Chat, notebook e page: tre contenitori diversi
Nell’app Microsoft 365 Copilot convivono tre oggetti che si somigliano, e finché non li tieni separati questa unità non ha senso.
La chat è la conversazione: la sequenza di prompt e risposte. Vive nell’elenco delle chat nel riquadro di sinistra dell’app e si riapre selezionandola, per continuare da dove eri rimasto.
Il Copilot notebook è un contenitore di riferimenti su cui si continua a lavorare. È l’area dove raccogli i materiali di un progetto — file, pagine, collegamenti, note di riunione, conversazioni — e dove Copilot risponde restando ancorato a ciò che hai aggiunto lì dentro, invece di pescare da tutto il lavoro a cui hai accesso. È il posto in cui un progetto che dura settimane continua a vivere.
La page (Copilot page) è tutt’altro: è un documento collaborativo che nasce da una singola risposta. Sotto la risposta di Copilot scegli Edit in Pages e quel testo diventa una tela modificabile e condivisibile, affiancata alla chat; puoi rinominarla selezionandone il titolo.
Tienila così: la chat è il dialogo, il notebook è il progetto, la page è il documento che produci.
Rinominare una chat perché sia ritrovabile
Il titolo con cui una conversazione compare nell’elenco è quasi sempre inutile a distanza di due settimane. Se hai passato mezz’ora a far riassumere a Copilot il thread di posta sul rinnovo del contratto con un fornitore, ritrovare quella chat fra decine di righe simili diventa un lavoro.
Il gesto è nell’elenco delle chat. Accanto al titolo della conversazione apri il menu More (i tre puntini): trovi tre voci, Rename, Move to notebook e Delete. Con Rename cambi il nome della conversazione.
Un buon nome non descrive lo strumento ma il lavoro: “Rinnovo fornitore logistica — analisi thread” funziona, “Riassunto” no. Se in azienda lavorate per progetti, mettere il nome del progetto come prima parola rende l’elenco ordinabile a occhio.
Attenzione a non confondere le tre voci: Rename cambia solo l’etichetta e non tocca né il contenuto né la posizione; Delete rimuove la conversazione dalla cronologia; Move to notebook la sposta altrove. Sono tre azioni diverse nello stesso menu, ed è esattamente il tipo di dettaglio che l’esame chiede di distinguere.
Aggiungere una conversazione a un notebook
Move to notebook aggiunge la conversazione a Copilot Notebooks. Da quel momento la chat non è più un episodio isolato nella cronologia: sta insieme al resto del materiale del progetto.
Il valore si vede quando il notebook è già popolato. I riferimenti si aggiungono dal pannello Add references, in cima al riquadro dei contenuti nell’app Copilot (in OneNote si usa il pulsante più accanto a References). Puoi cercare un elemento per nome, caricarlo con Upload, incollare il collegamento a un documento in OneDrive o SharePoint, sfogliare OneDrive o trascinare i file nell’area indicata. Sono accettati formati come .docx, .pptx, .xlsx, .pdf, .txt, .rtf, .loop e .page, oltre alle pagine di OneNote, e puoi aggiungere anche un sito SharePoint, una raccolta documenti o una cartella.
Esempio d’ufficio: stai preparando la revisione trimestrale. Nel notebook hai già il file Excel dei numeri, il verbale della riunione precedente e il sito del team. Ci porti anche la chat in cui hai fatto ricostruire a Copilot le obiezioni emerse nell’ultimo giro. Quando poi chiedi una bozza di presentazione, Copilot lavora su quell’insieme.
I notebook si trovano selezionando Notebooks nel riquadro di sinistra, con la vista All notebooks e i filtri All, Just you e Shared; da lì puoi anche aprirli, rinominarli o eliminarli, e crearne di nuovi con New notebook. Gli stessi notebook sono raggiungibili da OneNote sul web.
Due avvertenze che l’esame considera parte della competenza. La prima: condividere un notebook non condivide solo il notebook, può dare ad altri accesso ai file che contiene, e chi viene invitato ottiene la possibilità di modificare, non la sola lettura. Prima di spostare lì una conversazione delicata, chiediti chi vedrà quel notebook. La seconda: l’eliminazione di un notebook è definitiva.
Il numero di riferimenti su cui Copilot si ancora dipende dalla licenza: chi ha Microsoft 365 Copilot arriva a un tetto più alto di chi usa Copilot Chat. Se nella tua organizzazione l’amministratore non ha reso disponibile la funzionalità, semplicemente non vedrai la voce: è contesto, non qualcosa da sistemare da solo.
Confusioni tipiche da evitare
Il notebook ha proprie Instructions (nell’app Copilot: pulsante More options in alto a destra, poi Instructions; in OneNote: la freccia accanto al nome del notebook, poi Copilot instructions). Non vanno confuse con le custom instructions generali, che stanno nelle impostazioni della chat sotto Personalization, né con la memory di Copilot, che ricava dettagli dalle conversazioni precedenti. Le istruzioni del notebook valgono in quel notebook e chi lo condivide può vederle e modificarle.
Ultima trappola: Capture non è “aggiungere una conversazione”. È una funzionalità di OneNote che trascrive momenti offline o riunioni non-Teams dentro un notebook, ed è un’altra strada rispetto a Move to notebook. In un quesito, “portare la chat nel notebook” indica il menu della conversazione, non Capture.