La lista Chats, dove torna il lavoro di ieri

In Copilot Chat le conversazioni non svaniscono quando chiudi la finestra. Dopo l’accesso con il tuo account Microsoft 365 le trovi nella lista Chats, nella navigazione di sinistra: selezioni una conversazione, la rileggi e, se serve, la riprendi da dove l’avevi lasciata. Non è un archivio in sola lettura, è una chat che puoi continuare, e Copilot risponde tenendo conto di ciò che c’è già scritto sopra.

Vale più di quanto sembri. Lunedì hai chiesto un riassunto di un thread di posta su una gara d’appalto con l’elenco dei punti aperti; giovedì la riunione slitta e arrivano tre risposte nuove. Invece di ricostruire il prompt da capo, riapri quella conversazione dalla lista Chats e chiedi di aggiornare il riassunto con gli ultimi messaggi: il contesto che avevi costruito, comprese le correzioni che gli avevi fatto, è ancora lì.

Un chiarimento che evita perdite di tempo: la Search dell’app Microsoft 365 Copilot è documentata per trovare persone, file, immagini, messaggi e siti SharePoint. La strada documentata per ritrovare una tua conversazione con Copilot è la lista Chats, non la ricerca.

Rename, Move to notebook, Delete

Le azioni sulla singola conversazione stanno accanto al suo titolo, sotto il menu … More. Sono tre.

Rename rinomina la conversazione. I titoli assegnati automaticamente si somigliano tutti e dopo due settimane la lista diventa illeggibile: rinominare in “Gara appalto, punti aperti” costa cinque secondi e ti fa ritrovare la chat al primo colpo.

Move to notebook aggiunge la conversazione ai Copilot Notebooks. Attenzione all’oggetto: un notebook è uno spazio di lavoro che raccoglie riferimenti e ci si fonda sopra per rispondere o produrre contenuti, ed è cosa diversa da una page, che è un documento collaborativo, e dalla chat stessa. Spostarla in un notebook la porta in quel contenitore, non la condivide con nessuno.

Delete rimuove la conversazione dalla cronologia: la documentazione descrive l’azione come quella che “Deletes the conversation from chat history”. Lavora sull’intera conversazione, non sul singolo messaggio.

Eliminare una chat non svuota quello che Copilot ricorda di te

Qui si sbaglia di più, ed è il motivo per cui l’argomento finisce nelle domande. Cronologia e memoria sono due cose separate, gestite in due posti diversi.

La memoria si governa da … Settings and more, in alto a destra, poi Chat settings e Personalization. Trovi tre riquadri distinti: Custom instructions, cioè le preferenze che detti tu (per esempio rispondere per punti anziché in paragrafi), Saved memories con il link Manage saved memories, e Chat history. Dentro Manage saved memories elimini una memoria alla volta con la relativa icona, oppure le azzeri tutte con Delete all memories.

La documentazione Microsoft è esplicita su due passaggi controintuitivi: eliminare una chat non elimina le saved memories generate da quella chat, e spegnere il toggle delle saved memories non cancella le memorie già salvate, smette solo di applicarle. Se vuoi che Copilot dimentichi che sei responsabile acquisti, devi cancellare quella memoria, non la conversazione in cui gliel’hai detto.

Il riquadro Chat history è ancora un’altra cosa: riguarda le inferenze che Copilot ricava dalle conversazioni passate. Se lo spegni, quei dettagli vengono eliminati dopo trenta giorni, e riaccendendolo entro quella finestra l’eliminazione viene annullata. Se invece elimini tutte le chat in cui una certa informazione era stata detta o richiamata, le tracce spariscono dai dettagli della Chat history entro sette giorni.

Personalizzazione e memoria di Copilot sono in preview e soggette a modifiche, e sono disponibili sia con licenza Microsoft 365 Copilot sia in Copilot Chat senza licenza. Come contesto: se l’amministratore ha disattivato il controllo Enhanced personalization, in Personalization vedrai Custom instructions, Saved memories e Chat history spenti e non riuscirai ad accenderli. Non è un guasto e non è qualcosa che risolvi tu.

Che cosa devi saper distinguere

L’esame lavora su tre livelli facili da impastare. Ritrovare una conversazione è la lista Chats. Rimuoverla è Delete dal menu … More accanto al titolo, e agisce sulla cronologia. Cancellare la Copilot activity history è un’operazione ancora diversa, che si fa dal portale My Account in Data and Privacy, sotto Data options: riguarda il registro di prompt e risposte in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneNote, Loop, Forms, Planner, Whiteboard e Copilot Chat, e non rimuove i contenuti che hai già salvato nei file, quindi le slide che Copilot ti ha aiutato a costruire restano nella presentazione.

Un’ultima nota di contesto, perché è la trappola tipica delle domande formulate come “l’utente elimina la chat: il contenuto è sparito?”. Nelle organizzazioni le interazioni con Copilot possono essere soggette a criteri di conservazione, quindi ciò che sparisce dalla tua vista non equivale automaticamente a una cancellazione definitiva sul piano della conformità.