Le app di produttività sono il cuore visibile di Microsoft 365: sono gli strumenti che gli utenti aprono ogni giorno per scrivere documenti, analizzare dati, preparare presentazioni, gestire la posta e prendere appunti. Per l’esame MS-900 non devi saperle usare in dettaglio, ma capire quali app esistono, in quali versioni sono disponibili e cosa cambia tra i piani.

Le app principali

  • Word — creazione ed editing di documenti di testo.
  • Excel — fogli di calcolo, formule, tabelle pivot e analisi dati.
  • PowerPoint — presentazioni e slide.
  • Outlook — email, calendario, contatti e attività.
  • OneNote — blocco appunti digitale, sincronizzato tra dispositivi.

Queste app sono affiancate da strumenti di collaborazione come Microsoft Teams, ma nel contesto “produttività classica” sono queste cinque il riferimento dell’esame.

Desktop, web e mobile

Ogni app è disponibile in tre forme, ed è fondamentale distinguerle:

Versioni desktop

Sono le app installate localmente su Windows o maciOS (i cosiddetti Microsoft 365 Apps). Offrono il set completo di funzionalità, funzionano anche offline e sono le più potenti. Con la licenza appropriata, un utente può installarle su un massimo di 5 PC/Mac, 5 tablet e 5 smartphone.

Versioni web (Office for the web)

Girano direttamente nel browser, senza installazione. Sono comode per accessi rapidi o da dispositivi non gestiti, ma hanno funzionalità ridotte rispetto al desktop (per esempio, alcune funzioni avanzate di Excel o le macro non sono disponibili). Richiedono una connessione a Internet.

Versioni mobile

App per iOS e Android, ottimizzate per touch e schermi piccoli. Utili per consultare e modificare al volo, ma con un sottoinsieme di funzioni rispetto al desktop.

Co-authoring, AutoSave e OneDrive

Il vero valore del cloud emerge quando i file sono salvati in OneDrive o SharePoint:

  • Co-authoring in tempo reale — più persone modificano lo stesso documento contemporaneamente, vedendo le modifiche altrui e la posizione del cursore dei colleghi in diretta. Funziona in Word, Excel e PowerPoint.
  • AutoSave (Salvataggio automatico) — salva le modifiche in automatico, in continuo. È attivo solo quando il file è memorizzato in OneDrive o SharePoint: un file salvato sul disco locale (C:) non ha AutoSave.
  • Cronologia versioni — grazie al cloud puoi tornare a versioni precedenti del file.

Il punto chiave: co-authoring e AutoSave dipendono dallo storage cloud, non dal tipo di licenza in sé.

Copilot nelle app

Con l’add-on Microsoft 365 Copilot, le app di produttività integrano l’AI generativa: bozze di testo in Word, formule e analisi in Excel, generazione di slide in PowerPoint, riepiloghi delle email in Outlook. Copilot richiede una licenza aggiuntiva rispetto ai piani base.

Cosa cambia tra le edizioni

Non tutti i piani includono le app desktop:

  • Piani “Basic” (es. Microsoft 365 Business Basic) — includono solo le versioni web e mobile delle app. Niente app desktop.
  • Piani “Standard/Premium” ed enterprise (es. Business Standard, E3, E5) — includono anche le app desktop complete.
  • Office LTSC — versione a licenza perpetua (acquisto una tantum), pensata per scenari senza cloud. Non riceve nuove funzionalità nel tempo e non offre i servizi cloud legati all’abbonamento.

La regola pratica: se serve l’app desktop installabile, occorre un piano che la includa; i piani più economici si fermano a web e mobile.

Trappole tipiche d’esame

  • Scenario: un utente lavora su un documento salvato sul disco locale e si lamenta che le modifiche non si salvano da sole. → Risposta giusta: AutoSave funziona solo con file su OneDrive/SharePoint; sposta il file nel cloud.
  • Scenario: due colleghi devono editare lo stesso file Word nello stesso momento. → Risposta giusta: salvare il file in OneDrive/SharePoint e usare il co-authoring delle app Word/Excel/PowerPoint.
  • Scenario: l’azienda ha acquistato Microsoft 365 Business Basic e chiede di installare Excel desktop. → Risposta giusta: Business Basic include solo web e mobile; serve un piano con app desktop (es. Business Standard).
  • Scenario: serve una suite Office senza abbonamento e senza servizi cloud, con acquisto una tantum. → Risposta giusta: Office LTSC (licenza perpetua), non Microsoft 365.
  • Scenario: un utente vuole che Word generi automaticamente la bozza di un documento con l’AI. → Risposta giusta: serve l’add-on Microsoft 365 Copilot, con licenza dedicata.