Il flusso documentale di vendita in Business Central

In Dynamics 365 Business Central il ciclo di vendita è una catena di documenti che condivide gli stessi record anagrafici (Customer, Item, location) ma cambia stato e impatto contabile a ogni passaggio. Il consulente funzionale deve sapere quale documento usare in ogni scenario e cosa produce la registrazione (posting).

La sequenza tipica è: Sales Quote → Sales Order → Shipment → Invoice. La quote è un’offerta non impegnativa (nessun impatto su inventory o contabilità) e si converte in order con Make Order. È il Sales Order il cuore operativo: prenota, spedisce e fattura.

Ship e Invoice: separati o combinati

Dal Sales Order l’azione Post offre tre scelte cruciali:

  • Ship: genera un Posted Sales Shipment, movimenta l’inventory (Item Ledger Entry in uscita) e il COGS, ma non crea documento contabile cliente né IVA.
  • Invoice: genera una Posted Sales Invoice, registra crediti, ricavi e IVA sui G/L. Da solo presuppone che la merce sia già stata spedita o non richieda movimento di magazzino.
  • Ship and Invoice: esegue entrambe in un colpo solo.

Questa separazione è la logica architetturale chiave: il magazzino si movimenta con lo Shipment, il valore economico con l’Invoice. Scenari reali (spedizione oggi, fatturazione a fine mese) richiedono di tenere i due momenti distinti; la fattura successiva si costruisce con Get Shipment Lines richiamando i posted shipment non ancora fatturati.

Spedizioni e fatturazioni parziali

Sull’order i campi Qty. to Ship e Qty. to Invoice sono editabili riga per riga. Impostandoli sotto la quantità totale si ottengono consegne e fatture parziali: un ordine di 100 pezzi può spedirne 60 oggi e 40 la settimana prossima, fatturando in modo indipendente. I campi Quantity Shipped e Quantity Invoiced tracciano il cumulato; l’order si chiude e va nei posted documents solo quando entrambi eguagliano Quantity.

Ordini speciali e strumenti di pianificazione

Blanket Sales Order

Il Blanket Sales Order è un accordo quadro: quantità e prezzo concordati su un periodo, da rilasciare in più consegne. Non movimenta nulla finché, valorizzando Qty. to Ship su una riga, si esegue Make Order generando un Sales Order figlio collegato. Utile per contratti a chiamata.

Order promising e Available to Promise

Con Order Promising Business Central calcola le date affidabili:

  • Available to Promise (ATP): sfrutta la disponibilità corrente e gli inbound futuri.
  • Capable to Promise (CTP): simula nuovi ordini di acquisto/produzione se lo stock non basta.

Le azioni Available – Promise propongono Earliest Shipment Date e alimentano Shipment/Delivery Date sulla riga.

Drop Shipment e Special Order

Entrambi collegano vendita e acquisto, ma diversamente:

  • Drop Shipment: il fornitore spedisce direttamente al cliente, la merce non transita in magazzino. Si flagga Drop Shipment sulla riga vendita, si crea il Purchase Order con Get Sales Order (o Requisition Worksheet), e i due documenti restano vincolati: la registrazione dello shipment d’acquisto genera automaticamente lo shipment di vendita.
  • Special Order: l’articolo viene acquistato su misura per quel cliente ma passa dal proprio magazzino prima della spedizione, mantenendo il link order-to-order.

Prepayment

Con i Prepayment si fattura un anticipo (percentuale o importo) prima di spedire: la Prepayment Invoice incassa in acconto e la fattura finale scala quanto già pagato.

Reservation e coerenza della posting date

Le reservation vincolano stock specifico a una riga d’ordine, garantendo che quella quantità non venga sottratta da altri documenti. Attenzione: una riga riservata può bloccare o alterare spedizioni parziali se la quantità disponibile non copre il Qty. to Ship.

La Posting Date determina il periodo contabile e il cambio valuta. In Ship-then-Invoice separati, shipment e invoice possono cadere in date (e mesi) diversi: è una scelta, non un errore, ma incide su COGS e ricavi di competenza.

Trappole tipiche d’esame

  • Serve movimentare magazzino ma non ancora fatturare → registra con Ship, non Ship and Invoice; la fattura si crea poi con Get Shipment Lines.
  • Il fornitore spedisce al cliente senza toccare il magazzino → Drop Shipment; se invece la merce entra prima nel proprio stock è Special Order.
  • Consegna 60 su 100 oggi e il resto dopo → imposta Qty. to Ship parziale sulla riga; l’order resta aperto finché Quantity Shipped e Quantity Invoiced non raggiungono la quantità totale.
  • Accordo annuale a prezzo bloccato con consegne multiple → Blanket Sales Order + Make Order per ogni rilascio, non un semplice Sales Order.
  • Shipment e Invoice registrati in mesi diversi → è corretto; ognuno usa la propria Posting Date e il valore economico segue quella della fattura, il costo quella dello shipment.