Prima di aggiungere qualunque riga a un’opportunità bisogna sapere da dove arriva il numero. Una price list è il listino che dice ai venditori quanto far pagare un prodotto: ha Name, Start Date/End Date e Currency, e la documentazione ricorda che serve almeno una price list per ogni valuta in cui l’organizzazione lavora. Il prezzo vero e proprio sta invece nel price list item, che lega insieme Product, Unit e Currency, e sulla scheda Pricing information espone il Pricing Method (Currency Amount, Percent of List, Percent Markup - Current Cost, Percent Markup - Standard Cost, Percent Margin - Current Cost, Percent Margin - Standard Cost), l’Amount o la Percentage, e la Rounding Policy con Rounding Option e Rounding Amount.

Sul price list item si aggancia anche la Discount List, ed è qui che si annida una delle confusioni classiche. La discount list è un listino sconti a scaglioni: ha un Type (Percentage oppure Amount) e righe di Discount con Begin quantity, End quantity e la percentuale o l’importo. Non è la stessa cosa dello sconto che il venditore digita a mano sulla riga di opportunità: quello è il Manual Discount Amount. La price list dice quanto costa, la discount list dice quanto si toglie a volume.

Tenete separati anche gli oggetti del catalogo: un product è l’articolo singolo, una product family è il contenitore gerarchico che trasmette le properties ai figli, e un product bundle è una collezione venduta come unità sola, con prodotti marcati Required oppure opzionali. La documentazione è esplicita: non si possono aggiungere product family, kit o altri bundle dentro un bundle.

Aggiungere gli Opportunity Products

Nel Sales Hub si apre l’opportunità e si va sulla scheda Products. Il primo passo è selezionare una Price list: per impostazione predefinita è obbligatoria, ma l’amministratore può attivare Make price list optional nelle Product Catalog Settings. Subito dopo si decide il campo Revenue: con System Calculated il fatturato stimato viene calcolato dalla somma dei prodotti, con User Provided lo scrive il venditore.

Con Add product si apre il form Quick Create: Opportunity Product. L’interruttore Select Product distingue i due casi che l’esame ama contrapporre: Existing, cioè un prodotto già a catalogo, e Write-In, cioè un articolo ad hoc digitato al volo. Quando c’è una price list selezionata, il campo Existing Product mostra solo i prodotti associati a quel listino e la vista predefinita diventa Products in Parent Price List — una vista personalizzata non può sostituirla. Se invece la price list non c’è, il lookup mostra tutti i prodotti attivi e si può cambiare vista con l’icona Change View. Se scegliete un prodotto non associato al listino selezionato, ricevete un errore.

Gli altri campi del form sono Price Overridden (con l’opzione Override Price per imporre un prezzo unitario diverso da quello di catalogo), Quantity, Manual Discount Amount e Tax. Nella griglia Products si modificano inline quantità e sconto per i prodotti di catalogo, mentre per un write-in product si può cambiare anche il prezzo. Dalla griglia si fa doppio clic per aprire una riga, si usa Delete Opportunity Line per eliminarla, si espande un bundle con l’icona chevron e si aprono i Suggestions per i related products di cross-sell e upsell. Se l’amministratore ha attivato Enhanced experience for adding products, il venditore vede invece la finestra Add products con ricerca testuale, schede Recently used e Write in, colonna Price per unit e pulsante Save to opportunity.

Quando i totali non tornano

Questo è il punto in cui un errore di catalogo si manifesta sulla trattativa. Se System pricing calculation è attivo, il calcolo scatta all’apertura, creazione o aggiornamento del record e quando i prodotti vengono aggiunti, modificati o eliminati. Ma con price list obbligatoria il calcolo non avviene se non avete selezionato un listino, se il prodotto non appartiene al listino scelto, se manca il price list item del listino predefinito del prodotto o se la valuta non corrisponde. Con price list opzionale il calcolo avviene comunque, e se il prodotto non è associato ad alcun listino il Price Per Unit resta a 0.

Due dettagli che si ricordano male: il volume discount viene calcolato solo quando cambia la Quantity, e viene applicato anche se la discount list è inattiva. Inoltre l’impostazione Discount calculation method cambia il risultato: con il metodo per line item lo sconto si sottrae dal totale di riga, con Per unit si sottrae dal prezzo unitario prima di moltiplicare. Sui bundle, infine, il prezzo si basa sui prodotti Required e i campi di prezzo delle righe required non sono modificabili.

La opportunity pipeline view

La opportunity pipeline view, prima nota come deal manager, si apre da Opportunities e, se non compare, con Show As > Pipeline view. È composta da quattro parti: Metrics in alto, Charts, la editable grid con modifica inline e il menu a tre puntini per chiudere l’opportunità come won o lost o riaprirla, e il side panel per vedere e correggere i dettagli del record collegato. I grafici sono il bubble chart e il Sales funnel chart, che può visualizzare fino a 50.000 record.

Il venditore personalizza con Edit columns per aggiungere, mostrare, nascondere o riordinare le colonne, Edit filters per le condizioni (Add row, Add group per l’operatore Or), Combo > Edit Metrics per le metriche — che però non sopravvivono al logout — e Save as new view con Set as default view per conservare il lavoro. Il side panel ha le modalità Compact header, Business process flow ed Extended width. Se l’amministratore ha abilitato raggruppamento e aggregazione, dall’intestazione di colonna si usano Group by/Ungroup e Totals con somma, media, minimo o massimo.

Lato amministratore la pagina si raggiunge da App Settings > Opportunity pipeline view, dove si trovano Set the default form for side panel, Set default metrics for sellers e la sezione Manage charts con Deal tracker e Sales funnel. Per renderla la vista predefinita si aggiunge il controllo Pipeline view al form Main dell’opportunità, configurando Table, View, Enable grouping ed Enable aggregation.

L’esame AB-210 (Accelerating Sales Pipelines with AI in Dynamics 365, in beta, 120 minuti, soglia 700) è d’obbligo tenerlo distinto dalla certificazione che rilascia, Dynamics 365 Sales AI Consultant Associate. Su questa unità la domanda tipica non chiede la formula del prezzo, ma dove si tocca una leva: catalogo o riga? amministratore o venditore? Attenzione a non attribuire al Sales Opportunity Agent — che fa ricerca e rilevazione dei rischi sulle opportunità, non pricing — le impostazioni di listino, e a non confondere le personalizzazioni del venditore sulla pipeline view con le configurazioni pubblicate dall’amministratore.