Le number series sono il meccanismo con cui Business Central assegna identificatori univoci a documenti e record master (fatture, ordini, clienti, item). Padroneggiarle è essenziale perché coprono scenari trasversali all’intero ERP e sono tra gli argomenti più testati dell’esame.

Number Series: assegnazione e configurazione

Una number series è definita nella pagina No. Series e dettagliata nelle No. Series Lines, dove si specificano Starting No., Ending No., Starting Date e l’incremento. Sui setup di modulo (es. Sales & Receivables Setup, Inventory Setup) si collega la serie al tipo di documento tramite i vari campi Nos. (es. Invoice Nos.).

Il campo chiave è Default Nos.: se attivo, il numero viene assegnato automaticamente alla creazione del record. Il campo Manual Nos. consente invece all’utente di digitare un numero a mano.

  • Solo Default Nos. → assegnazione automatica, l’utente non può modificare.
  • Solo Manual Nos. → l’utente deve inserire il numero.
  • Entrambi attivi → viene proposto un numero automatico, ma l’utente può sovrascriverlo scegliendo un altro numero della serie tramite lookup.

Allow Gaps, Date Order e Warning No.

  • Allow Gaps in Nos.: quando attivo, il numero è generato da una sequenza SQL performante e può lasciare buchi (se un documento viene eliminato prima del posting). È consigliato per i documenti non registrati. Quando disattivo, la numerazione è strettamente consecutiva ma con maggiore lock a livello di record.
  • Date Order: forza l’assegnazione dei numeri in ordine cronologico crescente rispetto alla data documento; usato tipicamente sulle serie dei documenti posted per conformità fiscale (un numero più alto non può avere data precedente).
  • Warning No.: quando la numerazione raggiunge questo valore, il sistema avvisa l’utente che la serie sta per esaurirsi, senza bloccarla.

Relationships: più serie sullo stesso documento

Le No. Series Relationships permettono di associare più serie a un singolo campo Nos.. Se sulla Sales & Receivables Setup il campo Invoice Nos. punta a una serie che ha relationships verso altre serie (es. una per anno o per business unit), l’utente in fase di lookup può scegliere da quale serie collegata attingere il numero. È il pattern corretto per gestire numerazioni multiple (es. per sede o per esercizio) sullo stesso tipo di documento.

Job Queue

I Job Queue Entries eseguono processi in background o ricorrenti (posting batch, sincronizzazioni, aggiornamenti). Ogni entry punta a un Codeunit o Report tramite Object Type to Run e Object ID to Run, e la ricorrenza si configura con Recurring Job, i giorni della settimana e gli orari (Starting Time / No. of Minutes between Runs). L’esecuzione richiede un Job Queue Category e uno stato che passa a Ready → In Process → Finished/Error. In cloud i job sono gestiti dalla piattaforma; non serve un servizio NAS separato come in on-premise legacy.

  • Email setup: tramite la pagina Email Accounts si configurano gli account. Le opzioni tipiche sono Microsoft 365 (mailbox condivisa), Current User (invia dalla casella dell’utente loggato via Exchange) e SMTP per server generici. Il Default account è quello usato quando non ne viene specificato uno.
  • Document Sending Profiles: definiscono come un documento raggiunge il cliente — E-Mail, Print, Electronic Document (es. PEPPOL), Disk — e possono essere impostati come default a livello globale o assegnati al singolo Customer per sovrascrivere il comportamento standard.
  • Record Links & Notes: consentono di allegare note interne e link (URL o riferimenti) a qualsiasi record, visibili nel FactBox; utili per annotazioni operative senza modificare i campi anagrafici.

Trappole tipiche d’esame

  • Chi assegna il numero? Se Default Nos. è attivo il numero è automatico; se serve che l’utente possa inserirlo a mano, deve essere attivo Manual Nos.. Con entrambi attivi il numero è proposto ma sovrascrivibile.
  • Servono numerazioni diverse (es. per anno o sede) sullo stesso documento → configura No. Series Relationships, non un nuovo campo di setup.
  • Numerazione posted che deve rispettare l’ordine di data → attiva Date Order sulla serie, non Allow Gaps.
  • Vuoi inviare i documenti a un cliente specifico via email mentre gli altri stampano → assegna un Document Sending Profile diverso sulla scheda di quel Customer.
  • Un report deve girare ogni notte automaticamente → crea un Job Queue Entry ricorrente, non un batch manuale.