Che cosa proietta una forecast, e da dove si configura
Una forecast aggrega la pipeline per rispondere a una domanda sul futuro: quanto ci si aspetta di chiudere nel periodo. Si configura in Sales Hub, area App Settings, sezione Performance management, voce Forecast configuration, con un percorso in sette passi che va dal template all’attivazione.
I template sono tre — Org chart forecast, Product forecast e Territory forecast — oltre all’opzione Create from scratch. Ognuno imposta valori predefiniti per la Rollup entity, cioè la sorgente dei dati aggregati (Opportunity per org chart e territory, Opportunity Product per il prodotto), per la Hierarchy entity (User, Product, Territory) e per la Rollup to hierarchy relationship che le collega. Nell’elenco delle rollup entity compaiono soltanto le tabelle con Change Tracking attivo; in Top of hierarchy si sceglie il vertice da cui parte il rollup.
Se nessuno configura nulla, gli utenti vedono comunque una out-of-the-box forecast: template org chart, Opportunity come rollup entity, solo mese corrente, non personalizzabile né disattivabile, con la quota derivata dal won del mese precedente.
Colonne della griglia e periodi
Nel passo Layout le colonne si aggiungono con Add from option set: la raccomandazione è l’option set Forecast category seguito da Auto-configure, disponibile però solo con rollup entity Opportunity o Opportunity Product. I tipi sono quattro: Rollup, che aggrega in base a Selector, Amount field e Date field; Calculated, definita da una formula; Simple, popolata a mano da una cartella di lavoro Excel; Hierarchy related, che pesca attributi dalla hierarchy entity. Quota è una colonna Simple aggiunta per impostazione predefinita, e i suoi valori vanno caricati manualmente. Attenzione ad Allow adjustments: la modifica manuale in griglia si abilita o sulla colonna calcolata o su quelle di rollup che la compongono, mai su entrambe.
In una org chart forecast le colonne predefinite sono Quota, Committed, Best Case, Pipeline, Omitted, Won e Lost. La colonna Prediction esiste solo con il premium forecasting, che richiede una licenza specifica.
I forecast period si definiscono nella sezione Scheduling con uno Scheduling format (Gregorian, Broadcast Calendar, gli schemi tipo 4-4-5, oppure Custom), la frequenza e il Number of periods. Limiti da ricordare: 17 periodi complessivi, 12 mensili, 4 trimestrali, 3 annuali.
Ricalcolo, e il caso degli snapshot
Il ricalcolo segue tre strade. Il delta recalculation automatico è immediato quando si aggiornano i record dalla pagina Forecasts o si rettifica un valore. Il full recalculation automatico avviene a fine giornata per il periodo corrente e a fine mese per i periodi annuali, e copre le modifiche fatte altrove — per esempio dalla pagina Opportunities — o alla gerarchia. Il ricalcolo completo manuale si attiva con Recalculate data, controllando il timestamp Last updated: è l’unico modo di aggiornare periodi passati e futuri. Le predizioni fanno eccezione: si ricalcolano ogni sette giorni e non si possono forzare.
Qui va sfatata una convinzione diffusa: gli snapshot delle forecast non sono più una funzionalità su cui contare. La pagina delle deprecazioni è esplicita — la capacità di snapshot è deprecata e «Snapshots and related charts such as deal flow, trend chart, and forecast grid history are no longer available», con la Forecast API indicata come alternativa per un sync giornaliero dei dati. Diverse opzioni del passo Advanced, come la vista Kanban predefinita, sono in preview: la study guide avverte che l’esame verte soprattutto su funzionalità in general availability.
Goal, goal metric e la domanda che li distingue
Un goal non proietta: misura il raggiungimento di un obiettivo assegnato. Prima si crea una goal metric in App Settings, Performance management, Goal Metrics, scegliendo Metric Type fra Count e Amount e, per Amount, un Amount Data Type fra Money, Integer e Decimal: entrambi diventano immutabili dopo il salvataggio. Nella scheda Rollup Fields si definiscono fino a tre campi, uno per tipo — Actual, In-progress e Custom Rollup Field — indicando Source Record Type, Source Field, Source Record Type State, Source Record Type Status e il Date Field che determina in quale periodo cade il record. I record type custom non sono supportati.
Il goal si crea da Performance, Goals, con Name, Parent Goal, Goal Metric e Goal Owner; con un parent impostato, metrica e periodo vengono ereditati e non si possono cambiare. In Time Period si sceglie Goal Period Type fra Fiscal Period e Custom Period, in Targets il target (più lo stretch target se la metrica ha Track Stretch Target), in Goal Criteria i valori di Roll Up Only From Child Goals e Record Set for Rollup (Owned by goal owner oppure All). Le rollup query, create in Performance management, Rollup Queries, riguardano un solo Entity Type, non ammettono valori dinamici come Current User o Last X Days e contano al massimo 5000 record. Il rollup automatico segue la Roll-up recurrence frequency delle impostazioni Goals; Recalculate aggiorna subito Actuals, con Percentage Achieved e Last Rolled Up Date.
La distinzione che l’esame verifica è esattamente questa. Se lo scenario chiede di proiettare la pipeline su periodi futuri, con gerarchia, categorie di forecast e rettifiche, la risposta è una forecast; se chiede di assegnare un target a una persona o a un team e misurarne il raggiungimento con rollup da goal figli a goal padre, la risposta è un goal con la sua goal metric. Usano dati simili, spesso le stesse opportunity, ma rispondono a domande diverse — e la Quota di una forecast non è un goal: è una colonna Simple che si popola caricando un file.