La configurazione del ciclo acquisti in Business Central determina come vengono creati, ricevuti e fatturati i purchase order e come il sistema propone i rifornimenti. Un functional consultant deve saper collegare i setup finance, i master data di fornitore e articolo e i replenishment parameters allo scenario reale del cliente.

Purchases & Payables Setup

La pagina Purchases & Payables Setup contiene i default che governano l’intero flusso passivo. I campi più rilevanti d’esame:

  • Ext. Doc. No. Mandatory: rende obbligatorio il numero documento del fornitore, evitando registrazioni duplicate della stessa fattura.
  • Receipt on Invoice e Return Shipment on Credit Memo: consentono di registrare in un unico passaggio ricezione e fattura (utile quando non serve un ricevimento separato).
  • Default Posting Date e Allow VAT Difference: controllano data di registrazione e tolleranza IVA.
  • Discount Posting e Calc. Inv. Discount: abilitano lo sconto riga/fattura e il ricalcolo automatico.
  • No. Series per Order, Invoice, Credit Memo, Posted documents.

Questi valori sono default e restano modificabili sul singolo documento.

Prezzi e sconti d’acquisto

Nelle versioni attuali i prezzi passivi si gestiscono con le Price Lists (l’evoluzione delle vecchie tabelle Purchase Prices/Line Discounts). Una price list con Assign-to Type = Vendor definisce Direct Unit Cost e Line Discount % per combinazioni di articolo, unità di misura, quantità minima e valuta, con periodo di validità (Starting/Ending Date). Il sistema applica automaticamente il miglior prezzo valido alla data del documento. Le price list possono essere Draft o Active e supportano Allow Editing Active Price per il controllo dei permessi.

Item Vendor Catalog

Per ogni articolo la pagina Vendors (Item Vendor Catalog) associa uno o più fornitori con:

  • Vendor Item No.: il codice con cui il fornitore identifica l’articolo, stampato sul purchase order.
  • Lead Time Calculation: il tempo di approvvigionamento specifico di quel fornitore (es. 2W), che sovrascrive quello dell’articolo.

Il campo Vendor No. sull’Item Card indica invece il fornitore preferenziale usato dalla pianificazione.

Reordering policy e parametri di replenishment

Sulla scheda articolo (o su Stockkeeping Unit) il Replenishment System (Purchase, Prod. Order, Assembly, Transfer) e la Reordering Policy determinano cosa propone la pianificazione:

  • Fixed Reorder Qty.: quando la disponibilità scende sotto il Reorder Point, propone sempre la Reorder Quantity fissa. Adatto ad articoli con lotto d’acquisto stabile.
  • Maximum Qty.: al superamento del Reorder Point riordina fino a raggiungere il Maximum Inventory. Adatto a magazzino a scorta con tetto massimo.
  • Lot-for-Lot: aggrega la domanda all’interno del Reorder Cycle (finestra temporale) e crea un ordine per periodo; non usa reorder point.
  • Order: crea un ordine dedicato per ogni singola domanda (order-by-order), tipico del make/purchase-to-order.
  • Blank: nessuna pianificazione automatica.

La Safety Stock Quantity è la scorta di sicurezza sotto cui non scendere ed è considerata da tutte le policy. Attenzione: Reorder Point, Reorder Quantity e Maximum Inventory hanno effetto solo con la policy che li utilizza.

Ruolo del requisition worksheet

I parametri da soli non ordinano nulla: è il Requisition Worksheet a calcolare i suggerimenti per gli acquisti (mentre il Planning Worksheet copre anche la produzione). Eseguendo Calculate Plan il worksheet genera action messages (New, Change Qty., Reschedule, Cancel) in base a policy e parametri; con Carry Out Action Message trasforma le righe in purchase order verso il fornitore preferenziale.

Default di ricezione e over-receipt

L’over-receipt consente di ricevere più della quantità ordinata entro una tolleranza. Si configura con gli Over-Receipt Codes (che definiscono una Over-Receipt Tolerance %) assegnati sull’Item Card o sulla Vendor Card; sulla riga di acquisto compaiono i campi Over-Receipt Code e Over-Receipt Quantity. Va abilitato tramite il codice, senza il quale la ricezione oltre l’ordinato è bloccata.

Trappole tipiche d’esame

  • Scenario: vuoi riordinare sempre la stessa quantità fissa al raggiungimento di una soglia → Fixed Reorder Qty. con Reorder Point + Reorder Quantity (non Maximum Qty.).
  • Scenario: devi mantenere lo stock entro un livello massimo → Maximum Qty. con Reorder Point + Maximum Inventory.
  • Scenario: il fornitore usa un proprio codice articolo da stampare sull’ordine → compila Vendor Item No. nell’Item Vendor Catalog, non un semplice campo descrizione.
  • Scenario: la pianificazione non crea alcun purchase order pur avendo impostato i parametri → manca l’esecuzione di Calculate Plan / Carry Out nel Requisition Worksheet.
  • Scenario: il magazzino riceve regolarmente qualche pezzo in più dall’ordinato → configura un Over-Receipt Code con tolleranza, non aumentare manualmente la quantità ordinata.