Il ruolo del Sales & Receivables Setup

In Business Central la maggior parte del comportamento del ciclo vendite nasce dalla pagina Sales & Receivables Setup. Non è una semplice raccolta di preferenze estetiche: definisce regole che influenzano registrazione contabile, controlli di magazzino e numerazione documenti. Come consultant devi saper motivare ogni scelta rispetto allo scenario del cliente.

Default posting e registrazione

Il campo Default Posting Date (Work Date o No Date) decide quale data proponga il sistema quando registri un documento. Su installazioni con chiusure contabili rigorose si preferisce lasciare Work Date, così l’operatore usa consapevolmente la data di lavoro impostata. Collegate a questa logica ci sono le opzioni di posting che, insieme alle General/Customer/Inventory Posting Group, indirizzano righe su conti G/L corretti: qui il Setup abilita o meno la creazione automatica di combinazioni mancanti.

Warning: stockout e credit

Due controlli sono classici da esame:

  • Stockout Warning: se attivo, avvisa quando la quantità venduta supera la disponibilità (Availability). È un warning, non un blocco: l’utente può proseguire. Serve a prevenire promesse di consegna irrealistiche.
  • Credit Warnings: definisce se e come segnalare lo sforamento del Credit Limit del cliente (Credit Limit, Overdue Balance, entrambi o nessuno). Anche questo non impedisce la registrazione ma richiama l’attenzione dell’operatore.

External Document No. Mandatory

Attivando Ext. Doc. No. Mandatory rendi obbligatorio l’inserimento del numero documento del cliente (es. numero d’ordine) prima di poter registrare. Utile in contesti B2B dove serve tracciabilità e riconciliazione; senza di esso la registrazione fallisce con errore bloccante.

Master data del ciclo vendite

Diversi anagrafici configurano il flusso commerciale:

  • Salespeople/Purchasers: assegnano un responsabile vendite al cliente o al documento, base per commissioni e reportistica.
  • Location: rappresenta il magazzino da cui esce la merce; determina disponibilità e movimenti di inventario.
  • Ship-to Address: indirizzi di consegna alternativi rispetto alla sede del cliente, selezionabili per singolo ordine.
  • Shipment Method (es. EXW, DAP): condizioni di resa/Incoterms, informativo/documentale.
  • Shipping Agent e relativi Shipping Agent Services: corriere e livello di servizio, usati anche per calcolare le date di consegna previste.

Document Sending Profile

Il Document Sending Profile definisce come recapitare il documento al cliente (stampa, PDF via e-mail, e-document/PEPPOL, o combinazioni). Si assegna un profilo di default globale e si può sovrascrivere per singolo cliente. È la risposta corretta quando lo scenario chiede l’invio automatico della fattura via e-mail senza intervento manuale.

Price list moderne vs prezzi legacy

Dalla modernizzazione del pricing, Business Central usa le Price Lists come sistema unificato per prezzi e sconti riga, sostituendo le vecchie tabelle Sales Price e Sales Line Discount.

  • Una Price List contiene righe con Amount Type = Price, Discount o Any, valide per cliente, gruppo prezzi/sconti, tutti i clienti, campagna, ecc.
  • Lo stato Active e i flag Allow Updating Defaults e Allow Invoice/Line Disc. sulla testata governano cosa l’utente può modificare.
  • La feature Allow Editing Active Price e le impostazioni in Sales & Receivables Setup → Price Calculation (metodo Lowest Price) decidono quale prezzo vince quando più righe combaciano: viene applicato il prezzo più basso valido alla data.

Le logiche legacy restano leggibili solo se non hai completato la migrazione: una volta adottate le Price List, il calcolo passa integralmente al nuovo motore.

Allow Line Disc. e la coerenza degli sconti

Sul cliente/anagrafica articolo e sulle price list agisce il flag Allow Line Disc.. Se disattivato, l’eventuale sconto riga definito nelle price list non viene applicato, anche se esiste una riga sconto valida. È una fonte tipica di confusione: lo sconto “sparisce” senza errori.

Trappole tipiche d’esame

  • Scenario: lo sconto riga configurato non compare sull’ordine → verifica che Allow Line Disc. sia attivo sull’articolo/cliente; se è deselezionato, lo sconto è ignorato pur esistendo la price list.
  • Scenario: due price list restituiscono prezzi diversi per lo stesso articolo → con metodo Lowest Price vince il prezzo più basso valido alla data, non l’ultima creata.
  • Scenario: si chiede di impedire la vendita sotto scorta → Stockout Warning avvisa ma non blocca; per un vero blocco servono altre configurazioni (es. reservation/policy), non il warning.
  • Scenario: l’utente non riesce a registrare finché non inserisce il numero ordine cliente → è attivo Ext. Doc. No. Mandatory, controllo bloccante.
  • Scenario: invio automatico fattura PDF via e-mail al cliente → configura il Document Sending Profile sul cliente, non un semplice job di stampa.