Lead, opportunita e processo di vendita

Il processo di vendita in Salesforce non è una funzionalità: è una catena di oggetti di configurazione che si tengono per mano. L’esame quasi mai chiede «cos’è un Path»; chiede «due team vendono in modo diverso, cosa configuri?». Questa unità percorre la catena nell’ordine in cui la si costruisce, poi passa agli strumenti di produttività che l’esame associa alle opportunity.

Dal lead all’opportunity

Un Lead è una persona non ancora qualificata: vive in un record piatto, senza account né opportunity. Quando è qualificato si fa Convert, e da un solo lead nascono fino a tre record: Account, Contact e — opzionalmente — Opportunity. La conversione è a senso unico: il lead diventa read-only, non lo si «riapre». Per questo la qualificazione va fatta prima, con gli strumenti di scoring e grading che vediamo più avanti.

Da lì in poi il ciclo vive sull’opportunity, e l’ossatura è il campo Stage.

Record type, sales process e Path: tre cose diverse

È la confusione più redditizia dell’esame. Sono tre oggetti distinti, ognuno risponde a una domanda diversa.

La sequenza è obbligata: prima si aggiungono i valori alla picklist Stage, poi si crea un sales process che ne seleziona un sottoinsieme, poi si crea il record type che punta a quel sales process, poi si assegna il record type ai profili (o via permission set), e solo alla fine si crea il Path. Un Path si definisce per combinazione di record type e picklist: due team con stage diversi e note di coaching diverse vogliono due record type, ciascuno col proprio sales process, e due Path distinti. Non esiste un Path «con eccezioni per profilo».

Su ogni step il Path espone un piccolo gruppo di Key Fields (la documentazione ne indica fino a cinque) e fino a 1.000 caratteri di Guidance for Success, più le celebrazioni configurabili — tipicamente su Closed Won. Path nasce su Lead e Opportunity ed è oggi disponibile su altri oggetti: la costante da ricordare per l’esame è il vincolo record type + picklist, non l’elenco degli oggetti.

Kanban: cosa può fare davvero il rep

La vista Kanban è una list view mostrata a colonne, raggruppata su una picklist (per le opportunity, Stage) e sommata su un campo numerico (Amount). Dalla Kanban il rep può:

• trascinare la card in un’altra colonna, cambiando lo stage del record: i totali in cima alle colonne si ricalcolano;
• aprire il menu della card e fare Edit, Delete o Change Owner;
• applicare filtri, mostrare grafici, cambiare list view.

Quello che non può fare dalla Kanban è cambiare la configurazione: aggiungere valori di stage, modificare i key fields del Path, creare campi. Sono domande da Setup, non da vista.

Probability e Forecast Category: default, non formule

Ogni valore di Stage porta con sé un Probability (%) e una Forecast Category predefiniti. Quando il rep seleziona lo stage, i due campi si precompilano — ma restano campi normali e modificabili sul record. Un deal che vale meno degli altri nello stesso stage si corregge scrivendo a mano una probabilità più bassa su quel record: non si crea uno stage nuovo, non si tocca la configurazione, non serve un flow.

Opportunity team e opportunity splits

L’opportunity team è un gruppo temporaneo di persone che aiutano a chiudere il deal. Gli splits distribuiscono il credito fra i membri del team — e chi riceve uno split deve stare sul team.

Di default l’owner riceve il 100% del revenue split. Quindi: «accreditare il 25% a un sales engineer mentre l’owner resta al 100%» è per definizione un overlay split — un revenue split obbligherebbe a togliere 25 punti a qualcuno.

Forecasting e adjustment

I forecast type definiscono se si prevede a revenue o a quantity, su quale data si misura e su quale gerarchia si consolida: role hierarchy oppure territory hierarchy. La gerarchia di forecast è generata dalla role hierarchy dell’org; i singoli utenti partecipano grazie al permesso Allow Forecasting. Le quote sono opzionali ma consigliate, perché abilitano la percentuale di quota raggiunta.

Gli stage mappano sulle forecast category (Pipeline, Best Case, Commit, Closed, Omitted). Un forecast manager può rettificare (adjust) i totali di chi sta sotto di lui quando sa qualcosa che non sta su nessun deal. Punto che l’esame ama: l’adjustment non modifica le opportunity sottostanti e non modifica il forecast personale del subordinato. Il manager rettificato continua a vedere i propri numeri intatti; la rettifica è visibile a chi l’ha fatta e a chi sta sopra, segnalata da un’icona sul valore.

Einstein for Sales: scoring delle opportunity

Einstein Opportunity Scoring assegna a ogni deal un punteggio da 1 a 99, mostrato in Pipeline Inspection e sul record, con le fasce Low / Med / High. Due cose da sapere:

• il modello è costruito su campi standard dell’opportunity, storico del record e attività (task, eventi, email e calendario sincronizzati), non su una regola scritta dall’admin;
• Einstein espone i fattori che alzano e abbassano il punteggio, e il modello viene riaddestrato periodicamente mentre i punteggi si aggiornano più volte al giorno.

Non è un campo formula, non è configurabile valore per valore, e non va confuso con il Probability.

Lead scoring contro lead grading

I due assi sono indipendenti, ed è esattamente lì che l’esame gioca. Un prospect che apre tutto ma lavora in un settore in cui non vendiamo ha score alto e grade basso: non va passato alle vendite, va tenuto in nurturing (o squalificato). Il grade è la difesa contro l’entusiasmo del contatto sbagliato.

Home page e Assistant

Le componenti di produttività — Assistant, Today's Tasks, Performance, Key Deals — si montano su una Home page nel Lightning App Builder. Il punto d’esame è l’Activation, che offre tre livelli: Org Default (tutti), App Default (tutti dentro quell’app) e App and Profile (combinazioni app + profilo). Una pagina destinata solo al profilo Sales User e solo dentro l’app Sales richiede App and Profile; le altre due opzioni la darebbero anche a chi non deve vederla.

Trappole tipiche d’esame

• Stage diversi per team diversi = record type + sales process, uno per team. Il Path da solo non separa niente: si aggancia a un record type. E il sales process, non il record type, decide quali valori di Stage compaiono.
• Probability (%) è un campo editabile, non un calcolo. Lo stage lo precompila; il rep può scriverci sopra un valore più basso sul singolo deal. Stesso discorso per Forecast Category.
• Revenue split contro overlay split. «Credito aggiuntivo senza togliere all’owner» è sempre overlay: il revenue split non può superare il 100%. E chi prende uno split deve già essere sull’opportunity team.
• L’adjustment del forecast non tocca i dati. Non cambia le opportunity, non cambia il forecast personale di chi sta sotto: aggiunge una rettifica visibile a chi l’ha fatta e ai suoi superiori.
• Score contro grade. Il numero misura l’interesse, la lettera misura il fit. «Engaged ma fuori target» non è un lead caldo: è un lead da nurturing.
• Einstein Opportunity Scoring non è configurabile come una regola. Nessun admin decide i pesi: il modello impara dai dati dell’org e mostra i fattori. Se una risposta parla di «criteri impostati dall’amministratore», sta descrivendo altro.
• Attivazione della Home page. App and Profile è l’unica opzione che limita insieme app e profilo; App Default ignora il profilo, Org Default ignora tutto.