Scegliere il piano Microsoft 365 corretto è uno degli argomenti più ricorrenti nell’esame MS-900, perché tocca sia gli aspetti commerciali sia quelli tecnici della piattaforma. La logica di fondo è semplice: esistono due grandi famiglie, Business ed Enterprise, a cui si affiancano i piani Frontline (F). Sapere quando usare l’una o l’altra è più importante che memorizzare ogni singola feature.

La famiglia Business (fino a 300 utenti)

I piani Microsoft 365 Business sono pensati per piccole e medie imprese e hanno un vincolo netto: massimo 300 utenti per tenant. Superata quella soglia, l’unica strada è passare a un piano Enterprise.

  • Business Basic — servizi cloud essenziali: Exchange Online, Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive e le app Office solo in versione web e mobile. Non include le app desktop installabili (Word, Excel, Outlook per PC/Mac).
  • Business Standard — tutto quello di Basic più le app desktop di Office installabili, insieme a strumenti come Bookings, Clipchamp e i webinar. È la scelta tipica per chi lavora con documenti complessi offline.
  • Business Premium — il livello più completo della famiglia: aggiunge un pacchetto di sicurezza e gestione dispositivi. Include Microsoft Intune, Microsoft Entra ID P1 (con Conditional Access), Microsoft Defender for Business e Defender for Office 365 Plan 1. È il piano indicato per una PMI che vuole protezione avanzata senza salire a un Enterprise.

La famiglia Enterprise (senza limite di utenti)

I piani Microsoft 365 Enterprise non hanno il tetto dei 300 utenti e offrono funzionalità di sicurezza, compliance e analytics più profonde.

E3

Comprende le app desktop, i servizi cloud e un livello base di sicurezza e compliance: include Entra ID P1, Intune e funzionalità fondamentali di Microsoft Purview. È la scelta standard per grandi organizzazioni che non necessitano delle capacità più avanzate.

E5

È il piano di punta e ciò che lo distingue da E3 è il livello “advanced” in tre aree:

  • Sicurezza: Microsoft Defender XDR (Defender for Endpoint, Identity, Cloud Apps, Office 365 Plan 2) ed Entra ID P2 con Identity Protection e Privileged Identity Management.
  • Compliance: funzionalità avanzate di Microsoft Purview come eDiscovery (Premium), Insider Risk Management, Communication Compliance e Sensitivity labels con auto-labeling.
  • Analytics e voce: Power BI Pro, oltre a Phone System e Audio Conferencing integrati.

La regola d’esame è netta: se lo scenario cita sicurezza avanzata, compliance avanzata o analytics avanzati, la risposta è E5.

F3 (frontline worker)

Microsoft 365 F3 è dedicato ai frontline worker — personale operativo come cassieri, addetti di produzione, personale sanitario o retail che lavora principalmente da dispositivo mobile o postazione condivisa. Costa poco per utente e include Teams, Exchange (con casella di posta di dimensione limitata) e le app Office solo web e mobile, senza versioni desktop. È la scelta corretta quando serve dotare molti dipendenti di strumenti collaborativi essenziali a costo contenuto.

Come scegliere in base allo scenario

  • Meno di 300 utenti e budget contenuto → famiglia Business.
  • Servono app desktop installate → Business Standard o superiore (non Basic).
  • PMI che vuole sicurezza e gestione dispositivi → Business Premium.
  • Oltre 300 utenti → obbligatoriamente Enterprise.
  • Personale operativo mobile a basso costo → F3.

Nota: componenti come Microsoft 365 Copilot o Entra ID Governance sono add-on acquistabili sopra un piano base idoneo, non piani a sé stanti.

Trappole tipiche d’esame

  • Scenario: azienda con 500 dipendenti che chiede un piano economico con app Office. → Risposta: un piano Enterprise (es. E3), perché Business è limitato a 300 utenti.
  • Scenario: PMI che richiede eDiscovery Premium e Insider Risk Management. → Risposta: E5 (le funzionalità di compliance avanzate non sono in Business Premium né in E3).
  • Scenario: servono le app desktop di Word ed Excel installate sui PC. → Risposta: Business Standard/Premium o Enterprise, non Business Basic (che offre solo app web/mobile).
  • Scenario: dotare 800 addetti di magazzino di Teams a basso costo. → Risposta: Microsoft 365 F3.
  • Scenario: PMI che vuole Conditional Access e gestione dispositivi con Intune restando sotto i 300 utenti. → Risposta: Business Premium (include Entra ID P1 e Intune).