Tre strumenti, tre verbi diversi
Estendere Dynamics 365 Sales con Power Platform significa quasi sempre scegliere fra tre verbi. Un flusso di Power Automate agisce: reagisce a un evento e produce un effetto. Un componente o un controllo di Power Apps cambia il modo in cui un dato si inserisce o si legge dentro un form o una vista. Un report di Power BI mostra: aggrega e visualizza, senza modificare nulla. Chi tiene fermi questi tre verbi risponde correttamente alla maggior parte delle domande di questo dominio.
La confusione più costosa non è però fra i tre prodotti: è fra un flusso di Power Automate e i due oggetti che gli somigliano. Un business process flow è un processo guidato fatto di stages e steps mostrato in un controllo in cima al form; la documentazione di Power Automate è esplicita sul fatto che i business process flow «don’t provide any conditional business logic or automation beyond providing the streamlined experience for data entry and controlling entry into stages». Si possono attivare fino a 10 business process flow per tabella, ognuno fino a 30 stage, e un processo multi-tabella può legare fino a cinque tabelle. Una sequence del Sales accelerator è invece un elenco di attività assegnate ai venditori e mostrate nel widget Up next: i tipi di step documentati sono A/B test, Email activity, Automated email activity, Send a text message, Send an automated text message, Phone call activity, Task activity e Set wait time. Un flusso di Power Automate, infine, è un processo che gira per conto suo, con trigger e azioni, e non compare né come barra sul form né come attività per il venditore.
Attenzione a un dettaglio che l’esame ama: dal designer del business process flow si possono richiamare workflow on demand trascinando un componente workflow su uno stage oppure nella sezione Global Workflows. Quindi «il processo guidato non automatizza nulla» è vero per gli stage in sé, ma il processo può comunque innescare automazione. Ricorda anche che l’esame è in beta e che la study guide avverte che verte soprattutto su funzionalità in general availability: quando una capability è marcata preview, sapere che lo è vale quanto saperla configurare.
Creare flussi di Power Automate
Il caso d’uso più tipicamente “Sales” di un flusso è la creazione di insight card personalizzate per l’assistant. Il percorso è: nell’app Sales Hub, Change area in basso a sinistra, Sales Insights settings; poi, nella site map sotto Assistant, Home per aprire la pagina Assistant Studio; qui + New insight card e + Create from blank, che porta a costruire il flusso in Power Automate. Nel flusso si cerca il connettore Dynamics 365 Sales Insights e si usa l’azione Create card for assistant, compilando Environment (org), Card name, Card header, Card text e Primary action type, che può essere Custom action (CRM process), Open record, Open URL o REST. L’azione Choose custom action (CRM process) for insight card è marcata preview: dillo, se la proponi a un cliente.
Due particolari operativi che si dimenticano: il Flow Checker nella command bar deve essere pulito, perché errori e warning vanno risolti prima di salvare; e la card appare nell’elenco di Assistant studio solo dopo che il flusso ne ha generata almeno una. Per ritrovare i flussi salvati si va su Power Automate, si apre Solutions e poi Default Solution.
Incorporare componenti e controlli di Power Apps
Il Power Apps component framework serve a creare code components per app model-driven e canvas, da usare su form, viste, dashboard e schermate canvas: per esempio sostituire una colonna numerica con un componente dial o slider, oppure trasformare una lista in un Calendar o in una Map. La differenza dalle vecchie web resource HTML è dichiarata: i code component «render as part of the same context and load at the same time as any other components». Il framework non è supportato negli ambienti on-premises, e un componente che si collega direttamente a servizi esterni è considerato premium.
Una canvas app si incorpora in un form model-driven «in the same way other custom controls are added»: nel form designer si seleziona il controllo Canvas app su un form main; con il modern app designer si può invece esporre l’app come custom page. Sales porta poi i suoi controlli pronti: il Kanban control, che funziona solo sulle tabelle Opportunity e Activity, solo sul main grid e non sui subgrid, si aggiunge da Settings > Advanced Settings > Customization > Customizations > Customize the System, aprendo la tabella, poi Views, Components, Add Component (se manca, Get more components e scheda Built by Microsoft). Sul Kanban delle opportunità l’aggregazione è supportata solo sul campo Estimated Revenue e la vista può essere associata solo al business process flow Sales Process. La griglia prodotti modificabile è invece già presente nella sezione Product Line Items del form main di Opportunity e nella sezione Products di Quote, Order e Invoice. Il widget Up next si aggiunge a un form personalizzato dal form designer con Display > Sequence (Up next), solo su managed form.
Incorporare report Power BI
Tre strade, con costi e vincoli diversi. La più leggera è il pulsante Visualize this view nella app bar di una vista a griglia: genera un report automatico basato sui dati attualmente filtrati nella griglia, in DirectQuery con single sign-on; è temporaneo finché non si sceglie Save in un workspace. La seconda è la dashboard personale: l’amministratore deve prima abilitare Advanced Settings > System > Administration > Reports > Embed Power BI visuals, poi dalle Dashboards si usa New > Power BI Dashboard oppure si aggiunge un Power BI Tile. La terza è incorporare un report in un form main: qui non basta il form designer, serve esportare una soluzione unmanaged, modificare customizations.xml sostituendo il blocco control con lo specifico control class ID e i parametri PowerBIGroupId, PowerBIReportId e TileUrl, e reimportare; per filtrare il report sul record aperto si aggiunge l’elemento PowerBIFilter.
Il punto che l’esame verifica più volentieri è la sicurezza: nel report incorporato i ruoli di sicurezza di Power Apps non filtrano i dati, quindi per replicare quelle restrizioni si usa la row-level security di Power BI. Aggiungi che l’incorporamento non supporta riferimenti cross-tenant e che un tile Power BI su form è supportato solo senza filtro contestuale. Restano infine i report paginati basati su SQL Server Reporting Services, che si abilitano aggiungendo la tabella Report all’app e che non funzionano su canvas app né su app model-driven eseguite da telefono o tablet: se la domanda parla di un documento stampabile e strutturato, la risposta non è Power BI.