Il flusso documentale d’acquisto

In Dynamics 365 Business Central il ciclo di acquisto segue una catena di documenti che accumula informazioni senza duplicare il lavoro: purchase quote → purchase order → posted receipt → posted invoice. Il purchase quote è puramente commerciale: non genera alcuna registrazione contabile o di magazzino e serve a negoziare prezzi e condizioni. Con Make Order si converte in purchase order, il documento operativo su cui avvengono le registrazioni.

Il concetto chiave dell’ordine è che ricevere e fatturare sono due eventi distinti e indipendenti. Nel menu Posting trovi tre opzioni: Receive, Invoice e Receive and Invoice. Questo separa il momento fisico (la merce entra) dal momento contabile (matura il debito verso il fornitore).

Receive vs. Invoice e l’impatto su inventory e G/L

  • Receive genera un Posted Purchase Receipt e movimenta il magazzino: crea Item Ledger Entries con la quantità positiva e Value Entries valorizzate all’expected cost. L’impatto su G/L avviene solo se in Inventory Setup è attivo Expected Cost Posting to G/L (registrazioni interinali su conti dedicati). Nessun Vendor Ledger Entry viene creato.
  • Invoice genera un Posted Purchase Invoice, crea il Vendor Ledger Entry (debito), registra IVA e conti di costo/inventario in G/L e trasforma il costo da atteso ad actual cost.

Il campo Qty. to Receive e Qty. to Invoice governano le registrazioni parziali. Puoi ricevere 100 pezzi e fatturarne solo 60: la regola ferrea è che non puoi fatturare più di quanto hai ricevuto. Ogni registrazione parziale genera un proprio documento registrato, e l’ordine resta aperto finché tutte le righe non sono completamente ricevute e fatturate.

Item charge e impatto sul costo unitario

L’item charge (spese di trasporto, dogana, assicurazione) è un tipo di riga che non movimenta quantità ma modifica il valore dell’inventario. Il punto d’esame: l’item charge deve essere assegnato a una ricezione specifica tramite Item Charge Assignment perché entri nel costo dei prodotti. Assegnando 500 € di trasporto a una ricezione di 100 unità, il costo unitario di quelle unità aumenta di 5 € ciascuna (secondo il metodo di ripartizione: Equally o By Amount). Se l’item è già stato venduto, l’aggiustamento si propaga in fase di Adjust Cost – Item Entries. Un item charge non assegnato non ha alcun effetto sul costo.

Drop shipment

Nel drop shipment la merce va direttamente dal fornitore al cliente senza mai entrare fisicamente nel magazzino aziendale. Si collega un sales order e un purchase order tramite un Purchasing Code con flag Drop Shipment, oppure via Requisition Worksheet. Registrando la ricezione del purchase order, Business Central posta automaticamente anche la spedizione del sales order collegato. A magazzino la quantità netta resta zero, ma vengono comunque generate le Item Ledger Entries di acquisto e vendita per tracciare margine e costo.

Purchase return order

Il purchase return order gestisce i resi al fornitore: movimenta la quantità in uscita (Return Shipment) e produce un purchase credit memo che storna il debito. È il percorso corretto quando serve tracciare tracking, causali e resi parziali; per correzioni semplici basta un credit memo diretto.

Trappole tipiche d’esame

  • Ricevuto ma non fatturato → controlla il setup: se chiedono “quale conto è movimentato registrando solo la ricezione?”, la risposta dipende da Expected Cost Posting to G/L. Se è disattivato, la ricezione tocca solo l’inventory ledger, non il G/L.
  • Fatturare più del ricevuto: scenario in cui l’utente prova a fatturare 100 avendone ricevuti 60 → Business Central blocca; la quantità fatturabile è limitata dal ricevuto.
  • Item charge non assegnato: “il trasporto non compare nel costo dell’item” → la causa è la mancata assegnazione dell’item charge a una ricezione. Senza assegnazione, nessun impatto sul costo unitario.
  • Drop shipment: “quale documento registri per aggiornare sia acquisto sia vendita?” → registri la ricezione del purchase order, che chiude anche la sales shipment; non si registra la spedizione di vendita manualmente.
  • Reso al fornitore con storno del debito: usa il purchase return order con Return Shipment, non un semplice ordine con quantità negativa.