Oltre al nucleo composto da Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams e SharePoint, la suite Microsoft 365 include una famiglia di app più specializzate che l’esame MS-900 ti chiede di riconoscere. Non devi saperle configurare: devi sapere cosa fa ciascuna e quale scegliere in un dato scenario. Sono tutte incluse nella maggior parte dei piani business ed enterprise e si integrano nativamente con Teams e SharePoint.

Microsoft Lists

Microsoft Lists serve a tracciare informazioni strutturate in righe e colonne, un po’ come una tabella smart. È l’evoluzione delle liste di SharePoint, resa disponibile come app autonoma. Ogni lista supporta colonne tipizzate (testo, data, scelta, persona), viste personalizzate (griglia, calendario, board) e regole di notifica.

  • Quando usarla: inventari, tracciamento di ticket o richieste, onboarding, pianificazione di eventi, asset aziendali.
  • Distinzione d’esame: Lists è per dati strutturati e ricorrenti; non è un foglio di calcolo per analisi numeriche complesse (quello è Excel).

Microsoft Loop

Microsoft Loop è lo strumento di co-creazione basato su componenti Loop: blocchi di contenuto vivi (tabelle, elenchi, task, paragrafi) che restano sincronizzati ovunque vengano incollati — in una chat di Teams, in Outlook o in una pagina Loop. Le Loop workspace raccolgono pagine e componenti condivisi da un team.

  • Quando usarla: brainstorming distribuito, note condivise sempre aggiornate, coordinamento di progetti dove il contenuto vive in più app contemporaneamente.

Microsoft Whiteboard

Microsoft Whiteboard è una lavagna digitale a mano libera per collaborazione visiva in tempo reale: penne, note adesive, forme, template. Si integra nelle riunioni di Teams.

  • Quando usarla: workshop, sessioni di design thinking, disegni e schemi collaborativi durante un meeting.

Microsoft Forms

Microsoft Forms crea sondaggi, quiz e moduli di raccolta dati con risposte aggregate automaticamente e grafici pronti. I quiz supportano la valutazione automatica, utile in ambito formazione.

  • Quando usarla: raccogliere feedback dei dipendenti, iscrizioni a un evento, questionari, valutazioni.
  • Distinzione d’esame: Forms raccoglie input da molte persone; Lists archivia e gestisce dati strutturati nel tempo.

Microsoft Bookings

Microsoft Bookings è il sistema di prenotazione appuntamenti con pagina di booking pubblica, gestione della disponibilità del personale, promemoria automatici via email e sincronizzazione con i calendari di Outlook.

  • Quando usarla: prenotazioni con clienti esterni, sportelli di assistenza, consulenze, colloqui.

Microsoft Stream

Microsoft Stream è il servizio video aziendale. Nella versione attuale (Stream su SharePoint) i video sono file archiviati in SharePoint e OneDrive, con trascrizioni, capitoli e permessi ereditati dai file. Le registrazioni delle riunioni di Teams finiscono qui.

  • Quando usarla: video di formazione, comunicazioni interne, archivio delle registrazioni delle riunioni.

Riepilogo per scenario

  • Dati strutturati da tracciare → Lists
  • Contenuto sincronizzato tra app diverse → Loop
  • Collaborazione visiva a mano libera → Whiteboard
  • Sondaggi e quiz → Forms
  • Appuntamenti e prenotazioni → Bookings
  • Video aziendali e registrazioni → Stream

Trappole tipiche d’esame

  • Scenario: vuoi raccogliere feedback anonimo dai dipendenti con grafici automatici → risposta corretta Microsoft Forms (non Lists, che gestisce dati strutturati ma non è pensata per sondaggi).
  • Scenario: un team deve mantenere una tabella di task sempre aggiornata sia in una chat di Teams sia in una email → Microsoft Loop (i componenti Loop restano sincronizzati ovunque incollati).
  • Scenario: i clienti esterni devono prenotare autonomamente slot di consulenza con promemoria automatici → Microsoft Bookings (non un semplice calendario di Outlook condiviso).
  • Scenario: dove finiscono le registrazioni delle riunioni di Teams e i video di formazione → Microsoft Stream (su SharePoint), poiché i video sono archiviati come file in SharePoint/OneDrive.
  • Scenario: serve un inventario aziendale con viste a calendario e a board e colonne tipizzate → Microsoft Lists (non Excel, che è orientato all’analisi numerica, non al tracciamento strutturato con notifiche).