Salvare: mettere da parte il testo

Hai passato dieci minuti a scrivere il prompt perfetto per il punto settimanale del team, quello che chiede il riassunto per temi, il tono neutro e la lista delle decisioni aperte. Funziona. Il giorno dopo è sepolto in fondo alla conversazione. Salvare serve esattamente a questo: mettere da parte il testo del prompt per rieseguirlo quando vuoi.

Il gesto è sempre lo stesso. Esegui il prompt, passa il puntatore sopra il prompt che hai appena lanciato e seleziona Save prompt; puoi anche cambiargli il titolo, così fra un mese lo riconosci. Da quel momento il prompt vive in un contenitore, e qui l’esame ti può mettere in difficoltà, perché Microsoft usa oggi due etichette vive su due superfici diverse. La pagina di supporto per l’utente parla di Copilot Prompt Lab e della scheda Your saved prompts. La documentazione su learn.microsoft.com e la pagina sulla condivisione al team parlano invece di Copilot Prompt Gallery, organizzata in tre sezioni: Suggested per i prompt curati da Microsoft, Your Prompts per quelli che hai salvato tu, Teams per quelli condivisi con un team. Nessuna delle due etichette è sbagliata o ritirata: ciò che è stato ritirato è l’app standalone, non il contenitore. Quando ne parli, nomina quella della superficie che stai guardando.

Dove lo apri cambia che cosa ci trovi dentro. Da Copilot Chat, da Teams e da Outlook raggiungi il contenitore completo, sezioni del team incluse. In Word, Excel e PowerPoint trovi i prompt Microsoft e i tuoi, non lo stesso insieme. È una delle differenze per app che vale la pena tenere a mente.

Un dettaglio che rassicura: se disinstalli un agente, i prompt che avevi salvato non evaporano. La documentazione dice testualmente che “If an agent is uninstalled, a copy of the saved prompt remains available in the Copilot Prompt Gallery”, e li ritrovi sotto Your prompts.

Attenzione al punto che l’esame ama: salvare non automatizza niente e non rende il prompt visibile a nessun altro. È una scorciatoia personale, nient’altro.

Schedulare: farlo girare da solo

Schedulare è un’altra cosa: fa eseguire il prompt da solo, a cadenza, senza che tu apra niente. Il caso d’ufficio tipico è il lunedì mattina, quando vuoi trovare già pronto un riepilogo di quello che si è mosso nel fine settimana.

Anche qui si parte da un prompt eseguito: ci passi sopra e selezioni Schedule this prompt. Imposti orario, frequenza e preferenze di notifica, poi Save. La schedulazione vive in Copilot Chat, in Teams e in Outlook.

I risultati non arrivano per posta: “After a scheduled prompt has run, you’ll see chat responses on the left side of the Copilot window, in the Chats section”. Le esecuzioni schedulate sono in grassetto e hanno un’icona davanti, così le distingui dalle conversazioni che hai avviato tu.

Per gestirle apri il menu … Settings and more in alto a destra e scegli Scheduled prompts. Da lì hai quattro comandi: Run now per un’esecuzione immediata, Edit Schedule per cambiare la cadenza, Turn off per sospendere e Delete per rimuovere. Run now e Turn off sono disponibili nella sezione Active. Non confondere gli ultimi due: sospendere non è cancellare, e una schedulazione spenta resta lì, pronta a essere riaccesa. C’è un tetto di dieci prompt schedulati per utente, e serve una licenza Microsoft Copilot: è uno dei punti dove Microsoft 365 Copilot con licenza e Copilot Chat senza licenza non si equivalgono.

Un fatto amministrativo, da leggere solo come contesto: la funzionalità dipende dall’impostazione “Allow the use of additional optional connected experiences in Office”. Se l’amministratore la disattiva, non vedrai più l’icona dei prompt schedulati né il menu di gestione, e non potrai gestire quelli già creati, che però continuano a girare fino alla fine della loro pianificazione. Non è una cosa che fai tu, ma spiega perché un collega vede un comando che a te non compare.

Condividere significa passare il prompt ad altre persone, e si fa in due modi che l’esame tiene ben separati.

Il primo è il collegamento. Esegui il prompt, ci passi sopra e selezioni Copy prompt link: ti ritrovi negli appunti un link da incollare dove vuoi, “such as a Microsoft Teams chat or a OneNote page”. È una copia inerte, che vive dove l’hai messa.

Il secondo è la condivisione a un gruppo di lavoro, e parte da un prompt già salvato. Nella scheda Your prompts passi sopra il prompt e selezioni il pulsante Share prompt in cima alla card, poi Share to team e scegli il team. Il prompt compare nella scheda Team prompts, dove chi fa parte di quel team vede tutti i prompt condivisi da te e dagli altri; da lì un prompt condiviso si può anche rimuovere.

Che cosa verifica l’esame

Il trabocchetto è quasi sempre uno scambio fra i tre verbi. Salvare mette da parte, schedulare automatizza, condividere distribuisce, e nessuna delle tre implica le altre: un prompt salvato non parte da solo, un prompt schedulato non è visibile ai colleghi, un link copiato non finisce nella scheda del team. Tieni separati anche Turn off e Delete, e ricorda che la condivisione al team presuppone il salvataggio, mentre il link no. Infine, se una domanda ti mette davanti Copilot Prompt Gallery e Copilot Prompt Lab come se una dovesse essere l’errore, la premessa della domanda è sbagliata: convivono.