Il ciclo di acquisto

Il purchase order è l’oggetto che formalizza l’impegno verso un fornitore e attraversa una catena di stati che l’esame dà per nota: creazione (spesso a valle di una purchase requisition o di un request for quotation), confirmation, product receipt e infine vendor invoice. Ogni passaggio produce un documento e uno stato distinto, sia di testata sia di riga: una riga può risultare ricevuta mentre l’ordine è ancora Open order, perché la testata riflette la riga meno avanzata.

Due punti generano scelte d’esame. Il product receipt movimenta l’inventario e crea la transazione fisica, mentre la vendor invoice genera quella finanziaria: se il requisito è riconoscere la merce a magazzino prima della fattura, la risposta è il product receipt. L’altro è l’invoice matching, con i controlli su prezzo, importi totali e quantità ricevute rispetto all’ordinato: è il meccanismo da citare quando lo scenario chiede di bloccare fatture fuori tolleranza.

Il ciclo di vendita

Speculare, il sales order nasce da un sales quotation o direttamente e procede con conferma, picking (picking list registration oppure, con WMS avanzato, il work generato da wave e shipment), packing slip e customer invoice. Anche qui il packing slip è l’evento fisico, la fattura quello finanziario.

Le scelte tipiche riguardano la riservazione dello stock — governata dall’item model group, non dall’item group — e il delivery date control, che propone o impone date coerenti con la disponibilità (ATP/CTP). Va tenuta distinta la direct delivery, in cui il sales order genera un purchase order collegato e la merce viaggia dal fornitore al cliente senza transito dal proprio magazzino.

Trade agreement e purchase agreement non sono la stessa cosa

Il trade agreement definisce prezzi e sconti per combinazioni di cliente o fornitore e articolo, gestiti tramite journal e applicati con le relazioni Table (entità singola), Group (gruppo di prezzo/sconto) e All (tutti). Copre price, line discount, multiline discount e total discount, con date di validità e valuta. Serve quando il requisito è “applicare automaticamente un prezzo speciale a un cliente per un articolo”.

Il purchase agreement è invece un commitment: un impegno a comprare una certa quantità, un certo valore per prodotto o un valore su categoria entro un periodo di validità. Da esso si generano release order, purchase order collegati che consumano progressivamente l’impegno; l’agreement ha stati propri (effective, on hold, closed) e può applicare prezzi concordati. Lo stesso vale, lato vendita, per il sales agreement. In sintesi: il trade agreement risponde “quanto costa”, il purchase agreement “quanto mi sono impegnato a comprare e quanto ne resta”.

Intercompany, change management e approvazioni

Il processo intercompany collega due legal entity tramite le trading relation impostate su customer e vendor: l’ordine di vendita creato nella società A genera automaticamente il purchase order intercompany, a cui corrisponde il sales order nella società B. Le policy intercompany governano quali informazioni si propagano — prezzi, quantità, date di consegna, indirizzo — e se la catena si aggiorna quando una delle parti cambia. Combinato con la direct delivery, permette alla seconda entità di spedire al cliente finale.

Il change management introduce invece un workflow di approvazione sugli ordini di acquisto: con la funzione attiva un ordine resta in bozza finché non è approvato e non può essere confermato prima. Si abilita a livello generale, per singolo vendor o per singolo ordine, e permette di escludere gli ordini generati automaticamente. Dopo l’approvazione ogni modifica sostanziale richiede una nuova richiesta di change, che riporta l’ordine in review.

Trappole tipiche d’esame

  • Prezzo speciale per cliente e articolo → trade agreement: se lo scenario parla di listino, sconto o valuta, non è un agreement di volume; il purchase agreement è una risposta plausibile ma sbagliata.
  • Impegno a comprare 10.000 unità in un anno con ordini progressivi → purchase agreement con release order: qui il trade agreement è il distrattore, perché fissa il prezzo ma non traccia il residuo dell’impegno.
  • Merce ricevuta ma fattura non ancora arrivata → product receipt: l’invoice va registrata solo per l’effetto finanziario; confondere i due passaggi è l’errore classico sul ciclo passivo.
  • Il fornitore spedisce direttamente al cliente → direct delivery, non un transfer order: il transfer order richiede il passaggio fisico dal proprio magazzino, che lo scenario esclude.
  • Vendita fra due legal entity dello stesso gruppo → intercompany trading relation: creare manualmente due ordini scollegati non soddisfa il requisito di sincronizzazione automatica.
  • Nessuna modifica agli ordini senza approvazione → change management: i workflow generici o i security role non bloccano la conferma dell’ordine come fa questa funzione.