tipi di conversazione in cui la segnalazione è disponibile e le categorie proposte. È una funzione legata all’edizione, fra cui Enterprise Plus, Education Standard e Plus e Frontline Plus, e distingue due ruoli: l’amministratore, che attiva la funzione, gestisce categorie e tipi di conversazione e modera, e il moderatore, che accede al pannello e si limita a moderare. Gli utenti non possono segnalare quando la cronologia è disattivata, né nei messaggi diretti uno a uno con esterni, né negli spazi di proprietà esterna.
Auto-deletion stabilisce per quanti giorni i messaggi restano visibili, con policy separate per messaggi diretti uno a uno, messaggi di gruppo e spazi; il valore va indicato fra 30 e 36500 giorni. Non è una scorciatoia per la conformità: le policy di eliminazione automatica restano soggette alle regole di conservazione di Chat e di Vault, i dati eliminati restano in Vault per 30 giorni e un hold impedisce comunque la cancellazione.
Le app di Chat, infine, non si gestiscono da Chat. Il pannello è Apps > Google Workspace Marketplace apps > Apps list, dove decidi se gli utenti possono installare qualsiasi app, soltanto quelle in allowlist oppure nessuna, e con Allowlist app aggiungi la singola app scegliendo le unità organizzative o i gruppi a cui destinarla. Il legame è netto: se rimuovi un’app di Chat dall’allowlist, gli utenti non possono più usarla in Chat.