Creare una nuova azienda con l’Assisted Setup
In Business Central ogni company è un contenitore dati isolato all’interno dello stesso environment (production o sandbox). La via corretta per crearne una non è duplicare manualmente le tabelle, ma l’Assisted Setup (Setup e estensioni → Assisted Setup → Create New Company). Questa guida chiede due cose: il nome della società e il template di dati da precaricare. La scelta del template è la decisione architetturale centrale, perché determina cosa la nuova company contiene fin dal minuto zero.
I template di creazione
- Evaluation – Sample Data: setup di base più un sottoinsieme di dati demo. Serve per far provare rapidamente il gestionale, non per lavorare sul serio.
- Production – Setup Data Only: solo dati di configurazione (posting group, numerazioni base, ecc.) senza anagrafiche né movimenti. È il punto di partenza “pulito ma non nudo” per un go-live.
- Advanced Evaluation – Complete Sample Data: l’azienda CRONUS completa, con anagrafiche e transazioni. Ottima per formazione, test di processo e demo, mai per la produzione.
- Create New – No Data: azienda totalmente vuota, nessun record. È il presupposto per un’implementazione reale gestita con RapidStart.
Azienda vuota + RapidStart vs. dati demo
La regola d’esame è netta. Se stai preparando l’ambiente reale di un cliente, parti da No Data (o al più Production – Setup Data Only) e popoli i dati con RapidStart Services: crei un Configuration Package e usi il Configuration Worksheet e i Configuration Template per importare piano dei conti, clienti, fornitori e articoli del cliente da Excel, in modo idempotente e ripetibile. In questo modo l’azienda non trascina dentro record CRONUS che poi inquinerebbero report e riconciliazioni.
I template con sample data servono solo a scopo didattico o di test: non si “ripuliscono” per andare in produzione, perché eliminare i dati demo a mano è rischioso e incompleto. Se l’obiettivo è imparare o dimostrare una funzione, scegli i dati demo; se l’obiettivo è configurare, scegli l’azienda vuota.
La scheda Company Information
Dopo la creazione, la scheda Company Information raccoglie l’identità dell’azienda usata su documenti e report: ragione sociale, indirizzo, VAT Registration No., IBAN/coordinate bancarie, contatti e il Picture (logo) stampato sui documenti. Qui vivono anche impostazioni operative come il System Indicator e i colori, utili quando un utente lavora su più company per evitare di postare nell’azienda sbagliata. È il primo posto da compilare dopo un’implementazione, perché alimenta layout dei report e comunicazioni verso l’esterno.
Role Center e assegnazione del profilo
L’esperienza di ogni utente è guidata dal Role Center, la home page determinata dal Profile assegnato. Business Central include profili predefiniti come Business Manager, Accountant, Order Processor, Purchasing Agent, Warehouse Worker e Project Manager: ciascuno mostra activity cue, azioni e liste pertinenti a quel ruolo funzionale. Assegnare il profilo giusto non è cosmetica, ma riduce clic ed errori.
- L’utente può cambiare il proprio Role Center da My Settings → Role.
- L’amministratore assegna i profili nella pagina User Personalization e definisce quello di default marcando un profilo come Default Role Center nella pagina Profiles (Roles).
- Distingui Personalization (modifica per singolo utente, tramite l’azione Personalize) da Customization (modifica di un profilo per tutti gli utenti di quel ruolo, tramite Customize pages dalla pagina Profiles).
Trappole tipiche d’esame
- Cliente reale da mettere in produzione con i suoi dati → crea l’azienda con No Data e popola con RapidStart (Configuration Package/Worksheet); non partire dai sample data “da ripulire”.
- Serve provare tutti i processi con anagrafiche e movimenti già pronti → scegli Advanced Evaluation – Complete Sample Data (CRONUS completa), non Evaluation che è parziale.
- Il logo aziendale non compare sui documenti stampati → caricalo nel campo Picture della Company Information, non nelle impostazioni utente.
- Tutti i nuovi utenti devono aprire un dato Role Center → imposta quel profilo come Default in Profiles (Roles); non affidarti al singolo My Settings.
- Un cambio di layout deve valere per un intero ruolo, non per una persona → usa la Customization del profilo dalla pagina Profiles, non la Personalization del singolo utente.