Il Sales accelerator e la coda del venditore
Il Sales accelerator riduce il tempo che il venditore passa a cercare il prossimo cliente da contattare. In Sales Hub è presente per impostazione predefinita ma con funzionalità limitate: per averle tutte, un amministratore deve configurare il workspace.
La configurazione parte da Change area > Sales Insights settings; sotto Sales accelerator si sceglie Workspace, poi Quick setup. Due passaggi contano più degli altri: l’aggiunta dei security role abilitati alla funzionalità e la sezione Record type and form, dove si scelgono i tipi di record da mostrare nella work list e il form su cui compare il widget Sequence (up next). Per impostazione predefinita sono selezionati leads, opportunities, accounts e contacts; i tipi di record organization-owned non sono supportati. Conviene abilitare anche predictive lead scoring e predictive opportunity scoring: sono due modelli distinti, uno per i lead e uno per le opportunity, e non sono intercambiabili.
La work list sta sotto My Work > Sales accelerator e mostra i record assegnati a te o al security role di cui fai parte; quelli più vecchi di 30 giorni escono automaticamente. I filtri predefiniti sono Unopened, Followed, Due by, Record type e Activity type; accanto sta l’Up next widget. Nota che vale come domanda: il Sales accelerator non è supportato su tablet e smartphone, a differenza della Dynamics 365 Sales mobile app.
Sequence: quali passi deve compiere il venditore
Una sequence è l’insieme ordinato di attività da svolgere su un record. Si crea da Sales Insights settings > Sales accelerator > Sequences > New sequence, scegliendo Use template o Use blank sequence; in Define sequence properties si indicano Sequence name, Description ed Entity. Nel sequence designer il primo passo è sempre Sequence start here; i successivi si prendono da quattro gruppi: Steps, Conditions, Commands e LinkedIn. Si possono avere fino a 250 sequence attive.
Il pannello Properties stabilisce a chi tocca la sequence una volta connessa: Record owner, Team member specified in a record field, Owner team o Access team. Non confondere la sequence con un business process flow, che governa lo stage del record, né con un flusso di Power Automate.
Work assignment: quali record e a chi
Il work assignment richiede il Sales accelerator già configurato, vive in Sales Insights settings > Sales accelerator > Work assignment e si basa su tre componenti: segments, sequences e assignment rules.
Un segment raggruppa i record che soddisfano condizioni definite da te. Scelto un Record type, si crea con + New segment indicando Name, Description e Priority: il segment con priorità più alta prevale e quello predefinito ha sempre la priorità più bassa. Le condizioni si costruiscono con Add row, Add group e Add related entity, fino a 10 per segment; si possono avere fino a 250 segment attivi, e un segment può avere un numero qualsiasi di assignment rule ma solo 10 attive per volta. Solo i record attivi vi entrano: un lead qualificato diventa di sola lettura e non può più esservi connesso. Il segment da solo non basta: il sistema segmenta i record soltanto se almeno un segment attivo è connesso a una sequence, con Connect sequence, oppure ha una assignment rule attiva.
Una assignment rule ha quattro sezioni: Rule name; Eligible record type for this rule, dove si sceglie il segment; Assign these record type to seller, team, or queue, con opzioni come Any seller, Sellers with matching attributes e Specific sellers più gli equivalenti per team e code; infine Distribute record type by, che compare solo per le assegnazioni a singoli venditori. I metodi sono Round robin, che premia chi attende da più tempo, e Load balancing, che premia chi ha più capacity disponibile. Sono facoltative Assign if seller is available within un dato numero di ore e Assign record type based on seller capacity.
I seller attributes e la capacity si impostano in Settings: gli attributi con Pull from a data field o Create manually, la capienza con Set maximum capacity of leads and opportunities for this seller; la capacità disponibile è la massima meno quella consumata. Le regole si applicano nell’ordine in cui sono elencate e la prima che corrisponde vince, escludendo le successive; valutano solo i record creati o aggiornati dopo l’attivazione. Ciò che resta non assegnato compare in Monitor record type, con stato Needs attention e uno Status reason.
Tre meccanismi da non scambiare
L’esame è in beta, dura 120 minuti e richiede 700 punti, e gioca proprio su queste distinzioni: il segment decide quali record entrano in un flusso, la sequence quali passi compie il venditore, i selection criteria di un agente che cosa l’agente processa. Per il Sales Qualification Agent i selection criteria stanno nella sezione Guidance delle sue impostazioni e creano un segment con condizioni predefinite; la stessa pagina avverte che la priorità di quel segment è sempre bassa, una sopra il segment predefinito, e che in caso di sovrapposizione con i segment del work assignment i lead vanno ai venditori invece che all’agente. Quell’agente ha anche proprie Assignment rules, con Sellers/Teams e Add supervisor e distribuzione round robin: non sono le assignment rule del work assignment. Gli altri tre agenti, Sales Opportunity Agent, Sales Close Agent e Sales Research Agent, hanno impostazioni proprie; la pagina del Sales Close Agent lo dichiara “a production-ready preview feature”, e l’esame verte soprattutto su funzionalità in general availability.