Perché indicare la fonte cambia la risposta

“Riassumimi la situazione del progetto Contoso” e “Riassumi il documento Piano Contoso.docx e la riunione di kickoff di martedì” non sono la stessa domanda. Nella prima Copilot deve indovinare che cosa sia rilevante fra tutto ciò a cui hai accesso; nella seconda gli hai consegnato il perimetro. La documentazione è esplicita sull’effetto: quando le fonti giuste non sono disponibili, la risposta tende a farsi più generica, e il rimedio suggerito è aggiungere un file, un link o istruzioni specifiche per ancorare la risposta.

Il gesto è uno solo e si impara in dieci secondi. Nella casella del prompt digiti / e cominci a scrivere il nome della cosa che vuoi collegare. La pagina di supporto lo dice testualmente: “type / and begin typing the people, file, meeting, or email you wish to link”. Mentre scrivi compaiono suggerimenti raggruppati per tipo: People, Files and Images, Meetings, Emails, chat e canali di Teams, siti SharePoint e connettori verso sistemi terzi. I suggerimenti non sono casuali: le persone sono ordinate per frequenza e recenza degli scambi, i file pescano dalla tua attività recente su OneDrive, le riunioni arrivano dal calendario in base alle risposte agli inviti, le e-mail da segnali come menzioni e flag.

Il / non è l’unica strada. Un file lo puoi anche trascinare nella casella o incollare. E in Microsoft 365 Copilot Chat c’è il pulsante Add and manage sources, il segno più accanto alla casella di composizione, che apre tre voci distinte: Add work content per pescare dai materiali di lavoro, Upload images and files per caricare dal dispositivo, Attach cloud files per aprire il selettore di OneDrive. Sono tre gesti diversi, non sinonimi: caricare un PDF dal desktop non è la stessa cosa che referenziare un file già presente in OneDrive.

Che cosa puoi referenziare dipende dalla licenza

Qui sta la distinzione che va tenuta ferma. Microsoft 365 Copilot con licenza e Copilot Chat senza licenza usano la stessa casella di prompt, ma non hanno lo stesso raggio d’azione sui dati di lavoro. La tabella di confronto ufficiale è netta: senza licenza il ragionamento sui dati di lavoro è “Limited (uploaded files)”, cioè si limita ai file che carichi tu in quel momento; con licenza diventa “Full (meetings, emails, chats, files, and more)”.

Tradotto in pratica: senza licenza puoi comunque caricare la presentazione del cliente e farti aiutare a riscriverla, ma non puoi scrivere / e agganciare la riunione di ieri o il thread di posta con il fornitore, perché quel materiale non è raggiungibile. Con licenza sì. Se apri Copilot e non trovi la riunione fra i suggerimenti, prima di pensare a un guasto considera questa differenza — oppure il fatto che l’amministratore può aver disattivato alcune sorgenti: nel menu delle fonti esiste un controllo Change data sources con l’interruttore Work IQ, che governa proprio l’accesso a e-mail, messaggi Teams e file.

Un limite vale invece sempre, licenza o no, ed è quello dei permessi: “Copilot can only reference internal organizational data that you have access to”. Referenziare una cosa non ti dà accesso a quella cosa. Se il sito di un altro reparto ti è precluso, resta precluso anche dentro il prompt.

Come si referenzia dentro le singole app

Le capacità non sono uniformi e l’esame ama proprio questa asimmetria.

In Word, quando fai scrivere una bozza puoi digitare / nella casella del prompt per agganciare materiale esistente: “You can choose up to 20 items for Copilot to reference when creating your new document”, e la documentazione precisa il tipo ammesso — “They can be Word, PowerPoint, PDF, or TXT files”. È il caso classico del brief: chiedi una proposta commerciale citando il documento di ricerca invece di reincollarne il contenuto.

In PowerPoint, per aggiungere una slide partendo da un file, selezioni Reference a file oppure digiti / per scegliere la fonte, poi invii. Il consiglio ufficiale è di indicare la sezione o l’argomento preciso del file da cui vuoi la slide, non il file e basta.

In Teams la logica cambia: apri Open Copilot in alto a destra in una chat e la conversazione stessa è il contesto, con una finestra predefinita di 30 giorni che puoi restringere scrivendo un periodo (“il mese scorso”). Attenzione, però: Copilot non riassume immagini, componenti Loop né i file condivisi dentro il thread, e per il riassunto di un thread servono almeno 1000 caratteri di testo.

In Outlook, aprendo un evento del calendario trovi Prepare for this meeting, che raccoglie documenti condivisi e scambi precedenti fra i partecipanti. Con un’avvertenza da ricordare: “Copilot will only summarize related meeting content that you have access to”, e per questo due colleghi possono vedere due riepiloghi diversi della stessa riunione.

Che cosa verifica l’esame

AB-730 non ti chiede di ricordare l’icona giusta: ti mette davanti a uno scenario d’ufficio e ti chiede quale risorsa sia opportuno referenziare. Se la domanda dice “devo preparare l’agenda della revisione trimestrale”, la risposta corretta punta alla riunione e ai documenti condivisi, non a una ricerca generica sul web.

Due confusioni ricorrenti. La prima è scambiare caricare un file con referenziare dati di lavoro: il primo funziona anche senza licenza, il secondo no. La seconda è l’over-reliance, cioè fidarsi del risultato senza controllarlo. Poiché i modelli tendono a dare più peso all’inizio e alla fine di un file lungo, il centro può ricevere meno attenzione: su un documento corposo conviene spezzare la richiesta. E in fondo a ogni risposta c’è il pulsante Sources, con le citazioni in linea, che serve esattamente a verificare da dove viene ciò che stai per inoltrare a un cliente.